Vom Zeitmanagement zum Selbstmanagement: So gelingt es

Warum Zeitmanagement nicht genug ist: Der Weg zu Produktivität und Zufriedenheit mit ganzheitlichem Selbstmanagement

Es gab eine Phase in meiner Karriere, in der ich komplett frustriert war. Zeitmanagement-Methoden schienen für mich einfach nicht zu funktionieren. Ich war überzeugt, dass ich nicht der Typ dafür bin, und dass es in meinem Job als SAP-Berater ohnehin nicht möglich ist, strukturiert zu arbeiten. Ich hatte Meetings, Kundenanfragen, Änderungswünsche – und immer zu wenig Zeit. Ich dachte, das liegt an den Methoden, dabei war das Problem viel tiefer. Erst als ich verstand, dass es einen großen Unterschied macht, ob ich Zeitmanagement-Methoden einzeln betrachte oder ganzheitlich als Teil des Selbstmanagements, konnte ich meinen Alltag besser organisieren.

Überlastung im SAP-Berater-Alltag: Deine Herausforderungen im Überblick

Und dann kam der Punkt, an dem ich es selbst merkte: Ich wurde sarkastisch. Wenn mir neue Aufgaben zugewiesen wurden, kommentierte ich nur noch zynisch: „Jawoll, immer drauf. Warum schlafe ich eigentlich noch? Ich könnte ja gleich durchmachen.“ Als Kunden Änderungen an meinen Lösungen wünschten, reagierte ich nicht mehr konstruktiv, sondern versuchte ihnen die Änderungswünsche einfach auszureden. Ich wollte mich nicht mehr mit den Details auseinandersetzen. Und als ich Fertigstellungsdaten für meine Aufgaben eintragen sollte, habe ich sie einfach alle auf den GoLive-Termin gesetzt, um mir die ewigen Rechtfertigungen und Terminverschiebungen zu ersparen. Diese Resignation führte zu Konflikten mit der Projektleitung, und es war klar: So konnte es nicht weitergehen.

Wie du vom Zeitmanagement zum Selbstmanagement findest

Wenn du dich vielleicht in einigen dieser Punkte wiedererkennst, möchte ich dich einladen, gemeinsam mit mir herauszufinden, warum Zeitmanagement alleine nicht ausreicht – und was der nächste Schritt sein kann. Zeitmanagement-Methoden wie ALPEN oder GTD sind wichtige Werkzeuge, aber sie lösen nicht das gesamte Problem. Es geht um mehr als nur darum, Aufgaben effizienter zu erledigen. Es geht darum, dein ganzes System zu überdenken und herauszufinden, was du wirklich brauchst.

Eine Voraussetzung dafür ist, dass du dich bereits mit Zeitmanagement beschäftigt hast – denn darauf bauen wir auf. Falls dir Begriffe wie GTD oder ALPEN noch nichts sagen, lohnt es sich, diese Methoden vorher kennenzulernen. Stell dir vor, du willst einen Marathon laufen, aber ohne jemals zuvor trainiert zu haben. Es wäre eine schlechte Idee. Du brauchst Grundlagen, bevor wir uns der wirklichen Herausforderung widmen: dem Selbstmanagement.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du herausfindest, welche Aufgaben für dich wirklich wichtig sind. Wir werden eine Methode erarbeiten, wie du deinen Arbeitsalltag mit dem richtigen Fokus und der nötigen Flexibilität angehen kannst. Und am Ende gestaltest du die für dich perfekte Woche, inklusive einer konkreten Time-Blocking-Technik, mit der du die Oberhand über deinen Kalender gewinnst. Bereit, loszulegen?

Selbstmanagement: Der Schlüssel zu langfristiger Produktivität und Zufriedenheit

Die Geschichte habe ich im Buch „Komm, ich erzähl dir eine Geschichte“ von Jorge Bucay entdeckt. Sie eignet sich hervorragend, um zu verdeutlichen, warum ein gutes Zeitmanagement nicht immer zum Erfolg führt. Stephen Covey nutzt diese Metapher in ähnlicher Form in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“, insbesondere im siebten Weg, „Die Säge schärfen“. Covey beschreibt diesen als einen wiederkehrenden Prozess, bei dem man sich Zeit nimmt, sich physisch, sozial, emotional, mental und spirituell neu auszurichten. Dieser Teil der Selbstreflexion ist eine wichtige Grundlage des Selbstmanagements, doch wir konzentrieren uns in diesem Beitrag mehr auf die praktische Lösung des Problems des Holzfällers.

Lernen aus der Metapher des Holzfällers: Warum Selbstreflexion entscheidend ist, um vom Zeit- zum Selbstmanagement zu gelangen

Angestachelt von den Worten des Vorarbeiters, beschloss der Holzfäller, am nächsten Tag das Ergebnis seiner Arbeit noch zu übertreffen. Also legte er sich in dieser Nacht früh ins Bett. Am nächsten Morgen stand er vor allen anderen auf und ging in den Wald. Trotz aller Anstrengung gelang es ihm aber nicht, mehr als fünfzehn Bäume zu fällen. „Ich muss müde sein“, dachte er. Und beschloss, an diesem Tag gleich nach Sonnenuntergang schlafen zu gehen. Im Morgengrauen erwachte mit dem festen Entschluss, heute seine Marke von achtzehn Bäumen zu übertreffen. Er schaffte jedoch nicht einmal die Hälfte. Am nächsten Tag waren es nur sieben Bäume und am übernächsten nur fünf, seinen letzten Tag verbrachte er fast vollständig damit, einen zweiten Baum zu fällen.

In Sorge darüber, was wohl der Vorarbeiter dazu sagen würde, trat der der Holzfäller vor ihn hin, erzählte, was passiert war und schwor Stein und Bein, dass er geschuftet hatte bis zum Umfallen. Der Vorarbeiter fragte ihn: „Wann hast du das letzte Mal deine Axt geschärft?“ „Die Axt schärfen? Dazu hatte ich keine Zeit, ich war zu sehr damit beschäftigt, Bäume zu fällen.“

Zeitmanagement oder Selbstmanagement? Der Weg zu langfristigem Erfolg

Der Holzfäller hatte ein klar formuliertes Ziel und strukturierte seinen Tag optimal, um dieses zu erreichen. Er plante voraus, stand früher auf und nutzte jede Minute, um so effizient wie möglich zu arbeiten. Auf den ersten Blick scheint er alles im Sinne des Zeitmanagements richtig gemacht zu haben. Doch warum führte es dann nicht zum Erfolg?

