Selbstmanagement-System: So setzt du es erfolgreich um

Die 4 Bestandteile deines Zeitmanagements

Es gab eine Phase in meiner Karriere, in der ich komplett frustriert war. Zeitmanagement-Methoden schienen für mich einfach nicht zu funktionieren. Ich war überzeugt, dass ich nicht der Typ dafür bin, und dass es in meinem Job als SAP-Berater ohnehin nicht möglich ist, strukturiert zu arbeiten. Ich hatte Meetings, Kundenanfragen, Änderungswünsche – und immer zu wenig Zeit. Ich dachte, das liegt an den Methoden, dabei war das Problem viel tiefer. Erst als ich verstanden habe, dass ich, anstatt nur mit Zeitmanagement-Methoden zu arbeiten, ein ganzes Selbstmanagement-System benötige, um gesund arbeiten zu können, bin ich meinem Ziel näher gekommen.

Wie setzt du dein Selbstmanagement-System praktisch um?

Aber vielleicht fragst du dich jetzt: „Wie bringe ich all das in die Praxis? Wo fange ich an?“ Genau darum geht es in diesem letzten Teil der Serie: Du wirst erfahren, wie du dein System effektiv mit den richtigen Tools und Methoden aufbaust – Schritt für Schritt. Denn jetzt geht es darum, nicht nur in der Theorie gut aufgestellt zu sein, sondern alles in die Tat umzusetzen.

Die besten Tools für dein Selbstmanagement-Setup

Oft werde ich beim Gespräch über Zeitmanagement gefragt, welche Tools ich denn nutzen würde. Darauf muss ich immer erwidern, dass die Zeitmanagement-Tools erst einmal absolut nebensächlich sind. Wenn es zu dir passt, kannst du dich mit einem  klassischen Filofax ebenso gut organisieren, wie du es mit irgendwelchen digitalen Tools kannst. Entscheidend ist, dass du eine klare Methode hast. Ein guter Kalender, eine ToDo-Liste oder ein Mailprogramm helfen dir nur dann weiter, wenn sie dich in deinen gewählten Methoden unterstützen.

Also: Die Methode bestimmt das Tool – nicht umgekehrt.

Ein Fahrplan für die Integration deiner Selbstmanagement-Tools

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du diese Bestandteile systematisch aufbaust und effektiv nutzt. Du bekommst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du vorgehen kannst, um Ordnung und Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen. Nach diesem Beitrag sollten auch deine letzten Fragen beantwortet sein. Vor allem werde ich dir auch detailliert beschreiben, wie ich das System genau anwende.

Dieser Beitrag wird also ein wahres Tipp-Feuerwerk. Lass uns loslegen!

Selbstmanagement-Tool 1: E-Mail-Management – Chaos im Posteingang beseitigen

E-Mails sind heutzutage der zentrale Kommunikationskanal im Arbeitsalltag. Doch wie häufig verlieren wir den Überblick, weil unser Posteingang überläuft? Aufgaben gehen unter, wichtige Nachrichten verschwinden in einer Flut von unwichtigen Mails, und plötzlich entsteht Stress. Das richtige Mailmanagement ist daher nicht nur hilfreich – es ist essenziell.

Die Herausforderung ist nicht nur, E-Mails zu empfangen und zu archivieren, sondern sie als Teil eines funktionierenden Selbstmanagement-Systems effektiv zu verwalten. E-Mails sind nicht nur Informationsaustausch, sie sind oft auch Arbeitsaufträge, auf die wir reagieren müssen. Wer sich also nicht bewusst ein gutes System im Posteingang einrichtet, verliert schnell den Überblick.

In diesem Abschnitt geht es darum, wie du dein Mailprogramm optimal nutzen kannst, um E-Mails effizient zu managen und deinen Posteingang schlank zu halten. Ziel ist es, durch die richtige Struktur und den Einsatz von Verteilregeln mehr Übersicht und Klarheit zu schaffen.

Typische Herausforderungen mit E-Mails im Alltag

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du bekommst unzählige Mails jeden Tag und versuchst, durch ständiges Sortieren den Überblick zu behalten. Doch irgendwann sind es so viele, dass du das Gefühl hast, Mails zu übersehen, auf Anfragen nicht rechtzeitig zu reagieren oder wichtige Aufgaben zu verlieren.

Mir ging es genauso. Früher hatte ich täglich 300 bis 500 Mails im Posteingang. Ich habe ständig Mails gesucht, weil ich zwar den Inhalt grob im Kopf hatte, aber nicht wusste, wer sie geschickt hat oder wie der Betreff lautete. Wichtiges ging unter, und ich fand mich oft dabei wieder, verzweifelt durch meinen Posteingang zu scrollen. Auch die kleinsten Aufgaben gingen verloren, was peinlich wurde, wenn Kollegen nach Tagen erneut nachfragten. Diese ständige Unordnung führte dazu, dass ich mich gestresst und überfordert fühlte.

Frustrierendes Beispiel: Mir passierte es oft, dass kleine Rückmeldungen von mir ausblieben, weil ich die Mail schlichtweg aus den Augen verloren habe. Wenn mich ein Kollege nach fünf Tagen erneut fragte, ob ich etwas bearbeitet hätte, war mir das so peinlich, dass ich alles stehen und liegen ließ, um diese eine Rückmeldung sofort zu erledigen.

Das war der Punkt, an dem ich realisierte: Ich brauche eine bessere Struktur.

E-Mail-Management: So sorgst du für Ordnung im Posteingang

Viele Menschen legen ihr Hauptaugenmerk nur auf die Archivierung ihrer Mails, aber das reicht nicht aus. Anstatt den Fokus auf ein ausgeklügeltes System in der Archivierung für Mails zu legen, die bereits abgearbeitet sind, ist es viel wichtiger, die Mails im Posteingang strukturiert zu verwalten. Der Posteingang selbst sollte ein dynamisches Tool zur Aufgabenverwaltung sein, nicht einfach nur eine Ablage. Ein wichtiger erster Schritt ist die Einrichtung von klaren Kategorien und Ordnern für deine zu erledigenden Mails.

Effektive Ordnerstruktur: So behältst du den Überblick

Um deinen Posteingang übersichtlich zu gestalten, erstelle mindestens die folgenden Ordner:

Hier sind noch ein paar optionale Ordner:

Diese Struktur stellt sicher, dass dein Posteingang nur die Mails enthält, die du noch bearbeiten musst – alles andere ist in den entsprechenden Ordnern organisiert.

Minimalistische Archivierung: Weniger ist mehr

Bei der Archivierung geht es darum, nur das Wesentliche zu behalten. Früher hatte ich ein extrem detailliertes Ablagesystem, aber das führte nur dazu, dass ich viel zu lange damit beschäftigt war, Mails in den richtigen Ordner zu schieben.

Die Erkenntnis: Niemand durchsucht seine Ordner manuell. Die Suchfunktion ist dein bester Freund. Heute nutze ich nur noch ein grobes Ablagesystem, z. B. „Archiv / Projekt A“, und vertraue auf die Suchfunktion, um schnell das zu finden, was ich brauche.

