7 Methoden für besseres Selbstmanagement im Berufsalltag

Wie Selbstmanagement-Methoden dein Leben transformieren können

Du hast in den letzten Beiträgen bereits gelernt, wie du eine passende Zeitmanagement-Philosophie wählst und mit Time Blocking Platz für die wirklich wichtigen Aufgaben in deinem Kalender schaffst. Das war ein großer Schritt in Richtung effektives Selbstmanagement – herzlichen Glückwunsch!

Doch Selbstmanagement ist ein Prozess, der immer weiter verbessert werden kann. Auch wenn du schon ein solides Fundament gelegt hast, gibt es weitere hilfreiche Methoden, die dir helfen, noch effektiver und zufriedener zu arbeiten. Diese ergänzenden Techniken schützen dich vor typischen Zeitfressern, steigern deine Effektivität und helfen dir, den Gesundheitsaspekt deiner Arbeit im Blick zu behalten.

Vor allem die 7. Methode „Inbox Zero“ wird ein großer Schritt für dich zur Steigerung deiner Produktivität sein.

Warum diese Methoden eine wichtige Ergänzung für dein Selbstmanagement sind

Zudem erhöhen sie deine Flexibilität. Du kannst sie einfach in einem deiner Zeitblöcke ausprobieren und schnell herausfinden, ob sie für dich funktionieren. Wenn ja, lassen sich diese Methoden dauerhaft integrieren, ohne dass du deine gesamte Arbeitsweise umstellen musst.

Von der Steigerung deiner Effektivität bis hin zur besseren Bewältigung von Alltagsstress – diese Methoden sind der nächste logische Schritt, um dein Selbstmanagement noch weiter zu verfeinern.

Selbstmanagement-Methode 1: Deep Work – So steigerst du deine Konzentration und Produktivität

Was Deep Work bedeutet und warum es funktioniert

Deep Work beschreibt einen Zustand, in dem du dich vollkommen auf eine anspruchsvolle Aufgabe konzentrierst und dabei sämtliche Ablenkungen eliminierst. Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi nennt diesen Zustand auch „Flow“, einen Zustand maximaler Produktivität und Kreativität, in dem du die Zeit und alles um dich herum vergisst.

Beim Laufen erreichst du den Flow, indem du in gewohnter Umgebung monoton laufen kannst, ohne dich auf dein Umfeld konzentrieren zu müssen – die Gedanken schweifen für eine gewisse Zeit ab und plötzlich fragst du dich, was die letzten Minuten passiert ist.

Beim Zeitmanagement ist dieser Zustand etwas schwerer zu erreichen. Doch auch hier hattest du sicherlich schon das Gefühl erlebt, dich in einer Aufgabe absolut verloren zu haben. Du hast richtig viel geschafft und die Zeit völlig außer Acht gelassen.

Der Autor Cal Newport hat dieses Konzept speziell für Menschen in Berufen entwickelt, die anspruchsvolle geistige Tätigkeiten ausführen – wie z. B. Projektmanager, Berater und Kreativarbeiter. Newport beschreibt Deep Work als die Fähigkeit, in einem Zustand intensiver Konzentration zu arbeiten, um kognitive Höchstleistungen zu erbringen.

Übersetzt: Berufliche Tätigkeiten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeführt werden und Ihre kognitiven Fähigkeiten bis an ihre Grenzen bringen. Diese Anstrengungen schaffen neue Werte, verbessern Ihre Fähigkeiten und sind schwer zu wiederholen.

Den Flow wirst du also nie erreichen, wenn du Routineaufgaben erledigst.

Wie du Deep Work in deinem Alltag einsetzt

Um den Flow-Zustand zu erreichen und tief in eine Aufgabe einzutauchen, musst du dein Umfeld bewusst gestalten und dich auf deine Aufgabe vorbereiten.

Vorbereitung auf Deep Work 

Den Arbeitsprozess strukturieren

1. Wähle eine herausfordernde Aufgabe: Die Aufgabe sollte anspruchsvoll sein, aber bewältigbar. Typische Aufgaben in Projekten sind die Vorbereitung von Workshops oder das Schreiben von Konzepten.
2. Starte mit vollem Fokus: Beginne sofort mit der Arbeit, ohne dich abzulenken. Versuche, dich so schnell wie möglich in die Aufgabe zu vertiefen.
3. Arbeite ohne Unterbrechung: Bleibe in deiner Konzentrationsphase. Vermeide es, zwischendurch E-Mails oder Nachrichten zu lesen.

Wenn du jetzt an deiner Aufgabe arbeitest, wirst du merken, wie angenehm es ist, ohne äußere Störquellen arbeiten zu können. Doch vor allem wirst du am Ende dieser Arbeitsphase feststellen, dass du sehr viel geschafft hast. Vermutlich viel mehr als in den sonstigen 8 Arbeitsstunden oder wenn hin und wieder nach dem offiziellen Arbeitstag die Abendstunden für solche Aufgaben genutzt hast.

