Zeitmanagement: Tipps für SAP-Berater im stressigen Alltag

Das Ergebnis? Überstunden werden zur Regel, Stress ist dein ständiger Begleiter, und Fehler schleichen sich ein. Dein Wohlbefinden leidet, und der Job, den du eigentlich liebst, wird zur Belastung.

Doch was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diesem Druck zu entkommen?

Stell dir vor, du könntest deinen Tag so strukturieren, dass du nicht nur effizient arbeitest, sondern auch Raum für Pausen und Erholung schaffst. Eine Struktur, die es dir ermöglicht, Aufgaben gezielt abzuarbeiten, statt dich von ihnen überwältigen zu lassen. Zeitmanagement bedeutet nicht, immer mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen. Es bedeutet, bewusst zu arbeiten und Prioritäten zu setzen – beruflich wie privat.

In diesem Artikel wirst du verschiedene Zeitmanagement-Methoden kennenlernen, die dir helfen, deinen Arbeitsalltag als SAP-Berater neu zu strukturieren. Von bewährten Techniken wie der ALPEN-Methode bis hin zu modernen Ansätzen wie Getting Things Done (GTD) – ich werde dir zeigen, wie du diese Methoden effektiv einsetzen kannst, um deine Produktivität zu steigern.

Doch du weißt, dass ich gerne noch tiefer eintauche. Du erhältst nicht nur einen fundierten Überblick über diese Methoden, sondern wirst auch tiefer in die psychologischen Mechanismen eintauchen, die dahinterstehen. Denn wenn du die zugrunde liegenden Prinzipien verstehst, kannst du sie besser auf deinen eigenen Alltag anwenden. Am Ende dieses Beitrags wirst du nicht nur wissen, welche Methode für dich am besten funktioniert, sondern auch, wie du sie anpassen und weiterentwickeln kannst, um deinen individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Im Verlauf dieser Serie erhältst du nicht nur praktische Tipps zur Anwendung der Zeitmanagement-Methoden, sondern auch Einblicke in meinen eigenen Ansatz des ganzheitlichen Selbstmanagements. Dieser Ansatz geht weit über das klassische Zeitmanagement hinaus: Es geht darum, alle Bereiche deines Lebens zu integrieren – nicht nur deine beruflichen Aufgaben als SAP-Berater. Ich zeige dir, wie du deine bevorzugte Zeitmanagement-Methode mit meinem Selbstmanagement-Ansatz kombinieren kannst, um sowohl deine Produktivität als auch deine Gesundheit und dein Energielevel nachhaltig zu verbessern.

Neugierig, wie du das alles in deinen Alltag integrieren kannst? Keine Sorge, ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du gängige Tools – wie die Microsoft-Anwendungen – effizient einsetzt, um dein eigenes System aufzubauen. Und weil Praxis oft mehr sagt als Theorie, gebe ich dir detaillierte Einblicke in mein eigenes System, das ich seit Jahren erfolgreich nutze.

Wenn du bereit bist, aus dem ewigen Kampf gegen die Zeit auszubrechen und selbstbestimmt zu arbeiten, dann lass uns loslegen. Gemeinsam entdecken wir die besten Methoden und Tools, die dir helfen, effizienter und gelassener durch deinen Alltag zu gehen.

Lange Zeit gehörte ich zu den Menschen, die sagen: „Zeitmanagement-Methoden funktionieren bei mir einfach nicht!“ In meinem Alltag als SAP-Berater war ich fest davon überzeugt, dass mein Job viel zu stark von äußeren Faktoren geprägt ist, um strukturiert arbeiten zu können. Der ständige Druck, parallellaufende Projekte, Workshops und Meetings – das alles schien es unmöglich zu machen, Zeitmanagement effektiv umzusetzen. Damals war ich sicher: Ich hatte recht.

Und um ehrlich zu sein: Ich war wirklich überzeugt davon. Die Methoden, die ich ausprobierte, funktionierten einfach nicht – zumindest nicht so, wie sie sollten. Ich erinnere mich an eine besonders stressige Phase, in der ich drei Projekte gleichzeitig betreute. Eines davon war kurz vor dem GoLive, das zweite mitten im ersten Integrationstest, und im dritten wagte ich meine ersten Schritte in der Projektleitung. Mein Arbeitsalltag bestand aus endlosen Meetings – 34 Stunden pro Woche nur für Besprechungen! Und der Rest? Organisatorisches, spontane Abstimmungen und kleine, unvorhergesehene Aufgaben. Die eigentliche Arbeit blieb auf der Strecke.

Natürlich blieb mir nichts anderes übrig, als die Aufgaben spätabends zu erledigen. Ich hatte meine Zeit nicht im Griff. Ich reagierte nur noch auf das, was gerade am lautesten meine Aufmerksamkeit forderte, während andere Aufgaben hintenüber fielen. Warum das so war, werde ich dir später erklären. Doch lass uns zuerst klären, was Zeitmanagement-Methoden wirklich sind und warum sie so wichtig sind.

Eine Methode ist mehr als nur eine Technik. Sie gibt uns eine regelbasierte Struktur, um komplexe Sachverhalte zu bewältigen und Ordnung in das Chaos zu bringen. Insbesondere beim Thema Zeitmanagement sind Methoden unerlässlich, weil sie uns helfen, das Unkontrollierbare in unserem Alltag zu strukturieren und zu organisieren. Unsere Zeit ist eine begrenzte Ressource – sowohl im Leben als Ganzes als auch an jedem einzelnen Arbeitstag. Von dem Moment an, in dem wir morgens aufstehen, läuft die Uhr – und wir möchten diese Zeit so gut wie möglich nutzen. Aber dann kommt das Leben dazwischen.

Jeder von uns trägt im Laufe seines Lebens viele Hüte: Du bist vielleicht SAP-Berater, Kollege, Elternteil, Partner, Freund oder Mitglied in einem Verein. Jeder dieser Rollen fordert seine eigene Zeit, und oft kämpfen wir damit, allen gerecht zu werden. Doch dabei bleibt oft eines auf der Strecke: die Zeit für dich selbst. Das ist kein Versagen, sondern schlichtweg eine Realität, mit der wir alle umgehen müssen. Methoden helfen uns, das Beste aus unserer verfügbaren Zeit herauszuholen und Prioritäten zu setzen.