Die Suchfunktion: Dein E-Mail-Ordner im Schnellzugriff

Viele Menschen sind skeptisch, wenn sie ihre komplexe Ordnerstruktur aufgeben sollen. Sie befürchten, die Mails nie wiederzufinden. Doch die Suchfunktion moderner Mailprogramme wie Outlook ist extrem leistungsfähig.

Mit der Suchzeile kannst du gezielt nach Absendern, Betreffs oder Inhalten suchen, indem du einfache Parameter verwendest:

• Von: Suche nach Mails eines bestimmten Absenders.
• Betreff: Durchsuche die Betreffzeilen.
• UND: Verknüpfe Suchbegriffe.
• NICHT: Schließe Begriffe von der Suche aus.
• [Text]: Suche nach exakten Inhalten in einer Mail.

Neben der einfachen Suchzeile kannst du in Outlook auf erweiterte Suchoptionen zugreifen. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil in der Suchleiste öffnet sich ein Dialogfeld, in dem du gezielt nach Mails anhand von Kriterien wie Absender, Datum oder Anhängen suchen kannst. Das spart Zeit und macht die Mail-Suche viel effizienter.

Suchordner: Automatisierte Übersicht für mehr Effizienz

Neben der Suchfunktion gibt es in Outlook auch die Möglichkeit, feste Suchordner anzulegen. Suchordner werden zwar als Ordner dargestellt, die zeigen allerdings nur Mails aus anderen Ordnern nach festen Kriterien an, ohne dass die Mails verschoben werden müssen.

Mit Hilfe der Suchordner kannst du neben der logischen Ordnerstruktur weitere übergreifende Ordnerstrukturen erschaffen, um dir beispielsweise alle Mails mit Anhängen oder alle als wichtig markierten Mails anzeigen zu lassen.

Die Suchordner sind permanent aktiv und aktualisieren sich automatisch. Du kannst dir also jederzeit einen Überblick über Mails mit Anhängen verschaffen. Warum das wichtig ist, besprechen wir weiter unten im Kontext des Ablagesystems.

Verteilregeln nutzen: Automatische Sortierung für mehr Effizienz

Eine meiner größten Erleichterungen im E-Mail-Management sind Verteilregeln. Statt jede Mail manuell zu sortieren, lasse ich Outlook für mich arbeiten. Verteilregeln sind automatische Sortiermechanismen, die Mails in bestimmte Ordner verschieben, sobald sie im Posteingang landen.

Wenn du das Ziel „Inbox-Zero“ verfolgst, wirst du schnell feststellen, dass es bestimmte Mails gibt, die du schon fast automatisch ungesehen in einen Mailordner verschiebst.

So setze ich beispielsweise voraus, dass ich eine Mail nicht unbedingt lesen muss und schon gar keine Handlung meinerseits erforderlich ist, wenn ich in dieser Mail unter CC aufgeführt bin. Damit diese Mails nicht meinen Posteingang aufblähen, habe ich eine Verteilregel angelegt, welche diese CC-Mails sofort in den Ordner „lesen“ verschiebt.

Das Ziel der Verteilregeln ist es, deinen Posteingang bereits automatisch vorsortieren zu lassen. Alles, was bereits verteilt worden ist, musst du nicht mehr betrachten. Betrachte die Verteilregeln als automatische Eingangsverarbeitung.

Verteilregeln einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hier sind ein paar Beispiele für Verteilregeln, die meinen Alltag erleichtern:

• stehe ich in CC: Ordner „Lesen“
• automatisch generierte Mails (Spam-Filter, Sharepoint, Yammer): Ordner „Lesen“
• Terminbestätigung: Ordner „Lesen“ oder Papierkorb
• Newsletter: Ordner „Lesen“
• Erfolgsmails aus Vertrieb: Ordner „Lesen“
• Infomails vom Marketing: Ordner „Lesen“
• Abwesenheitsnotiz: Ordner „Warten auf“
• delegierte Mails (ich trage mich in BCC ein): Ordner „Warten auf“

Hier wirst du in den ersten Wochen feststellen, dass es ähnliche Typen von Mails gibt, die du immer wegsortierst, weil sich hier nie Aufgaben für dich verbergen. Das ist ein Hinweis, diese mit Hilfe einer Verteilregel bereits an einen Ordner weiterzuleiten, damit du dies nicht jedes Mal im Rahmen der Eingangsverarbeitung manuell machen musst.

Hier wirst du in den ersten Wochen feststellen, dass es ähnliche Typen von Mails gibt, die du immer wegsortierst, weil sich hier nie Aufgaben für dich verbergen. Das ist ein Hinweis, diese mit Hilfe einer Verteilregel bereits an einen Ordner weiterzuleiten, damit du dies nicht jedes Mal im Rahmen der Eingangsverarbeiten manuell machen musst.

Mein E-Mail-Workflow: Persönliche Tipps aus der Praxis

Durch meine Verteilregeln und die klare Struktur habe ich meinen Posteingang drastisch reduziert. Früher hatte ich zwischen 300 und 500 Mails im Posteingang, und wichtige Aufgaben gingen oft unter. Jetzt habe ich maximal 30 Mails im gesamten Posteingang über mehrere Ordner verteilt – nur die, bei denen ich aktiv etwas tun muss.

Ein echter Game-Changer war der Umgang mit CC-Mails und Informations-Mails. Früher habe ich sie gelesen, ohne dass sie tatsächlich relevant für meine Arbeit waren. Jetzt werden sie sofort automatisch in den „Lesen“-Ordner verschoben. Ich schaue nur noch gezielt einmal die Woche in diesen Ordner, wenn ich Zeit habe. Vieles lese ich dadurch erst gar nicht mehr und sortiere es direkt aus.

Ein Bereich, in dem ich mich weiter verbessern musste, war der „Vielleicht“-Ordner. Anfangs habe ich dort viele interessante Mails gesammelt, aber selten wieder hineingeschaut. Dieser Ordner ist also zu einer unübersichtlichen Ablage verkommen. Heute prüfe ich diesen Ordner regelmäßig und lösche oder archiviere Mails, die nicht mehr relevant sind. Über die Suchfunktion kann ich diese dennoch jederzeit finden.

Selbstmanagement-Tool 2: Der Kalender – Struktur für Beruf und Alltag

Ein gut geführter Kalender ist eine zentrale Säule deines Zeitmanagement-Systems. Doch viele Menschen neigen dazu, den Kalender nicht nur mit Terminen, sondern auch mit Aufgaben und Deadlines zu überladen. Dies führt schnell zu einem unübersichtlichen Mix aus fixen Verpflichtungen, lockeren To-Dos und unspezifischen Deadlines. Um den Überblick zu behalten und den Kalender effektiv zu nutzen, sollte er nur für echte Termine genutzt werden, die zu einem klaren Zeitpunkt stattfinden müssen.

Der Kalender ist nicht nur ein berufliches Tool – er kann genauso gut helfen, private und berufliche Termine sinnvoll zu koordinieren. Gerade bei der modernen Work-Life-Balance ist es wichtig, dass alle relevanten Termine gut abgestimmt sind, um unnötigen Stress zu vermeiden.

Was du im Kalender eintragen solltest und was nicht

Zunächst einmal gehören in den Kalender nur fixe Termine. Das sind alle Verpflichtungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden müssen.