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement. Zeitmanagement hilft, die verfügbaren Stunden optimal zu nutzen, aber es reicht nicht aus, wenn die eigene Energie und Ressourcen vernachlässigt werden. Der Holzfäller hat es versäumt, innezuhalten und die langfristigen Auswirkungen seines Handelns zu reflektieren – genau das, was im Selbstmanagement essenziell ist.

Warum Effizienz allein nicht ausreicht: Die Bedeutung von Selbstreflexion im Arbeitsalltag

Der Holzfäller hätte effizienter arbeiten können, wenn er seine Axt regelmäßig geschärft hätte, doch ihm fehlte die Selbstreflexion, um dies zu erkennen. Ähnlich verhält es sich im Berufsalltag: Viele von uns versuchen, effizient zu sein, indem sie mehrere Aufgaben parallel erledigen – sei es während Meetings nebenbei E-Mails zu beantworten oder während des Mittagessens noch an Projekten zu arbeiten. Dies mag auf den ersten Blick produktiv erscheinen, führt aber oft zur Überforderung und mindert langfristig die Leistung.

Ich habe selbst erlebt, wie diese Überforderung aussieht. Anstatt bewusst Pausen zu machen oder mich zu reflektieren, habe ich alles für meine Arbeit geopfert. Freunde, Hobbys, Sport und Schlaf – all das blieb auf der Strecke. Der Fokus lag nur auf der äußeren Anerkennung und den kurzfristigen Erfolgen. Als Kunden mir Änderungswünsche oder Feedback gaben, reagierte ich zunehmend sarkastisch oder sogar genervt, weil ich keine Energie mehr für konstruktive Gespräche hatte.

Warum Multitasking dir nicht weiterhilft: Der Mythos des Multitaskings

Multitasking wird oft als effizienter Weg gesehen, um Zeit zu sparen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Doch die Realität sieht anders aus, insbesondere in Berufen wie der SAP-Beratung, wo Präzision und Fokus entscheidend sind. Untersuchungen zeigen, dass unser Gehirn nicht dafür ausgelegt ist, komplexe Aufgaben parallel zu bearbeiten. Stattdessen führt das ständige Springen zwischen verschiedenen Tätigkeiten zu mehr Stress, einer höheren Fehlerquote und letztlich zu einer geringeren Gesamtproduktivität.

Im Fall des Holzfällers hätte er durch den Versuch, gleichzeitig die Axt zu schärfen und Bäume zu fällen, seine Effizienz weiter verringert. Er hätte weder die Bäume effektiv fällen noch die Axt richtig schärfen können. Das verdeutlicht, warum ein strukturiertes Selbstmanagement, das klare Prioritäten setzt und Aufgaben nacheinander abarbeitet, langfristig erfolgreicher ist als das vermeintlich „effiziente“ Multitasking.

Ganzheitliche Betrachtung: Wie du die Balance zwischen Arbeit und Erholung findest

Ein gutes Selbstmanagement hätte den Holzfäller dazu bewogen, einen Schritt zurückzutreten und zu hinterfragen, ob er sich auf die richtigen Dinge fokussiert. In der Geschichte war er so auf das Ziel fixiert, immer mehr Bäume zu fällen, dass er die langfristigen Konsequenzen seines Handelns nicht beachtete. Ähnlich verhält es sich, wenn wir uns ausschließlich auf Arbeit und kurzfristige Ziele konzentrieren, ohne das Gesamtbild zu betrachten – etwa unsere Gesundheit, Beziehungen oder persönliche Zufriedenheit.

Das kann dazu führen, dass wir in eine Erschöpfungsspirale geraten, weil wir immer wieder dasselbe tun, ohne innezuhalten und nachzudenken, ob wir den richtigen Weg eingeschlagen haben. Es ist wichtig, regelmäßig zu reflektieren und sich zu fragen, ob das, was wir tun, wirklich nachhaltig und sinnvoll ist. Ein umfassender Blick ermöglicht es, unsere Prioritäten neu zu setzen und langfristig erfolgreicher und zufriedener zu sein.

Selbstmanagement optimieren: Wie du deine Prioritäten richtig setzt

Gutes Selbstmanagement bedeutet, langfristige Ziele zu definieren und regelmäßig zu reflektieren, ob die täglichen Handlungen darauf ausgerichtet sind. Der Holzfäller hätte überlegen sollen, wie er seine Arbeitsweise optimieren kann – vielleicht durch das Erlernen neuer Techniken oder den Einsatz effizienterer Werkzeuge. Auf persönlicher Ebene geht es darum, den eigenen Arbeitsalltag ganzheitlich zu betrachten: Was ist wirklich wichtig für dich? Sind es berufliche Erfolge oder Zeit mit Familie und Freunden?

In deinem Alltag als SAP-Berater mag es verlockend sein, alles für den nächsten Projekterfolg zu tun und Überstunden in Kauf zu nehmen. Doch ist es das wert, wenn dabei Gesundheit und persönliche Zufriedenheit auf der Strecke bleiben?

Finde die Balance, die für dich langfristig sinnvoll ist, und schärfe regelmäßig deine „Axt“, sei es durch Weiterbildung, Pausen oder das Setzen neuer Prioritäten.

Wie du mit der richtigen Vorarbeit dein Selbstmanagement optimierst

Ich bin überzeugt, dass kein Job auf dieser Welt so fordernd sein sollte, dass wir uns unglücklich, erschöpft und ausgebrannt fühlen. „Die Säge eines jeden Menschen ist die eigene Gesundheit.“ Wir können nur dann gute Leistungen erbringen, wenn wir auch auf unser Wohlbefinden achten. Gerade in fordernden Berufen wie der SAP-Beratung, in denen häufig ein übervoller Kalender und zahlreiche Meetings den Tagesablauf bestimmen, ist es entscheidend, nicht nur die Zeit, sondern sich selbst aktiv zu managen. Wenn du dir keine Zeit nimmst, innezuhalten und deine Prioritäten zu reflektieren, riskierst du langfristig Erschöpfung und Frustration.

Dazu erinnere ich mich an eine Phase, in der ich meine produktivsten Stunden in unproduktiven Meetings verbrachte. Erst am Abend, wenn meine Energie auf einem Tiefpunkt war, blieb mir Zeit, die eigentlichen Aufgaben anzugehen. Die Folge war, dass ich häufiger Fehler machte und mich frustriert fühlte, wenn ich trotz Erschöpfung gezwungen war, weiterzuarbeiten. Solche Erfahrungen zeigen, wie wichtig es ist, sich Zeit für Selbstreflexion und Anpassung zu nehmen.