Hinzu kommen die Anforderungen des Berufsalltags, die oft überwältigend wirken. Dein Tag ist durchgetaktet mit Meetings, E-Mails prasseln im Minutentakt auf dich ein, und von allen Seiten werden Anfragen gestellt. Diese ständige Flut an Aufgaben und Unterbrechungen kann das Gefühl von Überforderung und Kontrollverlust verstärken.

Erkennst du dich wieder?

Die Antwort darauf ist simpel: Unser Gehirn ist schlichtweg nicht dafür gemacht, all die Informationen und Aufgaben, die täglich auf uns einströmen, ohne Unterstützung zu verarbeiten. Zeitmanagement-Methoden bieten uns eine Struktur, die uns hilft, komplexe Aufgaben systematisch und effizient anzugehen. Sie geben uns den Rahmen, den wir brauchen, um den Überblick zu behalten und uns nicht von der täglichen Aufgabenflut überwältigen zu lassen.

Warum Zeit die begrenzte Ressource ist

Warum ist Zeitmanagement so entscheidend? Weil Zeit die einzige Ressource ist, die unwiederbringlich verloren geht. Während wir Geld verdienen oder Dinge ersetzen können, ist Zeit unwiederbringlich, sobald sie vergangen ist. Besonders in Berufen wie der SAP-Beratung, wo oft strikte Deadlines und gleichzeitig laufende Projekte bewältigt werden müssen, ist es umso wichtiger, die vorhandene Zeit so effizient wie möglich zu nutzen.

Stell dir vor, du jonglierst nicht nur mit einem Projekt, sondern mit fünf – und all diese Projekte haben unterschiedliche Prioritäten und Abgabetermine. Ohne eine klare Methode zur Zeitplanung geht es dir vielleicht wie vielen: Du fühlst dich wie in einem Hamsterrad, das sich immer schneller dreht, während du versuchst, den Überblick zu behalten.

Wie die psychologischen Vorteile vom Zeitmanagement aussehen

Zeitmanagement-Methoden bieten nicht nur praktische Vorteile, sondern haben auch einen enormen psychologischen Effekt. Eine klare Struktur entlastet dein Gehirn, weil es sich nicht ständig an alle unerledigten Aufgaben erinnern muss. Indem du Aufgaben aufschreibst oder in ein System überträgst, gibst du deinem Gehirn das Signal, dass es sich entspannen kann – ein sofortiger Stressabbau.

Und das Beste daran? Du bekommst ein Gefühl von Kontrolle über deinen Tag zurück. Diese Kontrolle reduziert das Stressniveau erheblich und ermöglicht es dir, nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch gelassener zu bleiben. Die Wissenschaft zeigt uns, dass Menschen, die ihre Arbeit strukturieren, weniger Stress erleben und sich insgesamt zufriedener fühlen.

Warum viele ohne Struktur scheitern

Viele Menschen sind der Meinung, dass sie keine Zeitmanagement-Methode brauchen. Sie glauben, dass sie intuitiv organisiert genug sind, um alles im Griff zu haben. Doch in der Praxis führt dieser Ansatz oft zu Chaos: Man verliert den Überblick, verschiebt wichtige Aufgaben und fühlt sich am Ende des Tages nicht wirklich produktiv.

Eine klare Struktur hingegen gibt dir den nötigen Rahmen, um deine Aufgaben zu priorisieren, und hilft dir dabei, den Tag bewusst zu gestalten. Das führt nicht nur zu einer besseren Kontrolle, sondern langfristig auch zu einer gesteigerten Produktivität und mehr Zufriedenheit – sowohl im Job als auch privat.

Lothar Seiwert ist der deutsche Zeitmanagement-Experte. Wer sich im deutschsprachigen Raum mit Zeitmanagement beschäftigt, stößt unweigerlich sehr schnell auf ihn. In seinem Buch „Das 1×1 des Zeitmanagement“ erklärt er seine ALPEN-Methode – eine bewährte und strukturierte Technik zur täglichen Zeitplanung. Die ALPEN-Methode gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden und wird sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich erfolgreich angewendet.

Lothar Seiwert ist der deutsche Zeitmanagement-Experte. Wer sich im deutschsprachigen Raum mit Zeitmanagement beschäftigt, stößt unweigerlich sehr schnell auf ihn. In seinem Buch „Das 1×1 des Zeitmanagement“ erklärt er seine ALPEN-Methode – eine bewährte und strukturierte Technik zur täglichen Zeitplanung. Die ALPEN-Methode gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden und wird sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich erfolgreich angewendet.

1. Aufgaben notieren

Der erste Schritt der ALPEN-Methode mag simpel erscheinen, ist jedoch enorm effektiv. Schreibe zunächst alle Aufgaben auf, die dir im Kopf herumschwirren – egal, ob es sich um kleine Erledigungen oder größere Projekte handelt. Eine mentale Entlastung tritt sofort ein, weil du die Verantwortung für diese Aufgaben deinem Gedächtnis abnimmst. Tools wie digitale Notiz-Apps oder Aufgabenlisten können helfen, deine Aufgaben in Projekten zu organisieren. Schon das einfache Aufschreiben hilft dir, mentalen Stress zu reduzieren, weil dein Gehirn nicht mehr versuchen muss, alles präsent zu halten.

2. Länge der Aufgaben abschätzen

Nun geht es darum, für jede Aufgabe die erforderliche Zeit realistisch einzuschätzen. Hier können dir klassische Zeitmanagement-Tools wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse helfen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Das Ziel ist es, realistische Zeitfenster für die wichtigsten Aufgaben festzulegen, um deinen Tag effektiv zu planen.

Ein Beispiel zur Priorisierung könnte so aussehen:

3. Pufferzeiten einplanen

Die Methode sieht es vor, einen Tagesplan zu schreiben. Hier kannst du entweder einen digitalen Kalender verwenden oder ein physisches Zeitplanbuch.

Einer der häufigsten Fehler im Zeitmanagement ist, den Tag zu 100 % durchzuplanen. Unvorhergesehene Ereignisse oder spontane Aufgaben sind jedoch fast immer Teil des Arbeitsalltags, insbesondere bei Beratern, die oft auf externe Anforderungen reagieren müssen.

Der Kalender sollte bereits die festen Termine mit anderen Personen beinhalten. Nun verteilst du auf die restliche Zeit einige deiner Aufgaben. Berücksichtige dabei, rund 40 % der restlichen Arbeitszeit als Puffer (Pause, Unvorhergesehenes, Zeitfresser) nicht mit Aufgaben zu verplanen. Jetzt kannst du die wichtigen  Aufgaben auf die übrig gebliebenen Zeitfenster verteilen. Zu den weniger wichtigen Aufgaben gehören auch wiederkehrende kleinteilige Tätigkeiten, wie Mails lesen, Zeiterfassung oder „Aufräumarbeiten“.