Hierzu zählen:

• Meetings und Besprechungen
• Arzttermine, private Verabredungen, Familienfeiern
• reale Abgabefristen und Deadlines für Projekte

Alles, was nicht zeitlich fixiert ist – wie etwa eine Aufgabe, die „bis zum Datum X“ erledigt werden soll – sollte nicht im Kalender, sondern auf deiner ToDo-Liste landen. Der Kalender dient der Übersichtlichkeit und nicht als Task-Management-Tool.

Wenn du jetzt die Artikel aufmerksam gelesen hast, wirst du sagen „Moment einmal. Hat er nicht gesagt, ich soll Blocker für alles Mögliche anlegen?“

Das stimmt. Das ist der Kern des Time Blockings. Diese Termine sind sozusagen Termine mit dir selbst, um dort eine bestimmte Tätigkeit durchzuführen – keine Aufgaben. Also ja, die Blocker gehören auf jeden Fall in den Kalender.

Effizient organisieren: Kalender als Planungstool nutzen

Dein Planungskalender: Grundlage für die perfekte Woche

Wenn du das Time-Blocking nutzt, um deine Arbeitszeit besser zu strukturieren, ist es hilfreich, einen separaten Planungskalender anzulegen. Ich nutze beispielsweise einen Kalender, den ich „Wochenplanung“ nenne. Hier habe ich feste Serientermine eingetragen, die meine ideale Woche abbilden. Diesen aktualisiere ich bei Bedarf, falls sich feste Bestandteile verändern oder ich etwas verbessern möchte.

Beispiele für meine Time-Blocking-Termine sind:

• Montag und Donnerstag morgens: Deep-Work-Phasen, um konzentriert an größeren Aufgaben zu arbeiten.
• Mittagspause von 12:00 bis 13:00 Uhr: Um bewusst Pausen einzuplanen und durchzuatmen.
• Freitag Nachmittag: Wochen-Review nach der GTD-Methode, um meine Aufgaben der Woche zu priorisieren und durchzugehen.
• Regeltermine aus den Projekten
• Verteilung der Workshop- und Arbeitszeiten

Der Vorteil eines separaten Planungskalenders ist, dass du dich an deinen idealen Ablauf orientieren kannst, ohne dass diese Blocker deinen Standardkalender überladen. Wenn ich eine Woche konkret plane, nutze ich meinen Hauptkalender, um diese Zeitblöcke zu kopieren und als verbindliche Termine zu setzen. Damit signalisiere ich anderen, dass ich nicht verfügbar bin, und halte mich selbst an meine Planung.

Ich setze des immer mit einem Vorlauf von 4-6 Wochen um.

Vor allem vor meinem Urlaub befülle ich auf diese Weise meinen Kalender für die 4 Wochen nach dem Urlaub. Da allerdings keine Rücksprache stattfinden kann, lasse ich die Blöcke für Meetings frei.

Private Kalendernutzung: Ganzheitliche Planung im Überblick

Heutzutage überschneiden sich private und berufliche Termine häufig. Es ist nicht ungewöhnlich, dass man mitten am Arbeitstag private Verpflichtungen hat oder sich nach der Arbeit mit Freunden verabredet. Früher ist mir oft passiert, dass ich private Treffen vereinbart habe, nur um Tage später festzustellen, dass ich zu dem Zeitpunkt auf einer Dienstreise bin.

Um solche Situationen zu vermeiden, habe ich mir einen separaten privaten Kalender erstellt, der sowohl in meinem beruflichen als auch in meinem privaten Outlook eingebunden ist. So sehe ich immer auf einen Blick, ob ich beruflich oder privat an einem bestimmten Tag verplant bin. Das erleichtert die Koordination und verhindert Missverständnisse.

Weitere Tipps für die effektive Kalendernutzung

Kategorisierung: Wie du deinen Kalender übersichtlich hältst

Eine der nützlichsten Funktionen im Kalender ist die Möglichkeit, Termine farblich zu kategorisieren. Das gibt mir sofort eine visuelle Übersicht über meine Woche. Ich habe z. B. verschiedene Kategorien für Meetings, Arbeitsphasen, Reisezeiten, Schulungen und meine unterschiedlichen Projekte. So sehe ich auf einen Blick, welche Art von Termin mich erwartet und kann mich mental besser auf den Tag vorbereiten.

Tipp: Richte dir verschiedene Farben für deine Kategorien ein. Wenn du viele Meetings und Termine hast, hilft dir das enorm, den Überblick zu behalten. Ich habe eine klare Unterscheidung zwischen internen Terminen, externen Meetings und Reisen, was mir den Tagesablauf vereinfacht.

Standardzeiten für Termine: Mehr Effizienz in der Planung

Eine großartige Funktion in Outlook ist die Möglichkeit, Termine automatisch zu verkürzen. Ich habe eingestellt, dass Termine unter einer Stunde um 5 Minuten und längere Meetings um 10 Minuten verkürzt werden. Das gibt mir die Möglichkeit, zwischen zwei Terminen kurz durchzuatmen, mich zu sammeln oder schnell Mails zu checken. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die Vorwarnung von Teams, die klassischen 5-10 min Überlänge nicht in den Folgetermin hineingehen.

Ebenfalls praktisch: Du kannst die Standarddauer für Termine auf 30 Minuten verkürzen. Viele Menschen planen automatisch eine Stunde für Meetings ein, nur weil das von Outlook so voreingestellt ist. Das nimmt oft zu viel Zeit in Anspruch. 30 Minuten reichen in den meisten Fällen völlig aus, um die nötigen Informationen auszutauschen.

Automatische Erinnerungen: Wichtige Termine nie wieder vergessen

Für viele Menschen ist es hilfreich, automatische Erinnerungen einzurichten. In meinem Kalender ist voreingestellt, dass alle Teilnehmer 10 Minuten vor dem Meeting eine Erinnerung bekommen. So stelle ich sicher, dass die Teilnehmer pünktlich sind und das Meeting nicht unnötig verspätet beginnt.

Selbstmanagement-Tool 3: ToDo-Listen – Effektive Aufgabenverwaltung

Die ToDo-Liste ist das Herzstück jedes guten Zeitmanagement-Systems. Sie hilft uns, Aufgaben im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen. Doch allzu oft wird die Liste zu einem endlosen Stapel von ToDos, der mehr Druck aufbaut, als er abnimmt. Der Schlüssel liegt darin, die ToDo-Liste effektiv zu nutzen – als Werkzeug, das dir hilft, deine Zeit und Energie sinnvoll zu steuern.

Ob beruflich oder privat, die ToDo-Liste ist ein essenzielles Tool, das dir hilft, Struktur in deine täglichen Aufgaben zu bringen. Sie ist nicht das Problem – sondern der Überbringer des aktuellen Status Quo. Wie du deine Liste organisierst und führst, entscheidet, ob sie dir nutzt oder dich stresst.

Disclaimer: Im Folgenden gehe ich explizit auf Microsoft ToDo ein. Andere Aufgabentools bieten ähnliche Funktionen.

Effizient mit ToDo-Listen arbeiten: So geht’s

Eine ToDo-Liste kann auf vielfältige Weise genutzt werden – als Notizbuch, als App auf dem Smartphone oder als digitale Liste, die mit deinem Kalender verknüpft ist.