Wie Time Tracking dir hilft, Zeitfresser zu erkennen

Nur was man kennt, kann man verbessern. Beginne daher damit, deinen typischen Arbeitstag zu analysieren:

• Wann stehst du auf?
• Was machst du morgens?
• Wann beginnst du mit der Arbeit?
• Wann machst du Pausen?
• Was machst du während deiner Arbeitszeit?
• Wann machst du Feierabend?
• Welche Aktivitäten machst du noch nach der Arbeit?

Hierbei ist es wichtig, möglichst präzise zu sein. Was machst du genau während der Arbeitszeit? Wie viel Zeit verbringst du in Meetings und wie viel bleibt für konzentrierte Aufgaben übrig? Notiere dies über mehrere Tage hinweg, indem du alle 15 Minuten aufschreibst, was du gerade tust. Tools wie „Toggl“ können dich dabei unterstützen.

Nun analysiere: Welche dieser Tätigkeiten bringen dich deinen Zielen wirklich näher? Welche sind reine Zeitfresser? Ist es wirklich hilfreich, 7 Stunden pro Tag in Meetings zu verbringen, oder wäre eine Umverteilung sinnvoll? Diese Einsicht ist die Basis, um deinen Kalender künftig so zu strukturieren, dass er dir dient, anstatt dich zu überlasten.

Leistungskurve optimieren: Was die Chronobiologie dir zeigt

Eule oder Lerche: Finde deinen Chronotyp

Unsere innere Uhr beeinflusst, wann wir besonders leistungsfähig sind. Die Chronobiologie untersucht diese Rhythmen und zeigt, wie unsere Schlaf- und Wachphasen unseren Tagesablauf prägen. Bist du eine „Lerche“ oder eine „Eule“?

Die meisten Menschen gehören jedoch nicht eindeutig zu einer dieser Kategorien, sondern bewegen sich im Mittelfeld. Nur 15 % der Menschen lassen sich klar zuordnen. Die meisten sind „Normalschläfer“ mit einer leichten Tendenz zur einen oder anderen Seite. Verstehe deine innere Uhr, um produktiver zu werden.

Wie du deine produktivsten Phasen findest und nutzt

Um herauszufinden, wann du am besten arbeiten kannst, analysiere deine Tagesphasen. Wann fühlst du dich am konzentriertesten? Kannst du morgens schwierige Aufgaben angehen, oder bist du eher nachmittags produktiv?

Bewerte stündlich dein Leistungsniveau auf einer Skala von 1 bis 10, um deine individuellen Phasen zu erkennen. Diese Informationen helfen dir, deine wichtigsten Aufgaben in deine Hochphasen zu legen.

First Things First: Warum Prioritäten den Unterschied machen

Im nächsten Schritt identifizieren wir deine wichtigsten Ziele. Stephen Covey nutzt dafür das Experiment „The Big Rocks of Life“: Wir tendieren dazu, uns mit kleinen, weniger wichtigen Aufgaben zu beschäftigen, und vernachlässigen dabei die Dinge, die langfristig wirklich zählen.

Befreie dich von den kleinen Aufgaben

Schau dir einmal das Video an, mir hat es auf jeden Fall die Augen geöffnet.

Stephen Covey verdeutlicht, dass wir uns zunächst um die großen und wichtigen Aufgaben und Lebensbereiche kümmern sollen. Dazu gehören beispielsweise die Familie und die eigene Gesundheit. Wenn alles andere wegfiele, würden wir immer noch ein erfülltes Leben führen. Anschließend kommen die weniger wichtigen Dinge, wie das Auto, Feiern, Hobbys oder bestimmte Arbeitsbereiche. Und erst dann sind die vielen Kleinigkeiten dran.

Wir machen es leider oft umgekehrt. Alles was zu erledigen ist, wird auch erledigt. Dann kommen die ganzen Gefallen und sonstigen privaten Kleinigkeiten und erst wenn dann noch Zeit ist, sind die Kinder oder wir selbst an der Reihe.

Setze die Prioritäten richtg

Covey beschreibt diese wichtigen Aufgaben, in Anlehnung an die Eisenhower-Matrix, als Q2-Aufgaben. Also alles was wichtig aber nicht dringend ist. Und gerade weil diese Dinge nicht dringend sind, schieben wir sie vor uns her. Das sind die Dinge, um die wir uns proaktiv kümmern müssen, denn dies sind die zukunftsweisenden Dinge.

Wende diese Erkenntnisse auf deine eigenen Lebensbereiche an. Was sind deine großen Prioritäten? Familie, Gesundheit, Selbstverwirklichung? Diese sollten immer Vorrang haben. Überlege, was du in deinen Rollen (z.B. als SAP-Berater, Partner, Vereinsmitglied) erreichen möchtest, und setze dir konkrete, wöchentliche Ziele.

Was möchtest du wöchentlich für dich tun?

Welche Dinge bleiben momentan auf der Strecke, weil du abends zu erschöpft bist?

So planst du deine perfekte Woche für maximale Effizienz

Mit all den gewonnenen Erkenntnissen aus deinem bisherigen Alltag, deinem Leistungstyp und den für dich wichtigen Prioritäten werden wir im nächsten Schritt deinen gesamten Kalender neu gestalten. Time Blocking ist dabei eine Methode, die dir hilft, deinen Tag und deine Woche sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext zu strukturieren. Ob es sich um Meetings, konzentrierte Arbeitsphasen, Sport, Zeit für Freunde oder Erholung handelt – Time Blocking ermöglicht es dir, jedem Bereich die notwendige Aufmerksamkeit zu geben. So hast du die volle Kontrolle über deine Zeit und kannst sicherstellen, dass deine wichtigsten Prioritäten ausreichend Raum bekommen.

Du hast bereits die Grundlagen geschaffen, um deinen Kalender proaktiv zu gestalten. Du hast typische Tagesabläufe analysiert, deine persönliche Leistungskurve untersucht und die für dich wichtigen Tätigkeiten und Ziele definiert. Diese Vorarbeit ist entscheidend, um ein System aufzubauen, das genau zu dir und deinem Arbeitsstil passt. Lass uns nun mit dem Time Blocking ein effektives Selbstmanagement entwickeln, das dir langfristig die Kontrolle und Freiheit gibt, die du dir wünschst.

Wie Time Blocking deine perfekte Woche schafft

Chronobiologie: Dein Körper und die perfekte Tagesplanung

Du weißt bereits, dass Menschen im Laufe des Tages nicht durchgehend voll leistungsfähig sind. In der oberen Grafik „Eule oder Lerche“  hast du vielleicht bereits erkannt, dass beide Linien bei all den Unterschieden auch Gemeinsamkeiten haben.