Und genau hier wirst du dir vermutlich schon denken: „Kevin, das ist ja schön und gut. Meine Arbeitszeit von 8 Stunden ist bereits zu 90% mit Meetings belegt. Wäre schön, wenn ich überhaupt 40% terminfreie Zeit am Tag hätte.“ Den Einwand kenne ich nur zu gut. Doch lass uns zunächst bei der Methode bleiben – für die Bewertung der Methoden und Passgenauigkeit auf deinen Alltag in den SAP-Projekten widmen wir uns im dritten Beitrag dieser Reihe.

4. Entscheidungen treffen

Im Rahmen der Tagesplanung gelangen wir automatisch zu dem E der ALPEN-Methode: Entscheidungen treffen. Das ist vermutlich der schwierigste Teil.

Wer einmal versucht seinen Tag durchzuplanen wird schnell feststellen, dass 8 Stunden nicht viel Spielraum bieten. Können Aufgaben delegiert werden? Ist die Dauer der einzelnen Aufgaben noch korrekt? Dies entscheidest du während der Tagesplanung.

Hast du schon einmal mit dem Gedanken gespielt, Meetings oder Regelmeetings abzusagen? Denn letztendlich sind deine Meetings ganz genauso Aufgaben in deinem Alltag – und keine unverhandelbaren Pfeiler in deinem Kalender. Ist deine Anwesenheit wirklich überall und immer erforderlich? Reicht es vielleicht, nur jedes zweite Regelmeeting wahrzunehmen? Wie denkt der Kunde darüber, wenn du ihm erklärst, künftig seltener in Meetings sitzen zu wollen und stattdessen die Aufgaben für das Customizing und Konzeptionierung seiner Prozesse voranzubringen?

Du merkst, Entscheidungen zu treffen, hat immer auch Auswirkungen auf andere Menschen und bedingen daher ein Maß an sauberer und empathischer Kommunikation. Doch wenn du diese Gespräche nicht führst, hast du dich gleichzeitig automatisch für die Meetings und gegen dich und deine Aufgaben entschieden.

5. Nachkontrolle durchführen

Das Ende des Arbeitstages wird durch den Tagesabschluss eingeläutet. Im Rahmen der Nachkontrolle wird der vergangene Tag noch einmal vor Augen geführt. Wie gut wurde die Dauer der einzelnen Aufgaben eingeschätzt? Je mehr Erfahrung du darin sammelst, umso besser funktioniert natürlich deine Tagesplanung.

Unerledigte Aufgaben werden auf den nächsten Tag geschoben. Hast du Aufgaben schon mehrmals verschoben? Dann mache sie zu Prio 1 Aufgaben oder streiche sie ganz. Anschließend planst du deinen Folgetag, damit du morgens beruhigt in den Tag starten kannst.

Hier habe ich dir ein Beispiel in Excel aufgebaut, wie so ein Tagesplan aussehen kann. Auf der linken Seite siehst du die Tagesplanung, auf der rechten Seite die anstehenden Tagesaufgaben.

Vorteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode bietet eine klare Struktur, die dir hilft, deine Aufgaben effizient zu planen, den Überblick zu behalten und mentalen Stress zu reduzieren.

Hier sind die Vorteile im Detail:

Nachteile der ALPEN-Methode

So hilfreich die ALPEN-Methode auch ist, sie stößt in einigen Situationen an ihre Grenzen.

Hier sind die Nachteile im Detail:

Jetzt hast du die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert kennengelernt, die sich durch eine detaillierte Tagesplanung und priorisierte Aufgaben auszeichnet. Die nächste Methode, Getting Things Done (GTD) von David Allen, setzt den Schwerpunkt weniger auf eine strikte Planung, sondern auf ein flexibles Ordnungssystem für deine Aufgaben. GTD hilft dir, Aufgaben zu erfassen und in einem klaren System zu verarbeiten, sodass du in jeder Situation weißt, was als Nächstes zu tun ist – ohne dich dabei in einer starren Planung zu verlieren.

David Allen entwickelte die GTD-Methode bereits 2001, lange bevor E-Mails, Clouds oder Kollaborationsplattformen unseren Arbeitsalltag bestimmten. Meine Buchausgabe wurde 2015 aktualisiert. Doch trotz ihres Alters ist die Methode heute relevanter denn je, da sie sich einfach auf digitale Tools übertragen lässt. Sie bietet ein umfassendes Ordnungssystem, das dir hilft, sowohl kleine als auch große Aufgaben zu managen, und stellt sicher, dass für jede Aufgabe immer der nächste Handlungsschritt feststeht.

Aus diesem Grunde werde ich vor allem in den folgenden Beiträgen die Methode auf die heutige Zeit adaptieren. Denn Briefe, Hängeregister und riesige Papierberge sind nicht mehr das große Problem der heutigen – außer vielleicht in der Verwaltung von Behörden.

Das Ziel von GTD ist es, den mentalen Ballast zu reduzieren und dir mentale Ruhe zu verschaffen, indem du deine Aufgaben systematisch erfassen und in einem klaren System ablegen kannst. Es geht weniger darum, wann du welche Aufgabe erledigst, sondern darum, dass du in jeder Situation weißt, was du als Nächstes tun musst.

1. Erfassen

Im ersten Schritt werden alle Aufgaben, Ideen, Verpflichtungen und Informationen erfasst – egal, wie groß oder klein sie sind. Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, kommt in den sogenannten Eingangskorb (dies kann eine physische oder digitale Inbox sein). So verschaffst du dir einen Überblick über alles, was zu erledigen ist. Der Grundgedanke: Alles, was nicht aufgeschrieben ist, bleibt in deinem Kopf und blockiert wertvolle mentale Kapazitäten.

2. Verarbeiten

Im zweiten Schritt überprüfst du alle Aufgaben und entscheidest, welche davon wirklich erledigt werden müssen und welche nicht. Dabei gilt die 2-Minuten-Regel: Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, erledigst du sofort. Aufgaben, die länger dauern oder in mehrere Schritte unterteilt werden müssen, werden ins Ordnungssystem integriert.