Je nach Aufgabenlast habe ich 3 – 5 solcher Deep Work Phasen mit der Dauer von 1 bis 2 Stunden in meinem Wochenplan vorgesehen.

Ich gebe zu, dass es zu Beginn etwas befremdlich wirkt, sich derart von der Außenwelt abzukapseln. Doch wenn du solche Arbeitsphasen ein paar Mal durchgeführt hast, wirst du sie zu schätzen wissen. Natürlich kannst du auch erst mit 30 Minuten anfangen, um dich an das Gefühl zu gewöhnen. Jedoch muss ich aus eigener Erfahrung sagen, dass sich bei mir dieser Flow-Zustand erst bei rund einer Stunde so richtig bemerkbar macht.

Warum Deep Work deine Produktivität steigert

Deep Work steigert nicht nur deine Produktivität, sondern auch dein persönliches Wohlbefinden. Vor allem in Berufen, in denen du ständig zwischen Meetings, Telefonaten und Aufgaben wechselst, kann es schwerfallen, echte Fortschritte zu erzielen.

1. Höhere Produktivität: Du erreichst in 1–2 Stunden Deep Work oft mehr, als du in einem ganzen Arbeitstag mit Unterbrechungen schaffen würdest.
2. Kreativität und Innovation: In einer tiefen Konzentrationsphase sprudeln Ideen. Du entwickelst kreative Lösungen, die dir sonst vielleicht entgangen wären.
3. Effizienz und Zufriedenheit: Nachdem du bereits am Vormittag eine konzentrierte Phase abgeschlossen hast, wirst du den restlichen Tag viel entspannter und zufriedener angehen.

Praxisbeispiele: So funktioniert Deep Work

Stell dir vor, du musst eine wichtige Präsentation vorbereiten. Im normalen Arbeitsmodus würdest du zwischen Meetings, Mails und Telefonaten versuchen, dich irgendwie auf die Präsentation zu konzentrieren. Doch in einer Deep-Work-Phase hast du 1–2 Stunden absolute Ruhe. Du wirst merken, wie die Ideen plötzlich sprudeln und du in kurzer Zeit große Fortschritte machst.

Ein weiteres Beispiel: Während eines stressigen Projekts habe ich es geschafft, trotz zahlreicher externer Anforderungen, durch gezielte Deep Work Phasen wichtige Konzeptdokumente und Workshop-Inhalte fertigzustellen. Ohne diese Phasen wäre ich vermutlich abends immer noch an den Aufgaben gesessen, unzufrieden mit den Ergebnissen.

Tipps, um Deep Work erfolgreich umzusetzen

1. Beginne klein: Wenn du neu bei Deep Work bist, starte mit kürzeren Phasen von 30 Minuten und steigere dich langsam.
2. Feste Zeitblöcke einplanen: Plane Deep-Work-Phasen in deinen Wochenkalender ein. Halte sie genauso ein wie Meetings.
3. Ablenkungen ausschalten: Dies könnte zu Beginn schwerfallen, doch es ist entscheidend, dass du dich während dieser Zeit vollständig auf deine Arbeit konzentrierst.
4. Verteidige deine Zeit: Informiere Kollegen im Voraus, dass du während deiner Deep Work Phasen nicht gestört werden möchtest. Dein Kalender sollte in dieser Zeit blockiert sein.

Hast du morgens bereits mit einer solchen produktiven Arbeitsphase einen Großteil der Aufgaben erledigt, wirst du viel gelassener und zufriedener den restlichen Tag angehen, versprochen.

Selbstmanagement-Methode 2: Eat the Frog – Unangenehme Aufgaben effektiv meistern

Was Eat the Frog ist und warum es so effektiv ist

Wir alle kennen das Gefühl, große und unangenehme Aufgaben vor uns herzuschieben. Häufig warten wir auf den perfekten Moment oder finden kleine, weniger wichtige Aufgaben, um uns abzulenken. Doch das Problem bleibt: Die große Aufgabe wartet weiter auf uns, belastet uns im Hintergrund und am Ende des Tages fühlen wir uns frustriert, weil wir sie wieder nicht erledigt haben.

Brian Tracy beschreibt mit der Methode „Eat the Frog“, dass die erste Aufgabe des Tages immer die größte und unangenehmste sein sollte. Der „Frosch“ steht symbolisch für diese Aufgabe, die unangenehm, vielleicht sogar einschüchternd ist. Doch gerade diese Aufgaben bringen dich beruflich oft den entscheidenden Schritt voran. Sobald du diesen „Frosch“ am Morgen erledigt hast, hast du den Rest des Tages weniger mentale Last und kannst dich anderen Aufgaben entspannter widmen.

Und warum ein Frosch? Frösche sollen wohl nicht sonderlich gut schmecken und sehen absolut nicht appetitlich aus: schleimig und ekelig. Und genau dieses Bild nutzt Tracy für seine Methode. Die unappetitliche, ekelhafte Aufgabe, die wir nicht anfassen wollen.