Ob ToDo-Listen funktionieren, ist sehr stark von der Präsenz dieser Listen abhängig. Es gibt Menschen, die nutzen sie einmalig, um sich alles von der Seele zu schreiben. Sobald wieder etwas Ruhe eingekehrt ist, werden die ToDo’s gelöscht und es geht ohne Listen weiter. Meiner Meinung sollte vor allem in Zeiten, in denen es ruhiger ist, eine ToDo-Liste geführt werden. So kannst du mit kleinem Aufwand eine Routine aufbauen, die dich perfekt auf stürmische Zeiten vorbereitet.

Wichtig ist nur eines: Du musst die Liste immer griffbereit haben. Denn der größte Fehler im Umgang mit ToDo-Listen ist, sie nur sporadisch zu nutzen. Kontinuität ist der Schlüssel zum Erfolg.

ToDo-Listen: Halte Aufgaben klar und einfach

Je einfacher es ist, eine Aufgabe auf die ToDo-Liste zu setzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass du diese Methode langfristig nutzt. Eine Aufgabe sollte in Sekunden erfasst werden können – die Feinarbeit, wie Prioritäten oder Deadlines, kannst du später noch ergänzen. Der erste Schritt ist, dass die Aufgabe überhaupt auf der Liste landet. Ob du ein Notizbuch oder eine App verwendest – mach es dir leicht!

Ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag: Wenn ich ein neues Projekt übernehme, lege ich mir sofort eine spezifische ToDo-Liste für dieses Projekt an. Hier trage ich alle Aufgaben ein, die mir zu Beginn bekannt sind. Mit der Zeit kommen immer mehr Details und Aufgaben hinzu, die ich dann in kleinere, handhabbare Schritte unterteile. So behalte ich den Überblick, ohne mich von der Komplexität des Projekts überwältigen zu lassen.

Es ist eine hohe Energieverschwendung unseres Gehirns, sich ständig an alle möglichen Aufgaben erinnern zu müssen. Lagere das in die ToDo-Liste aus und du wirst dich freier fühlen, versprochen.

Tipps zur Organisation deiner Aufgaben mit ToDo-Listen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du deine Aufgaben in der ToDo-Liste organisieren kannst. Abhängig von deiner persönlichen Präferenz – ob du eher flexibel oder strikt planerisch bist – können unterschiedliche Ansätze sinnvoll sein. Grundsätzlich gilt: Nutze nur die Funktionen, die dir wirklich helfen, und vermeide überflüssige Features. Ich halte nichts davon, Termine, Kategorisierungen oder Prioritäten immer zu verwenden, nur weil es zu jeder Aufgabe technisch die Möglichkeit gibt.

Verschiedene Listen: So organisierst du deinen Workflow

Du solltest mindestens die gleichen Listen anlegen wie in deinem Mail-Posteingang: Erledigen, Lesen, Warten auf und Vielleicht / Irgendwann. Diese Struktur hilft dir, den Überblick zu behalten, ohne dass du von zu vielen Listen überwältigt wirst.

Eine zusätzliche hilfreiche Funktion von Microsoft ToDo ist die „Mein Tag“-Liste, die dir ermöglicht, die wichtigsten Aufgaben des Tages hervorzuheben. Jeden Morgen markiere ich hier die Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen möchte. So kann ich meinen Tag effektiv planen und meine Energie gezielt auf die wichtigsten Aufgaben lenken.

Deadlines in ToDo-Listen: Realistisch und verbindlich planen

Manche Aufgaben müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden. Für diese setze ich ein Fälligkeitsdatum. Allerdings bin ich sparsam mit Terminen – ich habe festgestellt, dass zu viele Deadlines mehr Frust als Nutzen bringen. Wenn ich jedes Mal eine Deadline vergebe, lande ich schnell mit überfälligen Aufgaben, die mich demotivieren. Stattdessen setze ich nur Deadlines, wenn es wirklich notwendig ist – wie bei der Vorbereitung eines Workshops.

Wenn du hingegen Termine benötigst, um dich zu motivieren, möchte ich dich nicht davon abhalten. Solange sie dir helfen und dich nicht frustrieren, spricht nichts gegen eine Terminierung.

Prioritäten in Aufgaben setzen: Fokus auf das Wichtige

Nicht jede Aufgabe benötigt eine Priorität, und manchmal kann die Einteilung in niedrig, mittel oder hoch mehr verwirren als helfen. Microsoft ToDo macht es dir einfach: Es gibt nur eine Markierungsfunktion für wichtige Aufgaben. Dies reicht oft aus, um die wirklich relevanten Aufgaben hervorzuheben. Alles andere behandle ich standardmäßig als „mittelwichtig“ – ohne zusätzliche Markierung.

Ein wertvoller Tipp: Schiebe unwichtige Aufgaben in die „Vielleicht / Irgendwann“-Liste. Wenn ich wenig Energie habe, schaue ich nur in diese Liste, um Aufgaben mit geringem Aufwand zu erledigen.

Persönliche Anwendung: Mein System für ToDo-Listen: Einblicke in meinen Workflow

Meine ToDo-Liste ist meine zentrale Plattform, um sowohl private als auch berufliche Aufgaben zu organisieren. Besonders wenn ich an größeren Projekten arbeite – wie neue Kundenprojekte –  hilft mir die Salami-Taktik, bei der ich große Aufgaben in kleinere, handhabbare Schritte zerlege.

Hier arbeite ich mit meiner privaten und beruflichen ToDo-Liste unterschiedlich.

Im beruflichen Kontext habe ich meine Listen wie die Posteingangs-Ordner strukturiert. Im Privaten hingegen gibt es meistens keine Projektlisten. Es sieht hier also mehr wie nach Lehrbuch von David Allen aus.

Quick Steps sind ein weiteres Highlight in Microsoft Outlook, welches viele nicht nutzen.

Hiermit kannst du Bearbeitungsschritte einer Mail auf Knopfdruck auslösen. Du hast also die Möglichkeit, mit einem Klick aus einer Mail eine Aufgabe zu erstellen und somit deine Mails mit deiner ToDo-Liste zu verknüpfen.

Selbstmanagement-Tool 4: Ablage von Dokumenten und Notizen – Schluss mit Chaos

Im Alltag sammeln sich neben Aufgaben und Terminen auch eine Menge an Dokumenten und Notizen an. Oft brauchen wir alte Protokolle, Mitschriften oder Verträge wieder, um an früher angefangene Arbeiten anzuknüpfen oder Informationen weiterzugeben. Doch ohne ein effektives Ablagesystem kann dies zu einem großen Zeitfresser werden. Deshalb ist es essenziell, sich nicht nur um die Verwaltung von ToDos zu kümmern, sondern auch um eine gute Organisation von Notizen und Dokumenten – sowohl digital als auch physisch.

 Zettelwirtschaft ade: Ordnung bei Dokumenten schaffen

Vielleicht kennst du das auch: Bei Meetings oder Telefonaten werden schnell Notizen auf Papier gemacht, die sich dann häufen und schwer zu durchforsten sind. Informationen gehen verloren, und wichtige Punkte werden übersehen. Besonders wenn der Stapel an Papier wächst, wird es schwierig, eine klare Struktur zu behalten.