3. Organisieren

Der nächste Schritt ist das Organisieren. Die Aufgaben, die du nicht sofort erledigen kannst, werden in verschiedene Listen und Kategorien einsortiert, je nach ihrem Kontext oder ihrer Priorität. GTD bietet dafür mehrere Listen an, zum Beispiel:

• Nächste Schritte: Aufgaben, die als Nächstes erledigt werden.
• Warten auf: Aufgaben, die du delegiert hast und bei denen du auf Rückmeldung wartest.
• Projekte: Mehrschrittige Aufgaben, die in kleinere Schritte unterteilt werden müssen.
• Vielleicht/irgendwann: Ideen oder Aufgaben, die derzeit nicht dringend sind, aber später relevant werden könnten.

4. Durchsehen

Ein zentraler Bestandteil von GTD ist die regelmäßige Überprüfung des Systems. Täglich führst du eine schnelle Durchsicht deiner Listen durch, um sicherzustellen, dass alles aktuell und vollständig ist. Einmal in der Woche erfolgt eine wöchentliche Review, bei der du dein gesamtes System auf den neuesten Stand bringst, abgeschlossene Aufgaben streichst und neue hinzufügst. Dies gibt dir Sicherheit, dass du nichts aus den Augen verlierst.

5. Erledigen

Im letzten Schritt geht es darum, die Aufgaben zu erledigen. Da alle deine Aufgaben in Listen und Kategorien einsortiert sind, musst du nur noch auf Basis deines aktuellen Kontexts, deiner verfügbaren Zeit und Energie entscheiden, welche Aufgabe als Nächstes angegangen wird. Dies gibt dir die Flexibilität, spontan zu reagieren, während du trotzdem einen klaren Plan hast.

Die Anwendung der GTD-Pyramide auf deinen SAP-Alltag

Auf dich bezogen, kann es wie folgt aussehen:

Der Großteil deiner Aufgaben wird aus deinen laufenden Projekten resultieren. Diese orientieren sich an der aktuellen Projektphase und sind demnach eher kurzfristig bis maximal 6 Monate ausgelegt. Da du ein bestimmtes Modul und demnach eine festgelegte Rolle in den Projekten einnimmst, ergeben sich hieraus die Kernbereiche deiner Tätigkeit. Mit den Zielen werden deine Schwerpunkte der nächsten 2 Jahre beschrieben. Strebst du eine Beförderung an? Eine neue Rolle? Dann wirst du hierauf hinarbeiten und deine Schwerpunkte danach ausrichten.

Mit der Vision sind beispielsweise deine strategische Karriereplanung oder die großen Wünsche gemeint. All das wird von deinen Grundsätzen beeinflusst. Deine Werte, dein Warum sowie die Motivatoren deiner Arbeit.

Wie bereits erwähnt, besteht die Methode Getting Things Done aus einigen Komponenten, die das ganze System erst zu einem vollumfänglichen Zeitmanagement-Ansatz werden lassen. Diese wollen wir uns jetzt einmal genauer anschauen.

Die Bestandteile des Ordnungssystems

Bei GTD wird sehr viel Wert auf die richtige Ablage der Aufgaben in die einzelnen Teilbereiche des Ordnungssystems gelegt. Dieses besteht aus dem Eingangskorb (der auch digital sein kann), einer Ablage, dem sogenannten Referenzmaterial, einzelnen Aufgabenlisten, der Projektliste und dem Terminkalender.

Im Eingang wird alles gesammelt, was die Aufmerksamkeit beanspruchen könnte. Von Briefen und E-Mails, über lose Ideen, bis hin zu Sprachnachrichten und Notizen. Also alles, wo noch irgendetwas zu erledigen ist – ganz egal ob ich etwas kontrollieren, abheften, beantworten oder bearbeiten muss.

Das Referenzmaterial besteht aus allem, was aktuell nicht weiter relevant ist, aber für die Zukunft eventuell von Interesse sein könnte. Egal ob es Mails sind, Notizen, Telefonlisten, Visitenkarten – alles kann hier gesammelt werden. Wird es künftig nicht mehr von Interesse sein, landet es im Papierkorb.

Der Terminkalender ist für alle Meetings oder Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet und erledigt werden müssen. Nur weil ich für etwas einen Termin vergebe, muss dieser längst nicht in den Kalender eingetragen werden – keine Aufgaben mit Deadlines oder geplanter Fertigstellung. Hier wird nur eingetragen, was genau zu diesem Zeitpunkt stattfinden muss, meistens Termine mit anderen Personen oder eine Aufgabe, die zu einem festen Zeitpunkt erledigt werden muss.

Die Liste der nächsten Schritte

Kommen wir nun zum Herzstück des Systems: die Listen der nächsten Schritte. Bei GTD werden kontextbezogene Listen geführt. Das heißt, sie werden nicht nach Projektnamen, Rolle oder Zugehörigkeitsbereich sortiert, sondern zur Art der Abarbeitung des nächsten Schrittes. Deutlicher wird es, wenn du dir die Beispiele in der nachfolgenden Tabelle anschaust.

Die Listen entscheiden über deinen Erfolg bei GTD

Du merkst, worauf es mit diesen Listen ankommt. Die Spreu vom Weizen trennen, indem deine ToDo-Liste nicht zu einer riesigen Ansammlung von allem möglichen Zeug verkommt. Auf diese Weise hast du alles beisammen. Wenn Zeit zur Erledigung da ist, nimmst du diese Liste, hast du Zeit für ein paar Telefonate, nimmst du diese Liste. Alles was nicht zu den zu erledigen Aufgaben gehört, wird strukturiert ausgelagert. Hierbei sind die Listen „vielleicht / irgendwann“, „warten auf“ und „Projekte“ Pflicht. Der Rest ist optional oder individuell durch andere Listen ersetzbar. So kannst du auch eine Liste „einfach“ erstellen, in der alles gesammelt wird, wofür du wenig Energie aufwenden musst, wie Termine abstimmen, Buchungen vornehmen oder etwas Korrektur lesen. In der letzten Stunde eines harten Arbeitstages oder nach dem Mittagstief bieten sich solche Aufgaben an.

Wenn beispielsweise die Liste „zu erledigen“ mehr als 25 Einträge hat, kann sie gerne aufgeteilt werden. Ich habe beispielsweise feste Projekttage, an denen ich ausschließlich Aufgaben eines Projektes bearbeite. Aus diesem Grunde führe ich die Aufgaben der großen Projekte extra. Du darfst hier gerne flexibel sein.

Die Eingangsverarbeitung der neuen Aufgaben

Die Eingangsverarbeitung schreckt zunächst etwas ab, ist allerdings pro Vorgang (mit etwas Übung) in weniger als 1 Minute erledigt. Mit dem nachfolgenden Schaubild klappt’s ganz einfach.