Meist sind es die Aufgaben, die wir entweder sehr ungern erledigen, die außerhalb unserer Komfortzone liegen oder schlichtweg zu groß sind und wir nicht wissen, wie wir sie anpacken sollen.

Wie du mit Eat the Frog deine schwierigsten Aufgaben angehst

Eat the Frog lässt sich in drei einfachen Schritten umsetzen:

1. Sammle deine „Frösche“: Erstelle eine Liste aller Aufgaben, die du normalerweise vor dir herschiebst. Diese Aufgaben sind häufig groß, unangenehm oder komplex – genau die Dinge, die dir den größten Erfolg bringen, aber auch am meisten Energie und Überwindung kosten.
2. Priorisiere deine Frösche: Sortiere diese Aufgaben und wähle diejenige aus, die dir den größten Fortschritt bringt. Frage dich, welche Aufgabe, wenn sie erledigt ist, den größten positiven Einfluss auf deine Projekte oder Ziele hat.
3. Iss den größten Frosch zuerst: Beginne deinen Tag, indem du dich dieser einen unangenehmen Aufgabe widmest. Am besten setzt du direkt morgens eine Deep-Work-Phase dafür an, um mit voller Konzentration zu starten.

Ein Tipp, der die Umsetzung erleichtert: Verbinde diese Methode mit einer Deep Work-Phase, in der du dich ablenkungsfrei auf die wichtigste Aufgabe konzentrierst.

Also: Starre den Frosch nicht lange an, sondern schluck ihn!

Warum Eat the Frog deine Produktivität steigert

Die Methode „Eat the Frog“ bietet zahlreiche Vorteile für dein Selbstmanagement und deine Produktivität:

1. Befreiung von mentalem Ballast: Indem du die schwierigste Aufgabe gleich am Morgen erledigst, nimmst du dir die größte Last vom Tag. Das Gefühl, den wichtigsten Schritt geschafft zu haben, sorgt für innere Ruhe.
2. Effizienz und Zeitersparnis: Unangenehme Aufgaben nehmen oft mehr Raum im Kopf ein, als sie in der tatsächlichen Erledigung beanspruchen. Eat the Frog spart Zeit und Energie, da du nicht mehr darüber nachdenken musst, wann du die Aufgabe endlich anpacken sollst.
3. Mehr Selbstdisziplin: Wenn du diese Methode regelmäßig anwendest, wird deine Fähigkeit gestärkt, Herausforderungen diszipliniert zu meistern, was langfristig deine Selbstdisziplin und Effizienz steigert.
4. Bekämpft Prokrastination: Indem du die unangenehme Aufgabe direkt angehst, vermeidest du das Aufschieben und den damit verbundenen Stress.

Praxisbeispiele: So funktioniert Eat the Frog

In meinem Berufsalltag gab es früher immer wieder Aufgaben, bei denen ich nicht genau wusste, wie ich sie anpacken soll. Oft waren die Erwartungshaltungen unklar, mir fehlten Ideen oder Fähigkeiten, um die Aufgaben anzugehen. Diese Aufgaben habe ich oft vor mir hergeschoben – typische „Frösche“.

Mittlerweile nutze ich die Salami-Taktik, um solche Aufgaben zu strukturieren. Indem ich die Aufgabe in kleine Schritte aufteile, habe ich den Einstieg erleichtert. Der Frosch verliert so seinen Schrecken, und ich kann mich ihm systematisch nähern.

Tipps, um Eat the Frog erfolgreich anzuwenden

Damit dir der Einstieg in die Eat the Frog-Methode leichter fällt, hier einige Praxistipps:

1. Plane am Vortag: Lege die größte Aufgabe des nächsten Tages bereits am Vorabend fest. Teile sie in kleine Schritte auf, um den Einstieg zu erleichtern (Salami-Taktik).
2. Achte auf deine Energie: Besonders an vollen Tagen oder wenn du schlecht geschlafen hast, kann es schwerfallen, den größten Frosch zuerst zu schlucken. Versuche dennoch, ihn so früh wie möglich zu erledigen, oder plane zumindest die ersten Schritte.
3. Motivation durch Ergebnisse: Denke daran, dass du dich nach dem Erledigen dieser Aufgabe viel besser und freier fühlen wirst. Die Frösche sind oft die größten Fortschrittsbringer!
4. Kombiniere mit Deep Work: Plane deine Frösche in den Morgenstunden und nutze dafür die Deep-Work-Phasen. So kannst du die schwierigen Aufgaben in Ruhe und konzentriert erledigen.
5. Fange klein an: Wenn die Aufgabe zu groß erscheint, teile sie in kleinere Schritte auf. Beginne mit dem ersten Teil und arbeite dich Schritt für Schritt voran.
6. Belohne dich danach: Nach dem Erledigen des „Frosches“ solltest du dich selbst belohnen – sei es mit einer kleinen Pause, einer Tasse Kaffee oder einem kurzen Spaziergang. Positive Verstärkung hilft dir, die Methode zur Gewohnheit zu machen.