Mir ging es genauso. Früher hatte ich oft einen wachsenden Berg von Notizzetteln auf meinem Schreibtisch, den ich nur selten durchgesehen habe. Diese Papierberge haben mir oft den Überblick geraubt und wichtige Ideen oder Aufgaben in den Hintergrund gedrängt. Erst als ich begann, meine Notizen konsequent in digitale Tools wie OneNote zu übertragen, bekam ich endlich die Kontrolle zurück.

Digitale Notiz-Apps: Der Schlüssel zu mehr Übersicht

Moderne Notiz-Apps bieten nicht nur eine einfache Möglichkeit, Gedanken und Ideen festzuhalten, sondern erlauben auch eine schnelle Suche nach Stichworten, was das Wiederfinden von Informationen stark vereinfacht. Tools wie OneNote, Evernote oder Notion bieten einen strukturierten digitalen Raum, der durch einfache Bedienung und eine leistungsfähige Suchfunktion überzeugt.

Die Vorteile von OneNote

Für meine beruflichen Notizen nutze ich überwiegend OneNote. Es ermöglicht mir, Projekte zu organisieren, Gedanken festzuhalten, Brainstormings zu dokumentieren und eine kleine Wissensdatenbank zu pflegen.

Besonders hilfreich ist es für meine Protokolle: Jeder Abschnitt in OneNote ist einem bestimmten Projekt zugeordnet, sodass ich später alles geordnet wiederfinden kann. Privat nutze ich OneNote, um Listen zu führen – von Einkaufslisten bis hin zu Buchzusammenfassungen.

Mit digitalen Notiz-Apps wie OneNote oder Evernote kann ich jederzeit die Suchfunktion verwenden und meine Notizen schnell wiederfinden. Besonders bei Projekt-Meetings oder wenn ich mich auf den nächsten Workshop vorbereite, brauche ich die gesammelten Infos sofort – und die Suchfunktion zeigt mir genau das, wonach ich suche, ohne dass ich in Zetteln wühlen muss.

Struktur der Abschnitte in OneNote

Die Struktur meiner digitalen Notizbücher unterschieden im beruflichen und privaten Bereich.

Im beruflichen Kontext sortiere ich die Notizen natürlich nach meinen Projekten und internen Rollen.

Privat halte ich mich an die Struktur von Getting Things Done:

• Referenzmaterial: Zitate, Strom-Zählerstände, Tipps und Tricks.
• Checklisten: Wiederverwendbare Listen wie Tagebucheinträge, Packlisten und Entscheidungslisten.
• Sonstige Listen: Ideen für Reisen, tolle Videos oder nützliche Links.
• Bücher: Notizen zu gelesenen Büchern und meine Buchliste (gekauft oder geplant).
• Seminare: Mitschriften von Seminaren, Webinaren und Kursen.

Physische Dokumente digitalisieren: Der Schritt zur papierlosen Ablage

Neben den digitalen Notizen gibt es immer noch viele physische Dokumente, die sich im Laufe der Zeit ansammeln – von Rechnungen über Verträge bis hin zu wichtigen persönlichen Unterlagen. Früher hatte ich zahlreiche Ordner mit Papieren, die sich im Laufe der Jahre ansammelten. Doch das Durchsuchen dieser Ordner war frustrierend und zeitraubend.

Wie ich die Umstellung geschafft habe: Die Digitalisierung meiner gesamten Dokumente war ein großer Schritt, der sich absolut gelohnt hat. Zwei Wochenenden habe ich damit verbracht, alles einzuscannen, ordentlich zu benennen und zu sortieren. Nachdem diese grundlegende Arbeit getan war, wurde die digitale Ablage schnell zur Routine. Der Aufwand war zu Beginn zwar hoch, aber die langfristige Zeitersparnis ist enorm. Heute finde ich jedes Dokument in Sekunden – ob eine Rechnung, ein Vertrag oder eine alte Notiz.

Im Arbeitsalltag nutze ich weiterhin gelegentlich Papier, etwa wenn ich in Meetings schnell etwas notieren muss. Doch am Ende des Tages oder in meiner regelmäßigen Eingangsverarbeitung übertrage ich die wichtigsten Informationen und Aufgaben in mein digitales System, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht.

Zeit für ein Zwischenfazit: Finde deinen Weg

Jetzt, da du alle Artikel dieser Serie gelesen und mitgearbeitet hast, hast du die Grundlagen für ein effektives Selbstmanagement-System gelegt. Doch keine Sorge, du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Zeitmanagement ist kein Sprint, sondern ein Marathon – und wie bei jedem Marathon startest du am besten langsam und mit kleinen Schritten.

Klein anfangen: Der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, schrittweise Veränderungen in deinem Alltag einzuführen. Kein Laufanfänger läuft sofort einen Marathon – und genauso solltest du dich nicht unter Druck setzen, von heute auf morgen ein perfekt optimiertes Selbstmanagement-System zu haben.

Beginne damit, die einfachsten und direkt umsetzbaren Techniken anzuwenden: Strukturiere deinen Kalender, organisiere deinen Posteingang und richte eine ToDo-Liste ein. Diese Schritte schaffen ein starkes Fundament, auf dem du später aufbauen kannst.

Sobald du dich mit diesen ersten Schritten sicher fühlst, kannst du weitere Methoden wie Time-Blocking oder Eat the Frog ausprobieren. Wichtig ist, dass du dich nicht überforderst. Gib dir die Zeit, die du brauchst, um herauszufinden, was für dich funktioniert.

Systemaufbau in Etappen: Schrittweise zur Perfektion

Effizienz und Vollständigkeit stehen im Mittelpunkt meines Zeitmanagement-Ansatzes. Doch auch ich habe diese Strukturen nicht über Nacht erlernt. Vielmehr war es ein Prozess aus Experimentieren, Recherchieren und kontinuierlichem Verbessern. Ich habe im Laufe der Jahre Bücher gelesen, im Internet recherchiert und vor allem viele Methoden in der Praxis getestet, bevor ich die für mich passenden Routinen gefunden habe.

Du wirst feststellen, dass nicht jede Technik für dich funktioniert – und das ist okay. Einige Methoden werden vielleicht obsolet, andere passen vielleicht nicht zu deinem Arbeitsstil. Wichtig ist, dass du dranbleibst und nach und nach herausfindest, welche Ansätze dir am besten helfen, deinen Alltag produktiver und stressfreier zu gestalten.

Zeit nehmen und starten: Wichtige Tipps für den Anfang

Ein Schritt nach dem anderen – das ist der Weg zum Erfolg. Setze dir kleine, erreichbare Ziele und baue dein System Stück für Stück auf. Das Wichtigste ist, dass du den ersten Schritt machst. Die Erfahrung zeigt, dass jeder noch so kleine Fortschritt langfristig einen großen Unterschied machen kann.

Selbstmanagement-Praxis: Die grundlegende Philosophie

Als jemand, der Prozesse ständig verbessern will, habe ich früh erkannt, dass nicht jede Zeitmanagement-Methode zu mir passt. Besonders die ALPEN-Methode war für mich zu starr und hat mich oft frustriert. Ich bin jemand, der seine Aufgaben gerne flexibel angeht, und manchmal überschätze ich, wie viel ich an einem Tag schaffen kann. Dazu kommt, dass ich oft den Drang habe, sofort auf Mails zu reagieren oder von einer Aufgabe zur anderen zu springen. ALPEN passte da einfach nicht.