Schritt 1: Eingangskorb verarbeiten

Wie gesagt, beinhaltet dein Eingangskorb alles Mögliche an Inhalten. So gilt es zunächst zu prüfen, worum es sich handelt und ob du etwas unternehmen kannst. Wenn nicht, landet es entweder im Papierkorb, beim Referenzmaterial oder auf die Liste vielleicht / irgendwann. Hierzu gehören auch die Ideenliste oder Leseliste.

Schritt 2: Worum handelt es sich?

Wenn etwas zu tun ist, stelle fest, ob es sich um einen nächsten Handlungsschritt handelt oder mehrere (Projektliste).

Schritt 3: Gibt es mehrere Schritte?

Wenn der Aufwand für die Integration in die Projektliste < 5 Minuten beansprucht, liste die nächsten Schritte auf und verschiebe das, was zu erledigen ist in die entsprechende Liste. Dauert es länger, erstellst du dir für die Aufnahme dieses Projektes eine Aufgabe in deiner Liste „zu erledigen“.

Schritt 4: Sofort erledigen?

Bei jedem Einzelschritt prüfst du, ob du ihn < 2 Minuten erledigen kannst, wie beispielsweise ein kurzes Danke per Mail oder ein „Ja, das funktioniert. Setze das bitte so um.“ Das erledigst du bitte sofort. Dann kann der Empfänger direkt weitermachen und du sparst die Zeit für die Anlage einer Aufgabe. Außerdem wird deine ToDo-Liste nicht mit Kleinigkeiten aufgebläht.

Schritt 5: Delegieren?

Für den Rest prüfst du, ob du es delegieren kannst. Das erledigst du ebenfalls sofort und verschiebst den Vorgang auf die Liste „Warten auf“, falls du den Vorgang nachhalten möchtest.

Schritt 6: Termin benötigt?

Zum Schluss steht noch die Frage im Raum, ob der Inhalt eines festen Termins bedarf (fixer Zeitpunkt der Erledigung, Meeting), dann wird ein Termin im Kalender erstellt. Alles andere landet auf der Liste „zu erledigen“.

Nachdem der Aufbau und die Eingangsverarbeitung beschrieben wurden, müssen die Aufgaben logischerweise auch noch erledigt werden.

Bei GTD haben, neben den festen Terminen, die Listen mit den Anrufen und „zu erledigen“-Aufgaben die höchste Priorität. Für Ad hoc Angelegenheiten, wie spontane Anfragen, Gefallen anderer oder Unterhaltungen, sollte der Arbeitsfluss nicht unterbrochen werden. Es reicht eine lose Notiz im Eingangskorb und schon geht’s weiter. Hast du Leerläufe im Terminkalender, kannst du die Zeit für die Bearbeitung des Eingangskorbes oder zur Strukturierung deiner Projektliste nutzen.

Wenn du Zeit für deine Aufgaben hast, stellt sich die Frage was du als nächstes erledigen sollst, da es keine feste Priorisierung gibt. David Allen setzt hier auf die Intuition des Einzelnen. Insgeheim weißt du, was jetzt wichtig ist, vorausgesetzt dein Arbeitsumfeld, die zur Verfügung stehende Zeit und dein Energieniveau lassen es zu.

David Allen ist die Durchsicht besonders wichtig. Sie besteht aus einer täglichen Review, in welcher die für den Tag relevanten Listen betrachtet werden und der wöchentlichen Review, welche sämtliche Bestandteile des Systems beinhaltet. Diese Einheiten sind wichtig, da sie dir Sicherheit geben, stets alles auf dem Schirm zu haben. Du stolperst nicht plötzlich über eine Aufgabe aus deiner Aufgabenliste oder wirst von jemand anderen auf eine offene Aufgabe hingewiesen. Du hast immer alles im Blick.

Die tägliche Durchsicht

Die tägliche Durchsicht kann zum Ende des Tages oder zu Beginn stattfinden. Dabei wird zunächst die Eingangsverarbeitung durchgeführt. Wenn alles einsortiert ist, werden die Termine des aktuellen und Folgetages betrachtet, um festzustellen, ob irgendetwas vorbereitet werden muss. Anschießend werden alle (!) Einträge der Liste „Anrufe“ und „zu erledigen“ durchgesehen. Es soll ja schließlich nichts untergehen oder in Vergessenheit geraten. Was ist heute wichtig? Was kann oder soll im Laufe des Tages erledigt werden?

Hierfür solltest du dir zu Beginn ruhig 30 Minuten bis zu einer Stunde des Tages Zeit nehmen. Es werden ja schließlich sämtliche Mails und Notizen des Vortages verarbeitet und einige der Mails auch direkt beantwortet. Mit etwas Übung läuft dieser Prozess etwas flüssiger.

Die wöchentliche Review

Für die wöchentliche Review nehme ich mir am Freitag Nachmittag 1,5 Stunden Zeit. Hierbei schaust du noch einmal deine Notizen, Mails, Teams-Nachrichten und Downloads durch. Muss noch irgendetwas verarbeitet werden? Verstecken sich noch irgendwo Aufgaben, wenn du deine vergangenen Terminen Revue passieren lässt?

Danach betrachtest du deine Termine der kommenden Woche und gleichst sie mit der Liste „zu erledigen“ ab. Fehlt hier noch etwas? Was muss noch vorbereitet werden?

Anschließend aktualisierst du deine Listen. Ist etwas bereits erledigt? Fehlt noch etwas? Gibt es in der Liste „warten auf“ noch Dinge, bei denen du nachfassen solltest? Werden Punkte aus der Liste „vielleicht / irgendwann“ relevant und sollten bearbeitet oder können entsorgt werden?

Zum Abschluss gehst du deine Projektliste durch. Wenn du im Laufe der Woche hier neue Einträge aufgenommen hast, kannst du spätestens jetzt das Projekt strukturieren und die nächsten Schritte definieren. Gibt es in den anderen Projekten Aufgaben, die jetzt relevant sind?

Und wenn du noch Zeit und Lust hast, widme dich der Liste „lesen“, denn diese Liste sollte auch regelmäßig abgearbeitet werden.

DIE GTD-Methode bietet ein sehr durchdachtes System, in welchem alle Zahnräder ineinander greifen. Sie hilft dir dabei, alles vorzusortieren und je nach Aufgabenblock direkt die relevanten Aufgaben zur Hand zu haben.