Es gibt zwei typische Leistungshochs: eines am Vormittag und eines am Nachmittag. Zur Mittagszeit sinkt die Energie, und ab dem frühen Abend beginnt der Leistungsabfall. Die genaue Kurve variiert jedoch individuell.

Um das Time Blocking optimal zu nutzen, ist es wichtig, deine eigene Leistungskurve zu kennen. Plane deinen Tag so, dass deine produktivsten Phasen für anspruchsvolle und kreative Aufgaben genutzt werden. Durch die Bewertung deines Energielevels auf einer Skala von 1 bis 10, kannst du besser einschätzen, wann du deine anspruchsvollsten Aufgaben legen solltest.

Überlege dir, wie du ohne äußere Einflüsse am liebsten arbeiten würdest

Darauf aufbauend kannst du dir überlegen, ob es sinnvoll ist, deine produktiven Stunden mit Meetings zu füllen, um dann erst abends, mit geringem Energielevel, an deinen eigentlichen Aufgaben zu arbeiten.

Anpassung des Tagesablaufs:

• Morgens: Beginne mit Aktivitäten, die dir Energie geben – wie Bewegung, ein gesundes Frühstück und etwas Zeit für dich selbst.
• Vormittag: Nutze das erste Leistungshoch für konzentrierte und kreative Aufgaben, die am meisten Aufmerksamkeit erfordern.
• Mittagszeit: Nutze das natürliche Leistungstief für Routineaufgaben wie Meetings oder E-Mails.
• Nachmittag: Arbeite an Aufgaben, die ebenfalls Konzentration erfordern, aber etwas weniger anspruchsvoll sind als die am Vormittag.
• Abends: Schaffe Raum für Freizeitaktivitäten, Hobbys oder Erholung, um einen Ausgleich zu schaffen und deine Energie wieder aufzuladen.

Ich erinnere mich an viele Tage, an denen ich um 7:30 Uhr am Laptop saß, um zumindest ein paar Mails bearbeiten zu können, bevor um 8 Uhr das erste Meeting begann. Das zog sich meist bis 18 Uhr durch, bis ich endlich Zeit hatte, mich meinen Aufgaben zu widmen. Endlich keine neuen Mails oder Nachrichten, nur ich und meine To-Dos. Das Problem: Die Akkus waren leer. Keine Konzentration. Keine Lust. Keine Energie. Die Fehlerquote stieg, und Frust war die Folge.

Der perfekte Tag: Wie du deine produktivsten Phasen optimal nutzt

Basierend auf diesen Erkenntnissen habe ich mir meinen perfekten Tag zusammengestellt, wobei ich berücksichtigt habe, dass Menschen im Durchschnitt 16 Stunden wach sind. Ich habe mich an einer empfohlenen Einteilung der Arbeitsphase in 1,5- bis 2-Stunden-Blöcke orientiert, die jeweils von 15- bis 30-minütigen Pausen unterbrochen werden.

Die ersten zwei Stunden werden für die eigenen Bedürfnisse genutzt. Darunter fallen neben der Körperhygiene auch das Frühstück, ein kurzer Spaziergang oder eine Sporteinheit. Um das erste Leistungshoch zu nutzen, sollten die ersten beiden Arbeitsstunden für die sogenannten Quadrant-II-Aufgaben konzentriert genutzt werden – kreative Tätigkeiten, die anspruchsvoll und erfüllend sind.

Der Leistungsabfall kann für weniger kognitiv anspruchsvolle Aufgaben verwendet werden – Mails, Meetings, Abstimmungen, Routineaufgaben. Direkt nach der Mittagspause werden ähnliche Tätigkeiten durchgeführt. Die letzten beiden Arbeitsstunden werden für die effektive Abarbeitung von Aufgaben aufgewendet. Je mehr Aufgaben erledigt werden, desto besser lässt sich der anschließende Feierabend genießen. Erfüllt es dich auch, am Ende des Tages deine Aufgaben als erledigt abzuhaken? Nutze diesen Zeitblock dafür.

Die letzten beiden aktiven Stunden werden für die eigenen Bedürfnisse genutzt, wie Sport, Familie, Freunde, Erholung oder sonstige Hobbys. Nutze das noch einigermaßen hohe Leistungsniveau für dich!

Mit diesem Tagesablauf können wir nun die „perfekte Woche“ mit Hilfe des Time Blockings gestalten.

Time Blocking: Mehr Struktur, Effizienz und Kontrolle im Alltag

Time Blocking (auch Time Boxing) ist eine Methode, bei der du für unterschiedliche Tätigkeiten feste Zeitfenster in deinem Kalender reservierst. Das gibt dir die Möglichkeit, im Voraus klar zu sehen, wie viel Zeit du für welche Aufgabe einplanst. Die Zeitblöcke sollten nicht länger als zwei Stunden sein, um konzentriert und fokussiert zu bleiben.

Je nach Bedarf kannst du Blöcke für Aufgaben, Meetings, Pausen, Planung oder spontane Tätigkeiten definieren. Diese Struktur hilft dir, einen klaren Überblick über deine Woche zu bekommen und unterstützt dich dabei, die Balance zwischen beruflichen und persönlichen Tätigkeiten zu wahren.

Flexibilität bewahren: Es ist wichtig, in deiner Planung Pufferzeiten einzuplanen, um flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Diese Pufferzeiten erlauben es dir, notwendige Anpassungen vorzunehmen, ohne dass dein kompletter Tagesplan durcheinandergerät. Wenn jedoch zusätzliche Arbeit ansteht, sollte der Tausch von Arbeits- gegen Freizeitblöcke möglichst vermieden werden, um langfristig gesund und motiviert zu bleiben.

Wenn du die Artikel über die Methoden ALPEN und Getting Things Done gelesen hast, wirst du gemerkt haben, dass die zeitorientierte Variante sich sehr für GTD eignet. Du definierst nur einen festen Zeitblock für Aufgaben. Welche Aufgaben du dort bearbeitest, bestimmst du gemäß GTD spontan.

Eine Alternative, im Sinne von ALPEN, ist die aufgabenorientierte Methode. Hier planst du direkt deine festen Aufgaben ein, wie es Lothar Seiwert präferiert.

Auf den ersten Blick wirkt es bedrückend, wenn der Kalender bereits voll ist. Berücksichtige also auf jeden Fall Pufferzeiten für spontane Tätigkeiten. Diese Struktur wird die allerdings enorm helfen, für alle notwendigen Tätigkeiten Zeitfenster zu berücksichtigen.