Mit „Getting Things Done“ (GTD) habe ich eine Methode gefunden, die mir mehr Freiraum lässt und es mir gleichzeitig ermöglicht, strukturiert zu arbeiten. Zugegeben, die Umstellung war nicht einfach. Ich habe Wochen damit verbracht, mich vorzubereiten: Bücher lesen, recherchieren, Tools testen und mir eine Strategie zurechtlegen. Es war ein umfassender Prozess, aber er hat sich gelohnt.

Du kannst froh sein, dass du in dieser Artikelserie alles Wissenswerte und Anwendungstipps zur Verfügung gestellt bekommst.

In den folgenden Abschnitten werde ich dir meine persönliche Herangehensweise im Detail vorstellen. Dabei beschreibe ich, wie ich mit der GTD-Methode gestartet bin, welche Anpassungen ich vorgenommen habe und wie mir diese Veränderungen geholfen haben, mehr Kontrolle über meine Aufgaben und meine Zeit zu gewinnen. Mein Ziel ist es, dir praktische Einblicke in meine Erfahrungen zu geben, damit du die Methode ebenfalls erfolgreich in deinen Alltag integrieren kannst.

Erste Schritte für dein Selbstmanagement-System: Deine initiale Eingangsverarbeitung

Ein Kernpunkt der GTD-Methode ist die Eingangsverarbeitung – das Sammeln und Sortieren aller unerledigten Aufgaben und Verpflichtungen. Es geht darum, sich einen Überblick zu verschaffen, damit nichts untergeht und jede Aufgabe ihren Platz bekommt. David Allen, der Erfinder von GTD, empfiehlt, sich intensiv mit allen offenen Aufgaben und unerledigten Dingen zu befassen.

Dazu zählen alle Notizen, Sprachnachrichten, Newsletter, Zeitschriften, Werbematerialien oder erhaltene Rechnungen und alles, was nicht an der richtigen Stelle oder so ist, wie es sein sollte. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass allem die angemessene Aufmerksamkeit für die Verarbeitung zuteilwerden kann. Sobald etwas mit den Modalverben muss, kann oder soll in Verbindung gebracht wird, ist dies ein Signal für die Aufnahme im Eingangskorb.

Hier habe ich gemerkt, wie wichtig es ist, einen klaren Plan zu haben. Es war eine riesige Arbeit, aber es hat sich gelohnt. Weil es mir geholfen hat, das Chaos zu bewältigen und den Überblick zu behalten. Die Eingangsverarbeitung war der Startpunkt, um den Kopf freizubekommen und das Gefühl zu haben, alles unter Kontrolle zu haben.

So habe ich gestartet: Ein Streifzug durch das Chaos

Hier kannst du mehrere Schritte nacheinander abarbeiten. Der Vorgang dient ausschließlich der Sammlung von Aufgaben – es wird nichts sofort erledigt.

• Räume dein Mailprogramm auf. Wie du hier vorgehst, habe ich dir bereits beschrieben.
• Mache ein Brainstorming darüber, was du beruflich oder privat noch zu erledigen hast. Schreibe alles auf eine große Liste oder nutze einzelne Notizzettel und lege sie in den Eingangskorb.
• Wenn dir nichts mehr einfällt, gehe durch dein Zuhause. Was muss aufgeräumt, nachbestellt, repariert oder erledigt werden? Liste alles auf.
• Prüfe, was digital aufgeräumt werden muss. Schau durch deinen Kalender, WhatsApp, Downloads oder Fotos – gibt es hier noch Aufgaben? Schreibe sie auf deine Liste.

Die Eingangsverarbeitung

Anschließend verarbeitest du den gesamten gesammelten Inhalt gemäß der GTD-Methode. Für jede Mail, jeden Gegenstand, Notizzettel oder Punkt auf deiner Liste durchläufst du einzeln die Eingangsverarbeitung:

• Musst du etwas tun?
• Sind es mehrere Aufgaben?
• Kann ich es innerhalb von 2 Minuten erledigen?
• Kann ich es delegieren?
• Ist es ein Termin oder eine Aufgabe?

Hier weiche ich persönlich etwas von der Theorie ab: Da ich es sehr schätze, Mails sofort zu beantworten, sehe ich die 2-Minuten-Grenze nicht so streng. Je nachdem, wie viele Mails ich während meiner täglichen Eingangsverarbeitung habe, beantworte ich auch Mails, für die ich 5 Minuten benötige.

Ein weiterer Punkt betrifft die Projekte. Laut David Allen ist alles ein Projekt, was mehrere Handlungsschritte erfordert. Das ist mir jedoch zu starr. Microsoft ToDo bietet die Möglichkeit, je Aufgabe mehrere Handlungsschritte zu hinterlegen. Diese Funktion nutze ich, wenn es innerhalb eines Aufgabenbereichs kurze, logisch aufeinanderfolgende Schritte gibt. Ich lege also ein ToDo mit mehreren Schritten an.

Integration des Selbstmanagement-Systems im Alltag: So wird Zeitmanagement zur Gewohnheit

Zeitmanagement ist keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es bringt nichts, eine Methode für ein paar Wochen zu testen und sie dann wieder zu verwerfen. Wenn du erfolgreich sein willst, musst du Routinen entwickeln und die Methode so tief wie möglich in deinen Alltag integrieren. Das klingt vielleicht anfangs nach viel Arbeit, aber sobald sich die Prozesse eingespielt haben, wirst du die Ergebnisse sehen – mehr Struktur, mehr Klarheit und vor allem weniger Stress.

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass Routinen für mich eine Herausforderung waren. Es war nicht einfach, mich jeden Tag aufs Neue dazu zu motivieren, meine ToDo-Liste zu aktualisieren oder die Eingangsverarbeitung durchzuführen. Doch mit der Zeit habe ich ein paar Tricks und Anpassungen entwickelt, die mir geholfen haben, dranzubleiben. Diese möchte ich jetzt mit dir teilen.

Checkliste erstellen

Ein Tool, das mir vor allem am Anfang sehr geholfen hat, war eine einfache Checkliste. Ich habe mir eine DIN-A5-Pappe genommen und auf die Vorder- und Rückseite Stichpunkte geschrieben, die mich an die einzelnen Schritte des GTD-Prozesses erinnern sollten. Diese Checkliste hatte ich immer griffbereit auf meinem Schreibtisch liegen.

Auf der einen Seite habe ich die wichtigsten Schritte für die Eingangsverarbeitung notiert:

• Was muss erledigt werden?
• Welche Aufgaben kann ich delegieren?
• Was sind die nächsten Schritte für größere Projekte?

Die Rückseite der Pappe war meiner täglichen und wöchentlichen Review gewidmet:

• Tägliche Review: Überprüfe alle neuen Mails, die nächsten Termine, und werfe einen Blick auf die ToDo-Liste.
• Wöchentliche Review: Aktualisiere alle Listen, plane die nächsten zwei Wochen, bearbeite den „Lesen“-Ordner und gehe den „Warten auf“-Ordner durch, um nachzufassen, wenn nötig.