Im Gegensatz zu ALPEN legt Getting Things Done weniger Wert darauf, welche Aufgabe in welcher Reihenfolge am Tag zu erledigen ist.

Vorteile der ALPEN-Methode

Hier sind die Vorteile im Detail:

Nachteile der ALPEN-Methode

Ein solch komplexes System muss erst einmal aufgebaut und aktuell gehalten werden. Hier wird die größte Hürde liegen

Hier sind die Nachteile im Detail:

Die Wahl der richtigen Zeitmanagement-Methode ist entscheidend, um deinen Arbeitsalltag effizient und stressfrei zu gestalten. ALPEN und Getting Things Done (GTD) bieten jeweils ihre eigenen Vorzüge, doch die Entscheidung, welche Methode am besten zu dir passt, hängt stark von deinem individuellen Arbeitsstil und den Anforderungen deines Berufs ab. In diesem Abschnitt vergleichen wir die beiden Methoden anhand zentraler Kriterien, um dir eine Orientierung zu geben.

Hier folgt ein direkter Vergleich der beiden Zeitmanagement-Methoden anhand von sieben wichtigen Kriterien. Diese Übersicht hilft dir, die passende Methode für deinen Arbeitsalltag zu finden. Beachte jedoch: Dies ist nur eine erste Orientierung. Eine Methode mag in einer Bewertung besser abschneiden, aber das bedeutet nicht automatisch, dass sie für dich persönlich besser geeignet ist.

Getting Things Done

Gesamtergebnis: ALPEN 27  /  GTD 24

Doch was sagt dir das?

Genau genommen, nichts!

Denn die Methode, die für dich am besten funktioniert, hängt nicht nur von theoretischen Bewertungen ab, sondern davon, welche besser zu deinem individuellen Arbeitsstil passt.

Es reicht nicht aus, sich nur auf eine Bewertungsmatrix zu stützen. Vielmehr solltest du dich mit deinem Arbeitsstil, deiner Persönlichkeit und deinem Umfeld beschäftigen. Teste beide Methoden, um herauszufinden, welche dir am meisten Kontrolle und Zufriedenheit bietet. Hier sind einige Hinweise zur Orientierung:

Die Balance zwischen Struktur und Flexibilität: Wie du die richtige Methode für dich findest

Es gibt kein universelles Zeitmanagement-System, das für jeden gleich gut funktioniert. Deine Persönlichkeit, dein Arbeitsumfeld und deine aktuelle Lebenssituation spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Methode. Einige Menschen fühlen sich mit klar strukturierten Plänen wohler, während andere mehr Freiheit in ihrem Tagesablauf benötigen, um produktiv zu bleiben.

Die beiden Ansätze, die wir besprochen haben – ALPEN und Getting Things Done (GTD) – verfolgen unterschiedliche Strategien. Während die ALPEN-Methode dir einen festen Tagesplan an die Hand gibt, der dir klare Struktur und Prioritäten bietet, bleibt GTD flexibler und erlaubt es dir, auf spontane Änderungen zu reagieren. Wenn du einen geregelten Arbeitsalltag bevorzugst, in dem du deine Aufgaben gerne im Voraus planst, ist ALPEN wahrscheinlich die bessere Wahl für dich. Arbeitest du hingegen in einem dynamischen Umfeld, in dem ständig neue Aufgaben auftauchen und Flexibilität gefragt ist, könnte GTD besser passen. Diese Methode bietet dir die Freiheit, Aufgaben zu erfassen und zu priorisieren, ohne dich an einen starren Plan zu binden.

Struktur und Kontrolle als Schlüssel zur Produktivität

Ein wesentlicher Vorteil von Zeitmanagement-Methoden ist das Gefühl von Kontrolle. Wenn du deinen Tag aktiv planst, gibst du dir selbst eine klare Struktur und richtest deine Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aufgaben. Das bringt nicht nur mehr Produktivität, sondern auch ein besseres Gefühl, weil du dich nicht mehr im ständigen Reaktionsmodus befindest. Statt auf externe Einflüsse zu reagieren, gestaltest du deinen Tagesablauf proaktiv und kannst deine Zeit effizient nutzen.

Strukturierte Ansätze wie die ALPEN-Methode unterstützen dieses Gefühl der Kontrolle, indem sie dir klare Schritte und einen greifbaren Plan geben. Diese Sicherheit und Ordnung im Arbeitsalltag steigert die innere Motivation und gibt dir die nötige Stabilität, um fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten.

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität für langfristigen Erfolg

So wichtig Struktur auch ist, in einem sich ständig verändernden Arbeitsumfeld brauchst du auch Flexibilität. Methoden wie Getting Things Done (GTD) bieten dir genau diese Flexibilität, da sie es dir ermöglichen, Aufgaben und Anforderungen spontan zu erfassen und zu priorisieren. Sie zwingen dich nicht in einen starren Plan, sondern lassen Raum für Unvorhergesehenes.

Besonders in Berufen wie der SAP-Beratung, in denen spontane Anforderungen und häufige Meetings an der Tagesordnung sind, hilft dir diese Anpassungsfähigkeit, den Überblick zu behalten und auf neue Situationen flexibel zu reagieren. Die Fähigkeit, deine Methode regelmäßig anzupassen, ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg – sowohl in der Arbeitswelt als auch im persönlichen Leben. Es ist wichtig, immer wieder zu überprüfen, welche Methode am besten zu deiner aktuellen Situation passt, und sie bei Bedarf anzupassen.

Dein Charakter: Strukturierte Menschen vs. Flexible Denker

Deine Persönlichkeit spielt eine zentrale Rolle bei der Wahl der passenden Methode. Es ist nicht nur eine Frage der Produktivität, sondern auch des Wohlbefindens. Die Methode sollte deinem natürlichen Arbeitsstil entsprechen, um langfristig effektiv zu sein.

Strukturierte Menschen
Wenn du zu den Menschen gehörst, die klare Strukturen lieben, wird dir die ALPEN-Methode höchstwahrscheinlich mehr Sicherheit und Zufriedenheit geben. Sie bietet eine methodische Herangehensweise, die dir erlaubt, deinen Tag detailliert zu planen und deine Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten. Das gibt dir das beruhigende Gefühl, alles im Griff zu haben und keine wichtigen Aufgaben zu übersehen.