Selbstmanagement-Methode 3: Eisenhower-Matrix und ABC-Methode – Prioritäten im Griff

Wie du mit der Eisenhower-Matrix Prioritäten setzt

Wie die ABC-Methode dir bei Prioritäten hilft

Die ABC-Methode ist eine weitere Priorisierungstechnik, die Aufgaben in A-, B- und C-Kategorien einteilt.

• A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben, die dich deinen Zielen am nächsten bringen.
• B-Aufgaben sind wichtige, aber weniger kritische Aufgaben.
• C-Aufgaben sind Routineaufgaben, die weniger wichtig sind und dich oft von den A-Aufgaben ablenken.

Wie du die ABC-Methode in deinen Alltag integrierst

Nachdem du deine Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix priorisiert hast, hilft dir die ABC-Methode, den Tag strukturiert zu planen. Diese Methode ordnet fest, wie viel Zeit du pro Tag in A-, B- und C-Aufgaben investieren solltest:

• A-Aufgaben: Maximal zwei pro Tag, die zusammen 3-4 Stunden einnehmen.
• B-Aufgaben: Bis zu vier Aufgaben, die 1-2 Stunden in Anspruch nehmen.
• C-Aufgaben: Routineaufgaben, die nicht mehr als 1 Stunde beanspruchen sollten.

Praxisbeispiele zur Anwendung der ABC-Methode

• In deinem Wochen-Review blockst du Zeit für A-Aufgaben wie Konzeptentwicklung (z.B. für die Erstellung eines Entwicklungskonzepts). Diese werden mit hoher Konzentration (idealerweise in einer Deep Work-Phase) bearbeitet.
• Für die B-Aufgaben (z.B. kleinere Abstimmungen oder weniger wichtige Fehlerbehebungen) planst du entsprechend weniger Zeit ein.
• C-Aufgaben (z.B. administrative Tätigkeiten oder Mails) sollten am Ende des Tages stehen und in kürzeren Blöcken erledigt werden.

Tipp: Wenn eine A-Aufgabe zu groß erscheint, kannst du die Salami-Taktik anwenden, um die Aufgabe in kleinere, bearbeitbare Teile zu zerlegen.

Warum die Eisenhower-Matrix und ABC-Methode so effektiv sind

• Klarheit über Prioritäten: Beide Methoden helfen dir, klar zu unterscheiden, welche Aufgaben dich deinen Zielen näherbringen und welche nur Ablenkungen sind.
• Struktur und Zeitersparnis: Die Kombination der Methoden spart Zeit, weil du mit klarem Fokus arbeitest und weniger Energie in unwichtige Aufgaben steckst.
• Besseres Zeitmanagement: Durch die Anwendung in deinem Wochen-Review schaffst du es, regelmäßig die Kontrolle über deine Aufgaben zu behalten.

Praxisbeispiele: Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix

Während einer Testphase, in der viele Fehlerbehebungen anstanden, hast du zunächst all diese Aufgaben als dringend empfunden, weil sie oft in Meetings thematisiert wurden. Doch mit Hilfe der Eisenhower-Matrix hast du erkannt, dass einige Fehler weniger wichtig waren als die Entwicklung von Konzepten, die das Projekt langfristig voranbringen.

Mit der ABC-Methode konntest du dann die Zeit für die verschiedenen Aufgaben besser einteilen. Du hast z.B. 2 Stunden für A-Aufgaben wie die Konzeptentwicklung eingeplant, während die weniger wichtigen Fehler in kürzeren Blöcken abgearbeitet wurden.

Wie du die Eisenhower-Matrix und ABC-Methode umsetzt

• Regelmäßige Reviews: Nutze die Methoden in einem wöchentlichen Review, um deine Aufgabenliste zu prüfen und Prioritäten zu setzen.
• Zeitblöcke setzen: Plane für A-Aufgaben ausreichend Zeit ein, und lass Routineaufgaben wie Mails nicht zu viel Zeit beanspruchen.
• Salami-Taktik nutzen: Zerlege große A-Aufgaben in kleine Arbeitsschritte, um leichter mit ihnen zu beginnen.

Selbstmanagement-Methode 4: Die Pomodoro-Technik – Mehr Produktivität durch Pausen

Warum die Pomodoro-Technik so wichtig ist

Besonders in Berufen, in denen viele Meetings und Aufgaben gleichzeitig auf einen einprasseln, ist es schwer, dauerhaft konzentriert zu bleiben. Ein typischer Arbeitstag voller Meetings und E-Mails, ohne klare Pausen, führt oft dazu, dass man sich zur Mittagspause schon erschöpft fühlt, und die Motivation für den Rest des Tages sinkt rapide.

Die Pomodoro-Technik zielt darauf ab, diesen Kreislauf zu durchbrechen. Sie hilft dabei, produktiv und fokussiert zu arbeiten, indem regelmäßige Pausen eingeplant werden. Dies erlaubt es, Aufgaben effizienter zu bewältigen und Energie für den gesamten Tag aufrechtzuerhalten. Besonders für Menschen in beratenden Tätigkeiten, die von Meeting zu Meeting springen, bringt die Pomodoro-Technik die Möglichkeit, bewusste Pausen einzulegen und so die Konzentration zu steigern.