Diese Checkliste war wie ein kleines Sicherheitsnetz für mich. Anfangs habe ich sehr oft darauf geschaut, um sicherzustellen, dass ich nichts vergesse. Es hat mir geholfen, die Schritte des Prozesses zu verinnerlichen und die Methode diszipliniert anzuwenden. Irgendwann habe ich sie dann nicht mehr gebraucht, aber anfangs war sie ein wichtiger Begleiter.

Feste Zeitblöcke für die Review erstellen

Routine war für mich besonders wichtig, um den Überblick zu behalten. Gerade in Zeiten, in denen viel los ist, besteht die Gefahr, dass man sich von der Masse der Aufgaben überwältigt fühlt. Ich habe mir deshalb feste Zeitblöcke für meine tägliche und wöchentliche Review eingerichtet, um das System am Laufen zu halten.

• Tägliche Review: Jeden Morgen nehme ich mir die ersten 30 Minuten des Arbeitstages, um meine Mails zu bearbeiten, die Aufgabenliste zu aktualisieren und Termine zu prüfen. Dieser Zeitblock ist fest in meinem Kalender eingeplant und wird nur in absoluten Ausnahmefällen verschoben.
• Wöchentliche Review: Jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr mache ich meine große Wochendurchsicht. Ich bearbeite alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen anstehen, und sorge dafür, dass mein ToDo-System auf dem neuesten Stand ist. Diese zwei Stunden geben mir die Sicherheit, dass ich nichts übersehen habe und ich die kommende Woche stressfrei planen kann.

Das Einrichten dieser festen Zeitblöcke war eine der besten Entscheidungen, die ich getroffen habe. Indem ich mir diese Zeit bewusst nehme, kann ich meine Woche viel besser strukturieren und meine Aufgaben effizienter angehen. Es gibt mir auch das Gefühl, jederzeit die Kontrolle über meine Arbeit zu haben, anstatt nur zu reagieren.

Priorisiere deinen Energiehaushalt

Ein zentraler Bestandteil meines Systems ist das Energiemanagement. Früher habe ich mich oft einfach von meiner ToDo-Liste leiten lassen und war abends total ausgelaugt. Dabei spielt die eigene Energie eine zentrale Rolle. Du musst nicht nur deine Aufgaben managen, sondern auch deine Energie.

Ich habe festgestellt, dass ich morgens viel fokussierter und produktiver bin. Deshalb plane ich meine schwierigsten und wichtigsten Aufgaben immer in den Vormittag, idealerweise während meiner „Deep Work“-Phasen. Meetings oder Aufgaben, die weniger kognitiv anspruchsvoll sind, lege ich auf den Nachmittag. So kann ich meine Energie über den Tag hinweg optimal nutzen und habe am Ende des Tages noch genügend Reserven.

Energie-Coaching und Selbstreflexion haben mir hierbei geholfen. Ich habe mich intensiv damit auseinandergesetzt, wie ich meine Energie aufteilen kann, um möglichst effektiv und nachhaltig zu arbeiten. Indem du dir bewusst machst, wann du am produktivsten bist und welche Aufgaben dich besonders fordern, kannst du dein Zeitmanagement so gestalten, dass es sich an deinem natürlichen Energielevel orientiert.

Tägliche Routine – Dranbleiben und Feinjustieren

Der Erfolg deines Systems hängt maßgeblich davon ab, wie gut du es in deinen Alltag integrierst. Ich habe schnell gemerkt, dass kleine tägliche Anpassungen und die Disziplin, regelmäßig auf das System zu vertrauen, der Schlüssel zum Erfolg sind. Es reicht nicht, die Methode ein paar Tage anzuwenden und dann wieder loszulassen – es ist ein ständiges Feinjustieren.

Vor allem die tägliche Disziplin hilft mir dabei, die Übersicht zu behalten. Jedes Mal, wenn ich mich an meinen Zeitblock für die Review halte, merke ich, wie viel entspannter und gelassener ich in den Tag starte. Natürlich gibt es Tage, an denen ich versucht bin, den Review-Block ausfallen zu lassen. Doch dann erinnere ich mich daran, wie viel ich davon habe, und es motiviert mich, weiterzumachen.

Disziplin als Schlüssel zum Erfolg

Zu Beginn fühlt sich die neue Methode vielleicht ungewohnt an. Es braucht Disziplin, um sich an die täglichen und wöchentlichen Reviews zu halten und die Eingangsverarbeitung regelmäßig durchzuführen. Doch ich verspreche dir: Gib dir vier Wochen Zeit, um die Methode stur durchzuziehen. Am Anfang wird es sich vielleicht noch schwerfällig anfühlen, aber schon nach wenigen Wochen wirst du spüren, wie du mehr Kontrolle und Klarheit gewinnst.

Nach vier Wochen solltest du eine erste persönliche Review machen. Was hat gut funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Gibt es Bereiche, die du anpassen musst? Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) wird dir helfen, deine eigene Methode zu verfeinern und schrittweise ein System zu entwickeln, das perfekt zu dir passt.

Selbstmanagement-Praxis: Wochenplanung

Eine der wichtigsten Routinen in meinem Zeitmanagement ist die Wochenplanung. Früher habe ich darauf verzichtet und bin oft ungeplant in den Tag gestartet. Das hatte zur Folge, dass mein Kalender mit Terminen überfüllt war, und ich nicht genug Zeit für die eigentlichen Aufgaben fand. Statt systematisch vorzugehen, arbeitete ich in Überstunden, um den wachsenden Aufgabenberg abzuarbeiten, ohne langfristig voranzukommen.

Mit der Einführung der Wochenplanung und dem Konzept des Time Blockings hat sich das grundlegend geändert. Ich begann, gezielt Zeit für Aufgaben zu reservieren und schaffte es, die Woche so zu strukturieren, dass Überstunden die Ausnahme blieben.

Vorplanung: Die „perfekte Woche“ als Grundlage

Bei meiner Wochenplanung orientiere ich mich an dem, was ich als meine „perfekte Woche“ bezeichne. Die Idee dahinter ist, bereits vorab einen festen Wochenrhythmus zu haben, in dem Zeit für alle wichtigen Dinge reserviert ist – von Deep Work Phasen über Meetings bis hin zu Pausen und Wochen-Reviews. Diese „perfekte Woche“ ist mein Idealplan, den ich immer wieder einblende und als Orientierung nutze, um jede neue Woche so nah wie möglich an dieses Ideal anzupassen.

Zur Mitte des Monats plane ich immer den Folgemonat. Dabei übertrage ich die Blöcke aus meiner „perfekten Woche“ in meinen beruflichen Kalender. So stelle ich sicher, dass ich sowohl berufliche als auch private Verpflichtungen ausgewogen verteile.

Dabei beachte ich folgende Kriterien:

• Zeit für tägliche und wöchentliche Reviews blocken: Sowohl für tägliche als auch wöchentliche Reflexionen reserviere ich feste Zeitblöcke, um alles zu überprüfen und neu zu priorisieren.
• Private Termine integrieren: Die Balance zwischen Arbeit und Freizeit ist entscheidend, daher werden private Verpflichtungen immer mit eingeplant – wie Mittagessen, Sport oder Freizeitaktivitäten.
• Projektzeiten festlegen: Jedes wichtige Projekt bekommt feste Zeitblöcke, damit ich kontinuierlich daran arbeiten kann. So verhindere ich, dass ich von einer Flut an Terminen überrascht werde und Projekte hinten anstehen müssen.
• Meetings und Aufgabenphasen ausbalancieren: Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Besprechungen und konzentrierter Arbeitszeit ist entscheidend, damit ich nicht von Meetings überwältigt werde.
• Pausen nicht vergessen: Um produktiv zu bleiben, plane ich genügend Pausen ein – auch kürzere Pausen nach längeren Arbeitsphasen, wie es die Pomodoro-Technik empfiehlt.