Warum die Time Blocking Methode so effektiv ist

Diese Form der Planung  bietet eine sehr gute Gesprächsgrundlage, wenn du entweder sowieso schon zu viele Aufgaben hast oder mit neuen Aufgaben beladen werden sollst.

• „Ich habe nur 40 Stunden zur Verfügung, die neue Aufgabe würde meine Wochenarbeitszeit sprengen.“
• „Wenn ich diese dringende Aufgabe erledigen soll, dann müsste ich etwas anderes dafür weglassen. Welche Aufgabe soll ich nicht erledigen?“

Der Effekt auf diese Fragen ist hervorragend. Probiere es einmal aus. Du strahlst auf der einen Seite eine hohe Zeit-Kompetenz aus und führst dem Bittsteller vor Augen, dass ein ständiges Abladen von Aufgaben indirekt zu Mehrarbeit führen würde.

• Klare Prioritäten setzen: Wenn dir neue Aufgaben zugewiesen werden, kannst du durch deine Planung klar aufzeigen, wie viel Zeit dir noch zur Verfügung steht und welche Aufgaben gegebenenfalls umpriorisiert oder verschoben werden müssen.
• Vermeidung von Überlastung: Ein voller Kalender ermöglicht es dir, Nein zu sagen oder Aufgaben gezielt abzugeben, wenn deine Arbeitskapazitäten bereits ausgelastet sind.
• Bessere Kontrolle über den Kalender: Wenn du die Kontrolle über deine Zeitblöcke übernimmst, entscheidest du bei jeder neuen Anfrage, ob sie sinnvoll in deinen Plan passt oder nicht. Dadurch bewahrst du die Kontrolle über deinen Arbeitstag und triffst aktive Entscheidungen.

Wir sind doch alle meist viel zu optimistisch und sagen schnell mal Ja. Mit dieser Methode siehst du direkt, ob deine Planung noch Platz für neue Aufgaben bereithält. Selbstverständlich kannst du Blöcke spontan verschieben oder austauschen. Bewahre dir die nötige Flexibilität.

Ein weiterer Vorteil ist der, dass du bereits alle Zeiten fest verplant hast. Du entscheidest also bei jedem Anruf und jeder Termineinladung selbst, ob du zusagst oder nicht. Du wirst gezwungen sein, abzuwägen, ob der Termin oder der bereits geplante Zeitblock wichtiger ist. Zu Beginn werden dir diese Entscheidungen sehr schwerfallen, doch gewöhne dich daran. Nur wenn du deine Planung verteidigst, nutzt sie dir etwas. 

Wie du dein Umfeld in deine Zeitplanung einbeziehst

Wir sind immer in Kontakt mit anderen

Wir sind keine autarke Insel, und das Einhalten deiner Zeitplanung kann zu Konfrontationen führen, besonders in Beraterrollen oder Projektumfeldern. Wenn du beginnst, „Nein“ zu sagen oder deine Zeitfenster strikt zu verteidigen, stößt das bei Kollegen und Vorgesetzten manchmal auf Unverständnis. Denn bisher waren sie es gewohnt, dass du immer verfügbar warst und „ja“ gesagt hast. Plötzlich ist dein Kalender voll, und es ist nicht mehr so einfach, spontane Termine zu vereinbaren oder kurzfristig neue Aufgaben anzunehmen. Dies zwingt auch dein Umfeld dazu, sich anzupassen, was Konfliktpotenzial birgt.

Ein Beispiel aus meiner Erfahrung: Kollegen waren es gewohnt, mir einfach Aufgaben zuzuschieben oder mich spontan zu Meetings einzuladen. Als ich anfing, meine Kalenderzeiten strikt zu blocken, mussten sie plötzlich nachfragen und Termine abstimmen. Das war für sie unangenehm und führte zu Unmut, da sie sich anpassen mussten. Für mich jedoch war es eine Erleichterung, da ich so die Kontrolle über meinen Tag behielt und aktiv entscheiden konnte, welche Termine ich wirklich wahrnehme.

Binde dein Umfeld in deine Überlegungen ein

Klare Kommunikation ist hier entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und dein neues Arbeitsverhalten zu erklären. Deine Kollegen und Vorgesetzten sollten verstehen, dass diese Änderungen nicht gegen sie gerichtet sind, sondern dir helfen sollen, produktiver und gesünder zu arbeiten. Viele von ihnen könnten sich selbst in einer ähnlichen Lage befinden und Verständnis zeigen, wenn du erklärst, wie du deine Arbeitsweise umgestellt hast und welche Vorteile du daraus ziehst.

Zum Beispiel konnte ich bei neuen Anfragen direkt im Kalender prüfen, wann ich dafür Zeit hatte. Wenn es zeitlich eng wurde, erklärte ich, dass ich dafür andere Aufgaben verschieben müsste. Manchmal gab ich die Entscheidung an Projektleiter weiter und fragte, welche Priorität die neue Aufgabe im Vergleich zu anderen hat. So verschob sich die Verantwortung, und ich konnte meine Arbeitszeiten effektiver verteidigen. Mir half dieser Ansatz enorm, auch wenn ich dadurch manchmal als „schwierig“ wahrgenommen wurde.

Wichtig: Achte darauf, dass du deine Zeitblöcke für Freizeitaktivitäten oder Erholung nicht mit Arbeitsinhalten austauschst. Dein Ziel ist es, langfristig eine ausgewogene Arbeitsbalance zu erreichen, die deinen persönlichen Zielen gerecht wird. Bleibe also bei den 40 Stunden, die du dir gesetzt hast, und verteidige diese Grenze.

Die perfekte Woche planen: Wie Time Blocking dir hilft, Arbeit und Freizeit zu organisieren

Die folgende Herangehensweise orientiert sich am Wochenarbeitsblatt von Stephen Covey aus seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ und nutzt die Methode des Time Blockings, um deine Woche strukturiert zu planen. Der Vorteil dieser Methode ist, dass du für jede Aktivität im Voraus Zeitblöcke festlegst, die dir helfen, den Überblick zu behalten und deine wichtigsten Prioritäten zu berücksichtigen.

Ich selbst habe diese Methode in Outlook angewandt, aber du kannst sie genauso gut mit Excel oder einem einfachen Blatt Papier umsetzen.