Wie du die Pomodoro-Technik in deinen Arbeitsalltag einsetzt

Die Methode basiert auf dem Prinzip, längere Arbeitsblöcke in kleinere, konzentrierte Einheiten zu unterteilen. Das hilft dir, besser fokussiert zu bleiben, anstatt durchgehend für Stunden zu arbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Wähle eine größere Aufgabe aus, die etwa 1,5 bis 2 Stunden dauert. Das sind genau die Blöcke, die du auch beim Time Blocking nutzen kannst.
2. Unterteile die Aufgabe in kleinere Zeiteinheiten von 25 Minuten.
   • Stelle einen Timer für 25 Minuten.
   • Arbeite in dieser Zeit hochkonzentriert nur an dieser Aufgabe.
3. Mache 5 Minuten Pause
   • Nutze diese Zeit, um kurz aufzustehen, einen Kaffee zu holen oder dich kurz zu erholen
   • Vermeide neue Eindrücke, wie E-Mails lesen oder am Handy spielen
4. Nach vier „Pomodoros“ (also 4 x 25 Minuten) machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
   • Diese Pause dient der Erholung, bevor du dich wieder einer neuen Aufgabe oder dem nächsten Block widmest.

Praxisbeispiel: Die Pomodoro-Technik im Einsatz

An besonders hektischen Tagen, an denen ein Meeting das nächste jagt, fühlst du dich oft schon vor der Mittagspause erschöpft. Du hast kaum Zeit, eine Verschnaufpause zu machen, und die Motivation für den Nachmittag sinkt. Mit der Pomodoro-Technik kannst du dir gezielte Pausen einplanen, um dich von den Meetings zu erholen. Kurze Unterbrechungen helfen dir, dich auf den nächsten Termin besser einzustellen und den vorherigen gedanklich abzuschließen.

Ein Tipp: Du kannst Outlook so einstellen, dass Meetings automatisch auf 25 statt 30 Minuten oder 50 statt 60 Minuten gekürzt werden. So hast du zwischen den Terminen immer eine kurze Erholungspause.

Tipps, um die Pomodoro-Technik erfolgreich anzuwenden

• Vermeide Ablenkungen während der Pausen: Nutze die Pausen nicht, um E-Mails zu lesen oder am Handy zu spielen. Das führt nur dazu, dass dein Kopf weiterhin arbeitet. Besser ist es, kurz aufzustehen, einen Spaziergang zu machen oder einfach ein paar Minuten bewusst nichts zu tun.
• Starte mit kürzeren Einheiten: Wenn dir 25 Minuten zu lang erscheinen, kannst du auch mit 15 oder 20 Minuten beginnen und dich langsam steigern.
• Nutze Tools und Apps: Es gibt verschiedene Timer-Apps, die dich unterstützen, z. B. „Focus Booster“ oder „Be Focused“, um die Pomodoro-Technik zu verfolgen.

Selbstmanagement-Methode 5: Pareto-Prinzip – Mit 20% Aufwand 80% der Ergebnisse erzielen

Das Pareto-Prinzip: 80/20-Regel für mehr Effizienz

Das Pareto-Prinzip ist in der Welt des Zeitmanagements gut bekannt. Es besagt, dass du mit 20 % der Aufgaben 80 % der Ergebnisse erzielen kannst. Diese 80-20-Regel findet sich in vielen Bereichen, wie etwa der Ökonomie, wieder – zum Beispiel im Verhältnis von Umsatz zu Kunden oder bei der Verteilung von Wohlstand. Für das Zeitmanagement bedeutet das Prinzip, dass du mit vergleichsweise wenig Aufwand einen Großteil deiner Resultate erreichen kannst.

Für Perfektionisten, Berater und Projektmanager ist das besonders relevant. Oft verbringen sie viel Zeit mit kleineren Details, die den Erfolg nur wenig beeinflussen. Das Pareto-Prinzip hilft dir, genau diese Aufgaben zu identifizieren, die zwar viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Gesamterfolg beitragen.

Wie du das Pareto-Prinzip in deinem Alltag anwendest

Das Pareto-Prinzip ist besonders wertvoll, wenn du in einem anspruchsvollen Projekt arbeitest, bei dem viele Aufgaben anfallen. Es hilft dir, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu legen. Statt dich in Perfektion zu verlieren, identifiziere die Aufgaben, die dir mit wenig Aufwand große Fortschritte bringen.

Nimm dir beispielsweise am Ende der Woche Zeit, um einen Überblick über deine Aufgaben zu gewinnen. Frage dich: Welche Tätigkeiten tragen maßgeblich zu meinen Zielen bei? Welche Aufgaben sind zwar da, bringen aber kaum Fortschritt?