• Selbstdisziplin und Planung: Strukturierte Menschen profitieren von der ALPEN-Methode, weil sie gerne Pläne erstellen und sich an sie halten. Es erfordert weniger Selbstdisziplin, da der Tagesplan bereits am Morgen feststeht und einfach abgearbeitet wird.
• Zufriedenheit durch Struktur: Das Gefühl, Aufgaben abzuhaken, bringt oft Zufriedenheit und ein Gefühl der Kontrolle. Mit der ALPEN-Methode hast du immer den Überblick und siehst, was bereits erledigt ist.

Flexible Denker
Wenn du dich in starren Strukturen eingeengt fühlst, könnte GTD besser zu deinem Arbeitsstil passen. Diese Methode gibt dir die Freiheit, Aufgaben flexibel zu erfassen und sie nach Kontext zu priorisieren. GTD ist ideal, wenn du spontane Entscheidungen liebst und es genießt, auch kurzfristig auf neue Anforderungen zu reagieren.

• Flexibilität und Spontaneität: GTD lässt dir den Raum, ohne strikten Plan zu arbeiten, während du trotzdem organisiert bleibst. Es eignet sich für Menschen, die viele verschiedene Aufgaben jonglieren müssen und sich von einem festen Tagesplan eher frustriert fühlen.
• Anpassungsfähigkeit: GTD ist besonders nützlich, wenn du in Berufen arbeitest, in denen häufig unerwartete Aufgaben auftauchen. Es erlaubt dir, diese flexibel zu integrieren, ohne den Überblick zu verlieren.

Dein Arbeitsumfeld: Meetings, Flexibilität oder kontinuierliche Arbeitsphasen?

Auch dein Arbeitsumfeld hat großen Einfluss darauf, welche Methode am besten zu dir passt. Je nach den Anforderungen deines Jobs kann die richtige Methode dir helfen, deinen Arbeitstag besser zu strukturieren und effizienter zu arbeiten.

1. Viele Meetings und spontane Anforderungen
   In Berufen wie der SAP-Beratung, in denen viele Meetings und spontane Anforderungen an der Tagesordnung stehen, bietet GTD einen großen Vorteil. Die Methode gibt dir die Flexibilität, deine Aufgaben in den Lücken zwischen Meetings zu erledigen, ohne dich an einen festen Tagesplan zu halten.

• Vorteil für Berater und Manager: Wenn du einen stark durchgetakteten Kalender hast, wirst du mit der ALPEN-Methode schnell an deine Grenzen stoßen. GTD gibt dir mehr Flexibilität, um mit spontanen Anforderungen und ständigen Unterbrechungen umzugehen.
• Hohe Flexibilität und Unvorhersehbarkeit: Wenn dein Arbeitsalltag unvorhersehbar ist, wie etwa bei Vertriebsmitarbeitern oder Beratern, die viel unterwegs sind, ist GTD besonders hilfreich. Die Methode erlaubt es dir, Aufgaben aufzufangen und in passenden Zeitfenstern abzuarbeiten.

2. Kontinuierliche Arbeitsphasen
   Wenn dein Arbeitsumfeld es dir ermöglicht, über längere Zeiträume ungestört zu arbeiten, ist die ALPEN-Methode eine exzellente Wahl. Sie bietet dir die Möglichkeit, deinen Tag im Voraus zu planen und dich ohne Ablenkungen auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

• Vorteil bei wenig Unterbrechungen: Die ALPEN-Methode funktioniert besonders gut in Umgebungen, in denen du deine Aufgaben ohne häufige Unterbrechungen abarbeiten kannst. Sie gibt dir eine klare Struktur, um Aufgaben effizient zu erledigen und Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen.
• Planbarkeit und Kontrolle: In einem planbaren Umfeld gibt dir die ALPEN-Methode die Sicherheit, dass du alle Aufgaben abdeckst und deine Ziele Schritt für Schritt erreichst.

Zusätzliche Kriterien: Arbeitstempo und Komplexität der Aufgaben

Neben deinem Charakter und deinem Arbeitsumfeld spielen auch andere Faktoren eine Rolle, wenn es darum geht, die passende Methode zu finden:

1.  Arbeitstempo und Energielevel
Einige Menschen arbeiten in kurzen, intensiven Phasen, gefolgt von Pausen, während andere über längere Zeiträume hinweg konstant arbeiten. Wenn du zu den erstgenannten gehörst, könnte GTD besser zu dir passen, da du deine Aufgaben flexibel erledigen kannst. Wenn du jedoch konstant arbeiten möchtest, wird ALPEN besser für dich sein.

2.  Komplexität der Aufgaben
Arbeiten, die komplex sind und in mehreren Schritten erledigt werden müssen, können von GTD profitieren, weil die Methode darauf ausgelegt ist, große Projekte in kleine, handhabbare Schritte zu unterteilen. Wenn deine Aufgaben simpler und überschaubarer sind, wird die ALPEN-Methode mit ihrer täglichen Planung besser funktionieren.

3.  Selbstdisziplin und Gewohnheiten
GTD erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin, um das System aufrechtzuerhalten. Wenn du gut darin bist, deine Aufgaben zu organisieren und regelmäßig Reviews durchzuführen, könnte GTD die passende Methode sein. ALPEN hingegen unterstützt dich dabei, eine tägliche Routine zu etablieren, ohne dass du ständig das gesamte System überarbeiten musst.

Fazit: Die richtige Methode für dich

Die Wahl der richtigen Zeitmanagement-Methode erfordert das Verständnis einer Balance zwischen Struktur und Flexibilität. Während manche Menschen eine klare Struktur bevorzugen und mit festen Plänen produktiver arbeiten, brauchen andere mehr Flexibilität, um sich spontan an neue Anforderungen anzupassen.

Struktur gibt uns Kontrolle und hilft, den Überblick zu bewahren. Methoden wie ALPEN bieten klare Prioritäten und Planung für diejenigen, die diese Kontrolle im Alltag schätzen. Gleichzeitig ist es wichtig, Anpassungsfähigkeit zu bewahren, insbesondere in Berufen mit vielen Meetings oder spontanen Aufgaben. Hier bietet GTD die notwendige Flexibilität, um effektiv auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

Neben den großen Zeitmanagement-Systemen wie ALPEN und GTD gibt es auch spezifischere Methoden und Konzepte, die einzelne Aspekte des Zeitmanagements abdecken. Diese können eine hilfreiche Ergänzung sein, um deine Arbeitsweise weiter zu verbessern:

Methoden zur Strukturierung deiner Aufgaben

• Salami-Taktik: Unterteile große Projekte in kleine Schritte, um den Fortschritt sichtbar zu machen. Ideal für langfristige Projekte, die im Rahmen von GTD umgesetzt werden.
• Timeboxing: Setze für jede Aufgabe einen festen Zeitblock in deinem Kalender, um sicherzustellen, dass du genügend Zeit für Aufgaben hast und Meetings den Tag nicht dominieren.
• Eisenhower-Matrix und ABC-Analyse: Beide Methoden unterstützen dich bei der Priorisierung deiner Aufgaben, indem sie zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterscheiden.