Schritt 1: Zeiten für wichtige Dinge verteilen

Wie du bereits im Video gesehen hast, solltest du zuerst die „großen Steine“ – also die wichtigen und grundlegenden Tätigkeiten wie Familie, Sport, und Zeit für dich selbst – in deinen Kalender eintragen. Diese Tätigkeiten geben dir die Basis für einen ausgewogenen Alltag und sorgen dafür, dass deine wichtigsten Prioritäten nicht von anderen Aufgaben verdrängt werden.

Überlege dir also:

• Wann möchtest du aufstehen und wie deinen Tag starten?
• Wie viel Zeit möchtest du für Sport oder Bewegung einplanen?
• Wann planst du Zeit für dich selbst ein?
• Wie oft möchtest du Zeit mit deiner Familie oder Freunden verbringen?
• Welche Erholungspausen sind dir wichtig?

Diese Schritte helfen dir, deine Zeit außerhalb der Arbeit klar zu definieren und deine persönlichen Ziele zu berücksichtigen.

Schritt 2: Deine Arbeitszeit strategisch verplanen

Verteile nun die Arbeitsblöcke in deinem Kalender. Orientiere dich an deinem bisherigen Time Tracking, um realistische Zeiträume für Meetings, konzentrierte Arbeit, Planung und Pausen festzulegen. Strukturiere deine Arbeitszeit nach Typen wie Meetings, Aufgaben, Telefonate und Planung, um ein klares Bild davon zu haben, wie deine Woche aussieht.

Ist dein Kalender nun mit Terminblockern vollgestopft? Gut so!

Wenn du die beiden Aufgaben erledigt hast, sollte dein Kalender nun ähnlich gefüllt sein, wie meiner:

Was macht es mit dir, wenn du dir vorstellst, dich in der kommenden Woche danach zu richten?

Wenn dein Kalender nun gefüllt ist, solltest du bewusst darauf achten, wie es sich anfühlt, die kommenden Wochen danach zu leben. Fühlt es sich beklemmend an, wenn du siehst, wie knapp die 40 Stunden im Vergleich zu deinem aktuellen Arbeitsaufwand sind? Diese Erkenntnis ist der erste Schritt, um langfristige Veränderungen vorzunehmen.

Teste die Methode für einige Wochen und verfeinere deine Zeitblöcke, um sie an deine Realität anzupassen. Vermutlich wirst du feststellen, dass 40 Stunden nicht ausreichen. Jetzt ist es an der Zeit, das offene Gespräch mit deinem Vorgesetzten zu suchen und offen über deine Kapazitätsgrenzen zu sprechen. Das wird sicherlich unangenehm für dich werden, es offen anzusprechen. Aber umso erleichterter wirst du dich fühlen, wenn er dich wohlwollend bei der Auflösung dieses Dilemmas unterstützt, vorausgesetzt er kommt seiner Fürsorgepflicht nach. 

Schritt 3: Deine Arbeitsblöcke effektiv aufteilen

Dieser dritte Schritt ist optional, aber besonders hilfreich im Projektgeschäft. Du kannst deine Tage gezielt nach Projekten aufteilen, zum Beispiel Montag und Dienstag für Projekt A und Mittwoch und Donnerstag für Projekt B. Der Freitag bleibt dann für Restarbeiten oder interne Tätigkeiten reserviert. Dies ermöglicht eine klarere Struktur und vermeidet ständige Kontextwechsel, die oft zu Konzentrationsverlust führen.

Als ich damals diese Methode ausprobierte, war ich zunächst unsicher und konzentrierte mich darauf, meine Zeitblöcke realitätsnah zu gestalten. Allein die dafür notwendigen „Neins“ waren eine Herausforderung. Mit zunehmender Sicherheit in dieser Methodik bemerkte ich jedoch, dass mich die häufigen Wechsel zwischen Projekten störten. Ich führte daher Gespräche mit meinen Kunden und der Projektleitung und erklärte, dass ich meine Zeitblöcke effizienter nutzen könnte, wenn ich mich an einem Tag vollständig auf ein Projekt konzentrieren darf. So stellte ich sicher, dass ich an meinen Projekttagen tief in die Aufgaben eintauchen konnte, ohne ständig umschalten zu müssen.

Zum Feierabend plante ich Puffer von 30 Minuten ein, um auf wichtige Mails anderer Projekte zu reagieren. Heute benötige ich diese Pufferzeiten nicht mehr, da meine Arbeitsweise nun so effizient ist, dass ich Anfragen bereits während meiner Projektzeit abarbeiten kann.

Dieser strukturierte Ansatz hat mir geholfen, meine Aufgaben zu priorisieren und Kunden verlässliche Zeitangaben zur Fertigstellung zu geben. Einmal führte ich sogar einen kleinen Workshop mit einem Kunden durch, um diese Methode zu erklären – und er zeigte sich sehr interessiert!

Warum Team-Kommunikation entscheidend für Time Blocking ist

Eine Umstellung deines Kalenders erfordert auch, dass dein Umfeld darüber informiert wird. Beginne damit, dein neues System mit deinem Team und Vorgesetzten zu teilen. Transparenz schafft Verständnis und zeigt, dass du aktiv daran arbeitest, produktiver und gleichzeitig ausgeglichener zu sein. Wichtig ist, dass du deine Planung verteidigst, aber auch flexibel bleibst und bereit bist, Kompromisse zu finden.

Das bedeutet:

• Erkläre, warum du deine Kalenderzeiten blockst und wie du diese Zeiten sinnvoll nutzt.
• Sei offen für Rückfragen und erkläre die Vorteile der Methode.
• Lass Kollegen wissen, dass du bereit bist, Termine abzustimmen, anstatt sie direkt zu akzeptieren.

Diese Offenheit hilft dir, ein Umfeld zu schaffen, das deine Arbeitsweise respektiert und die Umstellung akzeptiert.

5 Tipps für dein Selbstmanagement: Time Blocking erfolgreich anwenden

Jetzt, wo dir die Methode bekannt ist, möchte ich dir noch ein paar meiner Erfahrungen mit auf den Weg geben. Verhaltensänderungen sind ein großer Schritt, und es ist ganz normal, dass der Anfang holprig wird. Damit du dennoch gut starten kannst, gebe ich dir fünf hilfreiche Tipps, die dir Sicherheit und Struktur bieten. Diese Tipps helfen dir, die Methode zu verinnerlichen und in nur sechs Wochen routiniert anzuwenden.

Wie du Aufgaben bündelst, um fokussierter zu arbeiten

Kognitiv ist es für uns Menschen sehr anstrengend, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu springen. Häufig wechseln wir zwischen Meetings, Aufgaben, Telefonaten und verschiedenen Projekten, was uns viel Energie kostet und die Produktivität verringert.