Praxisbeispiel: Das Pareto-Prinzip im Einsatz

Du arbeitest während einer Testphase an mehreren Fehlern. Diese werden in Meetings immer wieder angesprochen und wirken dadurch sehr dringend. Doch wenn du die Entwicklungskonzepte, die langfristig den Erfolg beeinflussen, nicht fertigstellst, stagnieren wichtige Aufgaben. Mit 2 Stunden Arbeit an den Konzepten könntest du den Entwicklern bereits Input geben, sodass diese parallel an ihrer Aufgabe arbeiten können, während du die Fehler bearbeitest. Indem du die Konzepte priorisierst, setzt du auf die 80 % der Aufgaben, die einen großen Impact haben.

Tipps zur erfolgreichen Anwendung des Pareto-Prinzips

1. Beginne mit den wichtigen 80 %: Stelle sicher, dass du deine wichtigsten Aufgaben identifizierst und priorisierst. Diese bringen dir die meisten Fortschritte.
2. Lass die letzten 20 % nach Bedarf weg: Oft reicht es, die 80 % abzuliefern. Falls du später bemerkst, dass die letzten 20 % doch relevant sind, kannst du diese nachliefern. Diese Strategie gibt dir Flexibilität.
3. Perfektionismus hinterfragen: Überlege dir bei jeder Aufgabe, ob es wirklich nötig ist, 100 % zu erreichen. Oftmals reicht eine „gut genug“-Lösung, um die gewünschten Resultate zu erzielen.

Wann solltest du das Pareto-Prinzip nicht anwenden?

Es gibt Fälle, in denen die 100 % wichtig sind, besonders wenn es um komplexe Projekte geht, wie etwa bei Entwicklungsanforderungen oder strategischen Konzepten. Hier kann es entscheidend sein, alle Faktoren vollständig zu berücksichtigen, da jedes Detail den Lösungsweg beeinflussen könnte. Bevor du also 80 % ablieferst, solltest du prüfen, ob die Vollständigkeit der Informationen entscheidend für den weiteren Projektverlauf ist.

Selbstmanagement-Methode 6: Salami-Taktik – Große Aufgaben einfach bewältigen

Salami-Taktik: Große Aufgaben in kleine Schritte zerlegen

Die Salami-Taktik stellt eine Lösung für Aufgaben dar, die uns überwältigend erscheinen und die wir daher aufschieben. Besonders in Berufen mit komplexen Projekten, wie Beratung oder Projektmanagement, kommt es oft vor, dass uns große Aufgabenstellungen lähmen, weil wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen.

Wenn du eine große, unbekannte Aufgabe vor dir hast, neigst du möglicherweise dazu, sie immer weiter zu verschieben. Solche Aufgaben wirken häufig einschüchternd, weil man noch keine genaue Vorstellung hat, wie man sie angehen soll – etwa, wenn ein Kunde eine Anforderung stellt, die du so noch nie bearbeitet hast.

Die Salami-Taktik hilft dir, diese Aufgaben zu zerlegen, indem du sie in kleinere, bewältigbare Einzelschritte aufteilst. Ähnlich wie das deutsche Sprichwort „den Elefanten in Scheiben schneiden“ stellt diese Methode sicher, dass du mit jedem Schritt vorankommst und nicht von der Größe der Aufgabe überwältigt wirst.

So setzt du die Salami-Taktik erfolgreich um

Jede große Aufgabe lässt sich in kleinere Teilaufgaben aufgliedern. Dies geschieht in einem strukturierten Planungsprozess, der sicherstellt, dass du die Herausforderung systematisch angehst. So gehst du vor:

1. Ziel definieren: Identifiziere eine große Aufgabe und formuliere das konkrete Ziel, das du erreichen möchtest.
2. Brainstorming: Notiere alle Teilaufgaben, die du für das Erreichen dieses Ziels benötigst. Diese Phase ist wichtig, um dir einen Überblick zu verschaffen, was alles zur Erfüllung der Aufgabe nötig ist.
3. Priorisierung: Bringe die identifizierten Teilaufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge. Oft reicht es aus, die ersten drei Schritte zu definieren, damit du einen klaren Startpunkt hast.
4. Detaillierung: Arbeite die ersten Teilaufgaben weiter aus. Was ist nötig, um diese kleinen Schritte abzuschließen? Welche Ressourcen benötigst du?
5. Abarbeitung: Führe die Teilaufgaben nach und nach aus und überprüfe regelmäßig deinen Fortschritt.

Mit der Salami-Taktik nimmst du der großen Aufgabe den Schrecken und kannst dich Schritt für Schritt an das Ziel heranarbeiten. Diese Methode funktioniert auch sehr gut in Verbindung mit der Deep-Work-Phase. Plane für jede Teilaufgabe eine fokussierte Arbeitszeit ein, um sie abzuarbeiten.