Mindset-Strategien für eine effektive Arbeitsweise

• Deep Work: Arbeite konzentriert und ohne Unterbrechungen für einen bestimmten Zeitraum, um dich tief in eine Aufgabe einzuarbeiten.
• Eat the Frog: Beginne den Tag mit der unangenehmsten und größten Aufgabe, um den Rest des Tages ohne Belastung anzugehen.
• Pareto-Prinzip: 80 % der Ergebnisse kommen oft von 20 % der Bemühungen. Perfektionismus kostet Zeit – erledige Aufgaben effizient, ohne unnötig Zeit für Details zu verschwenden.
• Pomodoro-Technik: Arbeite in kurzen, intensiven Einheiten, gefolgt von Pausen, um die Konzentration hochzuhalten und Burnout zu vermeiden.

Praktische Tipps: Wie du Zeitmanagement sofort umsetzen kannst

Die Wahl der richtigen Zeitmanagement-Methode ist ein Prozess. Hier sind einige konkrete Schritte, um zu testen, welche Methode für dich am besten funktioniert:

1. Teste die ALPEN-Methode: Plane eine Woche lang deinen Tag nach der ALPEN-Methode. Erstelle Listen, schätze die Dauer der Aufgaben realistisch ein, plane Pufferzeiten und führe am Tagesende eine Nachkontrolle durch. Beobachte, wie strukturiert und fokussiert du arbeitest.
2. Probiere GTD aus: Nutze die nächste Woche, um GTD zu testen. Erfasse jede neue Aufgabe in deinem Eingangskorb und verarbeite sie täglich. Organisiere deine Aufgaben in Listen und führe am Ende des Tages eine Überprüfung durch.
3. Kombiniere beide Methoden: Wenn du merkst, dass beide Methoden je nach Situation Vorteile bieten, kombiniere sie. Nutze die ALPEN-Methode zur Tagesplanung und GTD, um spontane Aufgaben flexibel zu managen.
4. Reflektiere regelmäßig: Nimm dir einmal im Monat Zeit, um zu reflektieren, welche Methode besser zu deinem aktuellen Arbeitsalltag passt. Gibt es Verbesserungen, die du umsetzen kannst? Passe deine Vorgehensweise entsprechend an.

Wie du ALPEN und GTD kombinierst: Das Beste aus beiden Welten

Es gibt keinen Grund, sich nur auf eine Methode festzulegen. Die besten Zeitmanagement-Systeme lassen sich oft aus verschiedenen Ansätzen kombinieren. Vielleicht nutzt du die klare Tagesstruktur der ALPEN-Methode an ruhigeren Tagen und greifst auf die Flexibilität von GTD zurück, wenn spontane Aufgaben überhandnehmen. Diese Herangehensweise bietet dir das Beste aus beiden Welten – und hilft dir, auch in hektischen Zeiten den Überblick zu behalten.

Gerade in Berufen wie der SAP-Beratung, die von wechselnden Anforderungen und unvorhersehbaren Terminen geprägt sind, kann diese Kombination den entscheidenden Vorteil bringen. Die festen Strukturen geben dir Stabilität, während die flexible Erfassung der Aufgaben Raum für spontane Änderungen lässt.

Zeitmanagement ist weit mehr als nur ein Mittel, um den Tag effizienter zu gestalten. Es ist eine bewusste Entscheidung, Verantwortung für deine Zeit und deine Energie zu übernehmen, um langfristig zufrieden und erfolgreich zu sein. Die Wahl der richtigen Methode kann einen enormen Unterschied machen – nicht nur für deine Produktivität, sondern auch für dein Wohlbefinden und deine mentale Gesundheit.

Die ALPEN-Methode bietet dir die Möglichkeit, klare Strukturen in deinen Tag zu bringen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie ist ideal für Menschen, die sich nach einer festen Planung sehnen und ihre Aufgaben Schritt für Schritt erledigen möchten. Die Methode eignet sich besonders für Arbeitsumfelder, die relativ vorhersehbar sind und in denen du längere Phasen ungestörtes Arbeiten genießen kannst.

Auf der anderen Seite steht Getting Things Done (GTD), ein flexibleres System, das sich an dein Leben anpasst und nicht andersherum. GTD gibt dir die Freiheit, Aufgaben dann zu erledigen, wenn es dir am besten passt, und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ohne starren Strukturen zu folgen. Diese Methode eignet sich besonders für Menschen, die in einem dynamischen, sich schnell ändernden Umfeld arbeiten und flexibel auf neue Anforderungen reagieren müssen.

Schlusswort: Wie Zeitmanagement dir zu nachhaltiger Balance verhilft

Erinnerst du dich an meine persönliche Geschichte aus der Einleitung? Zu einer Zeit, in der mein Arbeitsalltag von drei parallellaufenden Projekten dominiert wurde, habe ich mich hingesetzt und begonnen, meine Aufgaben zu notieren und zu priorisieren. Anfangs verfolgte ich die ALPEN-Methode streng und reduzierte die Anzahl meiner Meetings, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu haben.

Doch je mehr ich die Kontrolle über meinen Tag gewann, desto mehr verschob sich mein Fokus in Richtung GTD. Ich lernte, dass es nicht nur um strikte Planung geht, sondern auch darum, flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können. Heute kombiniere ich beide Ansätze – die Struktur der ALPEN-Methode für wichtige Planungstage und die Flexibilität von GTD, wenn mein Tag unvorhersehbar wird.

Diese Reise zeigt: Zeitmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Deine Bedürfnisse, dein Arbeitsumfeld und deine Lebensumstände werden sich immer wieder verändern. Und genauso flexibel solltest du mit deinem Zeitmanagement umgehen. Teste, optimiere und finde die Balance, die zu dir passt – denn der Schlüssel zu langfristigem Erfolg liegt nicht nur in der Effizienz, sondern auch in deiner Zufriedenheit und Gelassenheit.

Lies hier weiter! Die komplette Selbstmanagement-Reihe