Daher ist es hilfreich, ähnliche Aufgaben in Blöcken zusammenzufassen, um effizienter zu arbeiten. Plane gezielt Blöcke für konzentrierte Aufgaben, Telefonate oder Meetings. Diese Methode ermöglicht es dir, deine Energie sinnvoll einzusetzen und die produktivsten Phasen optimal zu nutzen. Dadurch vermeidest du es, ständig zwischen unterschiedlichen Aufgaben und Projekten hin und her wechseln zu müssen.

Warum Flexibilität dein Time Blocking verbessert

Und wenn es einmal keine Telefonate zu erledigen gibt?

Glückwunsch, dann erledige deine anderen Aufgaben!

Die Time Blocking-Methode bietet dir Struktur, soll dir aber gleichzeitig Flexibilität lassen. Falls du einmal keinen Anruf zu tätigen hast oder ein Meeting länger dauert als geplant, passt du deinen Kalender flexibel an. Verschiebe einen anderen Zeitblock oder passe deine Planung für die kommende Woche an.

Wichtig ist, dass du deine wichtigen Aufgaben und Zeitblöcke priorisierst, um unnötigen Stress zu vermeiden. So entscheidest du aktiv, was in deinen Kalender kommt und wann du etwas verschiebst. Diese Flexibilität hat bei mir im Projektalltag enorm geholfen. Mein Kalender ist für alle Kollegen zugänglich, und früher war er oft mit spontanen Terminen gefüllt. Dank der neuen Struktur konnte ich festlegen, wann ich für Meetings zur Verfügung stehe und wann nicht.

Seitdem ich diese Methode nutze, sieht mein Kalender viel entspannter aus. Vor allem merken die Kollegen, dass eine Mail plötzlich völlig ausreichend ist, anstatt in einem Meeting 30 Minuten zu reden. 

Wie bewusste Planung Unterbrechungen und Pausen ausgleicht

Unterbrechungen sind einer der größten Feinde der Produktivität. Beobachte dich selbst: Wie oft lässt du dich von einer neuen E-Mail, einer Teams-Nachricht oder einer App-Benachrichtigung ablenken? Allein das Aufblinken dieser Nachrichten lenkt dich bereits von deiner Aufgabe ab. Du bist dann gezwungen, deine Konzentration auf die Nachricht zu richten, und verlierst wertvolle Minuten.

Glaubst du, dass irgendetwas von diesen Störfaktoren dir bei der Erledigung deiner aktuellen Aufgabe hilft? Zu 99,9999 % nicht. Also vermeide diese.

Um effektiv zu arbeiten, vermeide solche Ablenkungen. Stelle dein Handy auf lautlos, schließe Outlook oder setze es in den Offline-Modus und beende alle unnötigen Programme während deiner konzentrierten Arbeitsphasen. Cal Newport beschreibt diese Arbeitsweise als „Deep Work“. Versuche, mit 30-minütigen Zeitblöcken zu starten, in denen du hoch konzentriert an einer Aufgabe arbeitest, ohne dich ablenken zu lassen. Dies hilft dir, in einen produktiven Zustand, den sogenannten „Flow“, zu kommen.

Lerne Nein zu sagen: Wie du Grenzen setzt und deine Zeit schützt

Kannst du dich daran erinnern, wann du das letzte Mal NEIN zu etwas gesagt hast? Und wie oft hingegen hast du dich geärgert, es nicht gesagt zu haben?

„Nein“ zu sagen fällt oft schwer, aber es ist entscheidend für dein Selbstmanagement. Es ist verlockend, anderen schnell zu helfen und zu allem Ja zu sagen, um niemanden zu enttäuschen. Doch das führt langfristig dazu, dass du deine eigenen Prioritäten vernachlässigst. Vor allem in Projekten ist es wichtig, Aufgaben abzugrenzen und sich nicht von der Dringlichkeit anderer anstecken zu lassen.

Es spricht nichts dagegen JA zu sagen. Doch sag nicht immer JA – und schon gar nicht, wenn es auf deine Kosten geht.

Wenn dir jemand eine neue Aufgabe übertragen möchte, kann das auch eine Chance sein. Prüfe jedoch, ob du noch ausreichend Zeit dafür hast. Wenn nicht, dann muss etwas anderes dafür wegfallen. Überlade dich nicht!

Meetings sind mittlerweile das Allheilmittel für alles. Informationen verteilen, eine Frage abklären, Informationen einholen, eine Vorgehensweise abstimmen – für alles werden Meetings einberufen. Prüfe bitte genau, was deine Rolle im Meeting wäre und was du zum Ergebnis beitragen kannst. Ist das Meeting wirklich notwendig?

Hier sind einige Strategien, die dir helfen, „Nein“ zu sagen, ohne das Verhältnis zu Kollegen oder Kunden zu belasten. Wenn ein JA erwartet wird, dann fällt es uns umso schwerer NEIN zu sagen.

Wie du wertschätzend und effektiv Nein sagst

Ein freundlicher und empathischer Umgang hilft dabei, Nein zu sagen, ohne das Gegenüber vor den Kopf zu stoßen. Ein Beispiel:

„Ich kann mir gut vorstellen, dass du Hilfe dabei benötigst. Doch ich . . .“

Verweise anschließend vage auf andere Aufgaben. Sobald du eine konkrete Rechtfertigung aussprichst, muss der Fragesteller nur noch eine Lösung dafür finden.

Deine Antwort: „Ich kann nicht, weil ich diese Aufgabe heute unbedingt noch fertigstellen muss.“

Die Rückmeldung: „Alles klar, das verstehe ich. Ja dann sprechen wir morgen. Problem gelöst!“

Sage stattdessen lieber, dass dein Kalender aktuell überquillt und du nicht einmal Zeit für deine Aufgaben hast. Vermeide Worte wie „jetzt“ oder „heute“. Biete so wenig Angriffsfläche wie möglich.

Ein Beispiel:

• „Ich verstehe, dass das dringend ist, aber ich bin gerade sehr ausgelastet. Können wir das in einer späteren Stunde oder morgen besprechen?“
• „Ich sehe, dass du Unterstützung brauchst. Im Moment sind meine Kapazitäten begrenzt, aber lass uns eine Lösung finden, die für uns beide funktioniert.“

Warum du dir Zeit für Zusagen nehmen solltest

Du kennst es sicherlich auch. Der nette Smalltalk zu Beginn und dann lauert da schon der eigentliche Grund des Anrufes. Solchen Situationen sind wir hemmungslos ausgeliefert. Ein NEIN würde das nette Gespräch und die Sympathie zum Gegenüber aufs Spiel setzen. Also sagen wir JA. 