Praxisbeispiel: Salami-Taktik in der Beratung

Ich erinnere mich an eine Anforderung eines Kunden, die mir völlig neu war. Da ich nicht wusste, wie ich beginnen sollte oder wer mir weiterhelfen könnte, habe ich die Aufgabe zunächst aufgeschoben. Die Salami-Taktik hat mir dann geholfen, die Aufgabe in kleinere Schritte zu zerlegen. Zuerst habe ich die grundlegenden Informationen recherchiert, dann erste Anfragen gestellt und schließlich die Aufgaben in den Deep-Work-Blöcken abgearbeitet. Dadurch konnte ich den Kunden zufriedenstellen und die komplexe Aufgabe Stück für Stück lösen.

Tipps, um die Salami-Taktik im Alltag anzuwenden

• Nutze Zeitblöcke: Plane in deinem Kalender feste „Planung/Strukturierung“-Blöcke ein, in denen du neue und große Aufgaben in kleinere Schritte zerlegst. Setze diese Schritte dann in deinen Deep-Work-Phasen um.
• Zuerst die ersten Schritte: Es muss nicht alles perfekt durchgeplant sein. Beginne mit den ersten drei Schritten und arbeite dich dann weiter vor.

Selbstmanagement-Methode 7: Inbox Zero – So bringst du Ordnung in dein E-Mail-Chaos

Inbox Zero: Warum E-Mail-Ordnung deine Produktivität steigert

Viele von uns kennen das: Der Posteingang ist überfüllt, Hunderte von E-Mails sammeln sich an, wichtige Mails gehen unter, und es fühlt sich fast unmöglich an, den Überblick zu behalten. Ein Kunde erzählte mir einmal, dass ich ihm nur zu bestimmten Uhrzeiten schreiben sollte, weil er sonst keine Chance hatte, die E-Mails zu sehen, bevor sie im Posteingang „verschwinden“. So ging es mir früher auch. Ich hatte Hunderte von Mails im Posteingang, und bei jeder wichtigen Nachricht musste ich lange suchen, um sie zu finden. Das führte oft dazu, dass mir wichtige Aufgaben durch die Finger glitten.

Inbox Zero setzt genau hier an. Diese Methode verfolgt das Ziel, den Posteingang frei von unerledigten E-Mails zu halten. Das bedeutet nicht nur, Ordnung zu schaffen, sondern auch, Aufgaben effizienter zu priorisieren und abzuarbeiten. Gerade als Berater oder Projektmanager, die täglich eine Vielzahl an Mails erhalten, kann dies der Schlüssel sein, um den Überblick zu behalten und stressfreier zu arbeiten.

Also hier meine eindringliche Aufforderung an dich, den Posteingang aufzuräumen. Scanne regelmäßig deine Mails und baue dir ein Ordnersystem auf, in welchem du alle offenen Aufgaben-Mails einsortieren kannst.

Ich bin süchtig danach, eine 0 bei der Anzahl der Mails im Posteingang zu sehen. Oder wenn Outlook mir im Posteingang sagt „es wurden keine Elemente gefunden“ – ach herrlich. Das kannst du auch schaffen!

Ordnerstruktur für Inbox Zero: So behältst du den Überblick

Für den Anfang brauchst du ein einfaches Ordnersystem:

• Erledigen – Mails, die noch bearbeitet werden müssen.
• Lesen – Mails, die nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden müssen (z. B. Newsletter).
• Warten auf – Mails, bei denen du auf eine Rückmeldung oder eine Aktion von anderen wartest.
• Vielleicht – Nicht dringend, aber vielleicht später relevant.

Du kannst diese Struktur je nach Bedarf anpassen. Automatisierte Verteilregeln helfen ebenfalls. Ich lasse zum Beispiel alle Newsletter automatisch in den Ordner „Lesen“ verschieben und Rückmeldungen auf Termine in den Ordner „Warten auf“. Damit verschwindet eine große Anzahl von Mails direkt aus dem Posteingang, ohne dass ich sie manuell sortieren muss.

Je mehr du automatisch verteilen kannst, umso weniger musst du sortieren.

E-Mail-Insolvenz: Ein radikaler Weg zur Ordnung

Bevor du dein neues System voll einsetzt, musst du erst einmal aufräumen. Wenn du wie ich früher 300-500 Mails im Posteingang hast, musst du eine radikale Entscheidung treffen. Das Konzept der „E-Mail-Insolvenz“ bedeutet, dass du alte Mails, die du realistischerweise nicht mehr bearbeiten kannst, einfach archivierst.

• Lege einen Ordner „Archiv“ an.
• Verschiebe alle Mails, die älter als 4 oder 8 Wochen sind, in diesen Ordner.
• Entscheide: Wenn etwas wirklich wichtig ist, wird man dich daran erinnern. Alles andere kannst du loslassen.

Dieser Schritt tut oft weh, aber er ist notwendig, um einen klaren Schnitt zu machen und mit einem aufgeräumten Posteingang neu zu starten.