Wenn wir von einer Anfrage überrumpelt werden und nicht voller Freude zu 100% JA sagen, dann lohnt es sich, sich ein wenig Bedenkzeit zu gönnen, um in Ruhe darüber nachzudenken und dieser Situation zu entfliehen. In Projekten ist es besonders wichtig, sich bei Anfragen nicht unter Druck setzen zu lassen.

• „Danke, dass du mich kontaktiert hast. Lass mich kurz in meinen Kalender schauen, und ich gebe dir in einer Stunde eine Rückmeldung.“
• „Ich schätze es, dass du an mich gedacht hast. Ich prüfe, wann es bei mir passt, und melde mich morgen.“

Diese Vorgehensweise gibt dir Zeit, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und zeigt Professionalität.

Wie Alternativen dir helfen, Nein zu sagen

Wenn andere dich um einen Gefallen bitten, benötigen Sie entweder Hilfe oder möchten diese Aufgabe selber nicht erledigen. 

Möchtest du wirklich gerne helfen, es jedoch zeitlich einfach nicht unter bekommst, kannst du dir über alternative Lösungen Gedanken machen. Meistens möchte die Person gar nicht, dass unbedingt du es erledigst. Sie möchte nur eine Hilfestellung. 

• Kann jemand anderes die Aufgabe besser erledigen? („XY kann dies ebenfalls, frag dort bitte einmal nach“)
• Passt es zu einem anderen Zeitpunkt besser? („Diese Woche bekomme ich es nicht unter. In der kommenden Woche passt besser.“)
• Kann ich etwas Einfacheres beitragen? (Eine bestehende Doku versenden, anstatt es selbst zu erklären)

Pausen und Erholung: Dein Schlüssel zu maximaler Produktivität

Nur weil der Kalender mit Arbeitsblöcken gefüllt ist, heißt das nicht, dass du ununterbrochen arbeiten musst. Pausen sind ein entscheidender Bestandteil der Time Blocking-Methode. Plane nach jedem Arbeitsblock mindestens 5 bis 10 Minuten ein, um dich gedanklich von der einen Aufgabe zu lösen und dich auf die nächste einzustellen.

In meiner eigenen Praxis habe ich feste Pausen in meinen Kalender integriert, zum Beispiel eine halbe Stunde Mittagspause und kleinere Pausen zwischen Themenwechseln. Diese kurzen Auszeiten helfen mir, meine Leistungsfähigkeit über den Tag hinweg aufrechtzuerhalten. Besonders bei Projekten, die hohe Konzentration erfordern, ist es wichtig, sich diese Zeiten zu nehmen, um Energie zu tanken.

Wie du mit echten Dringlichkeiten im Arbeitsalltag umgehst

In Projekten gibt es manchmal echte Dringlichkeiten, wie während einer GoLive-Phase oder bei kritischen Fehlern in Testphasen. In solchen Fällen weiß ich schon vorher, dass ich flexibel sein und meine Pläne anpassen muss. Hier sind einige Beispiele, wie du damit umgehen kannst:

• Vor der GoLive-Phase informiere ich andere Kunden, dass ich nur begrenzt verfügbar bin und nur kurze Abstimmungen möglich sind. So habe ich genügend Kapazitäten für die kritische Projektphase und blockiere den Großteil meiner Zeit für diese Aufgaben.
• Bei dringenden Anfragen stelle ich immer sicher, dass die Priorität gerechtfertigt ist. Es gibt oft Personen, die Dringlichkeit aus Unsicherheit oder zur eigenen Prioritätensetzung betonen. Hier überlege ich, ob ich sofort reagieren muss oder ob eine spätere Bearbeitung möglich ist.

Fazit: Deine nächsten Schritte für effektives Selbstmanagement

Im Verlauf dieses Beitrags hast du gelernt, dass Zeitmanagement-Methoden allein nicht ausreichen, um einen anspruchsvollen Berufsalltag erfolgreich und zufriedenstellend zu gestalten. Selbstmanagement ist der entscheidende Faktor, der dir hilft, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und deine Energie bewusst einzusetzen.

Du hast herausgefunden, dass es wichtig ist, deine inneren Ressourcen zu pflegen – deine „Axt zu schärfen“, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Zeitmanagement-Methoden wie ALPEN oder GTD sind wertvolle Werkzeuge, aber erst in Kombination mit einem bewussten und reflektierten Umgang mit deinen Bedürfnissen und Zielen werden sie wirklich wirksam.

Die Time-Blocking-Methode ermöglicht es dir, deinen Kalender aktiv zu gestalten, deine Zeiträume klar zu strukturieren und trotzdem flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Das Einbinden von Pausen und der bewusste Verzicht auf Multitasking erhöhen deine Effizienz und schützen dich gleichzeitig vor Überlastung.

Im SAP-Berater-Alltag oder ähnlichen Berufen ist es entscheidend, dass du lernst, wertschätzend „Nein“ zu sagen und klare Grenzen zu setzen. Nur so kannst du deinen Fokus behalten und langfristig zufrieden und gesund arbeiten.

Deine nächsten Schritte zu effektivem Selbstmanagement

• Überdenke deine Ziele: Welche Prioritäten möchtest du in deinem beruflichen und privaten Leben setzen?
• Plane bewusst deine Woche: Setze die Time-Blocking-Methode ein, um den Überblick zu behalten und deine Zeit gezielt zu steuern.
• Reflektiere regelmäßig: Selbstmanagement ist ein Prozess. Prüfe regelmäßig, ob deine Methode noch zu deiner Lebenssituation passt und passe sie bei Bedarf an.

Strategien und Methoden: Wie du deinen Alltag weiter optimierst

Im nächsten Artikel dieser Reihe erfährst du mehr über weitere Zeitmanagement-Strategien und Methoden, die wertvolle Ergänzungen für dein Selbstmanagement sind. Wir werden uns ansehen, wie du täglich Inbox-Zero schaffst, um die Kontrolle über deinen Posteingang zu behalten und deine Effizienz zu steigern.

Darüber hinaus wird ein detaillierter Einblick in die Einrichtung und Nutzung von Outlook, OneNote und To-Do-Listen gegeben. Du lernst, wie du Mails effizient sortierst und dein System optimal nutzt. Ich zeige dir, wie ich seit Jahren ein strukturiertes und effektives System etabliert habe, das dir helfen wird, deine Zeit noch besser zu managen und deinen Alltag effizient zu gestalten.

Lies hier weiter! Die komplette Selbstmanagement-Reihe