Effiziente Eingangsverarbeitung: Der Schlüssel zu Inbox Zero

Jetzt, wo du aufgeräumt hast, geht es an die tägliche Routine. Nach dem Konzept von Getting Things Done (GTD) bearbeitest du jeden Tag alle neuen Mails nach einem klaren Prozess:

• Scannen – Schau dir jede Mail an und entscheide, ob sie wichtig ist.
• Handlungsschritt festlegen – Muss etwas erledigt werden? Kann es delegiert werden? Ist es nur zur Info?
• Erledige alles, was unter 2 Minuten dauert – Kleine Aufgaben erledigst du sofort.
• Verschieben – Alle anderen Mails werden in die passenden Ordner verschoben, entweder zur späteren Bearbeitung oder ins Archiv.

Mit dieser Methode bleibt dein Posteingang immer leer, und du musst keine Angst haben, dass dir wichtige Aufgaben durchrutschen.

Beim ersten Mal wird dieser Vorgang nicht nur auf Grund der Mails viel Zeit in Anspruch nehmen, denn auch der Entscheidungsprozess muss sich erst noch bei dir setzen. Du wirst immer schneller dabei. Ich benötige mittlerweile keine 15 Minuten mehr, um rund 50 Mails zu verarbeiten.

Und diese Eingangsverarbeitung machst du ab sofort mindestens 1x täglich mit allen neuen Mails, welche nicht von den Verteilregeln wegsortiert werden können.

Automatisierung: E-Mail-Management mit Verteilregeln

Ein großer Vorteil von Inbox Zero ist, dass du viele Mails automatisiert verwalten kannst. Richte Regeln in deinem E-Mail-Programm ein, die bestimmte Mails automatisch in die passenden Ordner verschieben. Beispielsweise kannst du Newsletter sofort in den Ordner „Lesen“ verschieben lassen, anstatt sie manuell zu sortieren.

Das spart dir viel Zeit und macht es einfacher, deinen Posteingang übersichtlich zu halten.

Fazit und Nächster Schritt

Mit der Inbox Zero-Methode wirst du endlich die Kontrolle über deinen Posteingang zurückgewinnen. Sie hilft dir nicht nur, stressfreier zu arbeiten, sondern auch wichtige Aufgaben schnell zu identifizieren und zu priorisieren. Gerade in der heutigen Arbeitswelt, in der E-Mails oft zum Hauptkommunikationsmittel geworden sind, bietet Inbox Zero eine hervorragende Möglichkeit, produktiver und effizienter zu arbeiten.

Im nächsten Beitrag werden wir detailliert darauf eingehen, wie du diese Struktur in deinem E-Mail-Programm, sei es Outlook oder ein anderes Tool, implementieren kannst. Außerdem zeige ich dir weitere Tipps und Tricks, die dir helfen, deine täglichen To-Do-Listen zu optimieren und das Inbox Zero-System langfristig erfolgreich einzusetzen.

geräumten Posteingang neu zu starten.

Wie diese 7 Methoden dein Selbstmanagement verbessern

Fazit: Wie diese 7 Methoden dir zu besserem Selbstmanagement verhelfen

Mit den sieben vorgestellten Methoden hast du jetzt eine Reihe wirkungsvoller Werkzeuge an der Hand, die dein Selbstmanagement erheblich verbessern können. Ob du durch Deep Work deinen Fokus schärfst, mit der Eisenhower-Matrix deine Prioritäten setzt oder durch die Pomodoro-Technik regelmäßige Pausen integrierst – jede Methode bietet eine spezifische Lösung für die Herausforderungen deines Arbeitsalltags.

Diese Techniken helfen dir, nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch besser mit den täglichen Anforderungen umzugehen. Das Pareto-Prinzip zeigt dir, wie du den größten Effekt mit dem geringsten Aufwand erzielst, während die Salami-Taktik dir hilft, große Projekte Schritt für Schritt anzugehen.

Zum Abschluss solltest du dir Inbox Zero als Ziel setzen, um dein E-Mail-Chaos zu ordnen und damit den Überblick über deine To-Dos zurückzugewinnen. 

Im Zeitmanagement geht es vor allem darum, den für dich richtigen Weg aus den vielen Bausteinen zu finden, die du hier bereits kennengelernt hast. Schau was funktioniert und zu deiner Arbeitsweise passt und was nicht.

Achte darauf, dass deine eigene Zeitmanagementmethode dich bei der Arbeit unterstützen soll und dich nicht davon abhalten soll. Finde dein gesundes Maß an Vorplanung und Flexibilität heraus.

Ausblick: So bringst du die Methoden in deinen Alltag

Im nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns intensiver mit den Tools beschäftigen, die dir dabei helfen, dein Selbstmanagement weiter zu optimieren. Ich werde dir detailliert zeigen, wie du Programme wie Outlook, OneNote, und ToDo einrichtest, um deine E-Mails zu managen, Aufgaben zu organisieren und deinen Tag effizient zu strukturieren.

Darüber hinaus teile ich meine persönlichen Tipps und Tricks, die ich im Laufe der Jahre entwickelt habe. Du wirst lernen, wie ich diese Tools täglich verwende, um Inbox-Zero zu erreichen, meine Aufgaben im Blick zu behalten und langfristig ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Lies hier weiter! Die komplette Selbstmanagement-Reihe