Dieser gesamte Prozess dauert etwa 30 Minuten und wird am Freitagnachmittag im Rahmen der Wochen-Review durchgeführt. Zu Beginn wirst du vermutlich eher 60 Minuten benötigen, bis du dich daran gewöhnt hast.

Die „perfekte Woche“: Eine Übersicht

Meine „perfekte Woche“ ist nicht in Stein gemeißelt, sondern dient als flexible Blaupause für meine Planung. Sie gibt mir eine Struktur vor, die ich Woche für Woche an meine aktuellen Aufgaben und Projekte anpassen kann. Hier sind einige der festen Blöcke in meiner perfekten Woche:

• Montag und Donnerstag Morgen: Deep Work Phasen: Diese Phasen sind für konzentrierte, ungestörte Arbeit reserviert, in denen ich große Aufgaben vorantreibe.
• Tägliche Mittagspause von 12 – 13 Uhr: Eine feste, nicht verhandelbare Pause, in der ich Energie tanke, um den Rest des Tages effektiv zu gestalten.
• Freitag Nachmittag: Wochen-Review: Ein fester Block, um die Woche zu reflektieren, alle ToDos zu sortieren und die kommende Woche zu planen.
• Projekt- und Meetingblöcke: Meetings und projektbezogene Arbeiten werden so geplant, dass sie sich nicht gegenseitig im Weg stehen. Ich habe klare Zeitfenster, wann ich für Meetings verfügbar bin und wann ich mich auf Aufgaben konzentrieren kann.
• Orga– und Aufgabenblöcke: Es werden auch Blöcke am späten Nachmittag eingeplant, die als Puffer für unvorhergesehen Aufgaben und Orga-Tätigkeiten zur Verfügung stehen.

Was die Wochenplanung dir bringt

Ich war anfangs skeptisch, ob eine Wochenplanung wirklich notwendig ist – dachte, sie würde nur Zeit kosten. Doch nach den ersten Wochen merkte ich, wie viel sie mir abnimmt. Die Wochenplanung bringt nicht nur Struktur, sondern auch eine mentale Erleichterung:

• Freitag sinnvoll nutzen: Anstatt den Freitagnachmittag halbherzig zu arbeiten, nutze ich die Zeit für meine Planung. So kann ich das Wochenende entspannter angehen, weil ich weiß, dass alles geregelt ist.
• Unerledigtes Abhaken: Bei der Durchsicht meiner ganzen Mails und ToDo’s fällt mir hin und wieder etwas auf, das ich eigentlich bereits erledigt haben wollte. Für diese Aufgaben ist der Freitag da. Wie schön es ist, diese Dinge vor dem Wochenende abzuhaken.
• Besser ins Wochenende starten: Der mentale Vorteil, die Woche abgeschlossen zu haben und genau zu wissen, was als Nächstes kommt, ist unbezahlbar. Ich kann am Wochenende wirklich abschalten, weil nichts Unklares im Hinterkopf bleibt.
• Mehr Klarheit am Montag: Der Montagmorgen ist für viele der stressigste Moment der Woche. Doch mit der Wochenplanung habe ich alles im Blick: Ich starte strukturiert in die Woche und weiß genau, was auf mich zukommt. Die Termine sind bereits vorbereitet, der Wochenplan steht. Das nimmt mir den Stress und gibt mir Sicherheit.

Warum es sich lohnt, eine Wochenplanung zu etablieren

Neben der strukturellen Klarheit gibt es auch einen starken emotionalen und mentalen Mehrwert. Ohne Wochenplanung schleppt man oft Aufgaben, Gedanken oder „offene Loops“ ins Wochenende mit, die dann immer wieder hochkommen. „Ach, da muss ich noch am Montag dran denken“ – solche Gedanken führen dazu, dass man nie wirklich abschalten kann.

Durch die Wochenplanung habe ich gelernt, mich am Wochenende besser zu erholen. Ich muss nichts mehr im Kopf behalten, denn alles Wichtige ist aufgeschrieben und geplant. Das nimmt den Druck und sorgt dafür, dass ich nicht nur arbeite, sondern auch wirklich entspannen kann.

Neben der strukturellen Klarheit gibt es also auch große mentale Vorteile. Wenn du die Planung erst einmal verinnerlicht hast, wirst du feststellen, dass sie dir nicht nur einen Überblick über deine Aufgaben verschafft, sondern dir auch das Gefühl gibt, die Kontrolle über deinen Alltag zu behalten.

Probiere es selbst aus – du wirst überrascht sein, wie sehr diese 30 Minuten deinen Arbeitsalltag verändern!

Selbstmanagement-Praxis: Weitere Methoden und Hilfsmittel

Ein paar Besonderheiten aus meiner Toolkiste möchte ich dir noch mit auf den Weg geben. Diese Techniken helfen mir, meine Effizienz im Arbeitsalltag weiter zu steigern und den Überblick zu behalten.

Ideen und Stichpunkte: Halte alle deine Gedanken fest

Ich bin oft unterwegs, höre Podcasts oder führe Gespräche, bei denen mir spontan Ideen oder wichtige Punkte in den Sinn kommen. Es ist frustrierend, wenn man später nicht mehr genau weiß, was man sich merken wollte. Damit mir das nicht passiert, habe ich einen einfachen, aber effektiven Weg gefunden, meine Gedanken festzuhalten: Ich nutze die Sprachmemo-Funktion meines Smartphones.

Praxisbeispiel: Wenn ich im Auto bin und mir eine wichtige Idee für ein Projekt oder einen Blogbeitrag kommt, halte ich kurz an einem Rastplatz an und spreche meine Gedanken schnell in mein Smartphone. Das dauert meist nicht länger als eine Minute. Später, während meiner nächsten Eingangsverarbeitung, höre ich die Aufnahme ab und übertrage die wichtigsten Punkte in OneNote oder meine ToDo-Liste. Das ist viel praktischer, als umständlich Notizen zu tippen, besonders wenn ich unterwegs bin. So geht keine Idee verloren, und ich kann sicher sein, dass ich später darauf zurückgreifen kann.

Deep Work: Fokussiertes Arbeiten ohne Unterbrechungen

Regelmäßige Deep-Work-Phasen sind ein zentrales Element meines Arbeitsalltags. In meiner idealen Woche habe ich mindestens drei solcher Phasen von jeweils zwei Stunden eingeplant. Diese Zeit ist reserviert für hochkonzentrierte Arbeit, bei der ich mich voll und ganz einer einzigen Aufgabe widme.

So setze ich es um:

Salami-Taktik: Große Projekte in handhabbare Schritte zerlegen

Steht eine besonders große oder komplexe Aufgabe an, nutze ich die Salami-Taktik, um den Überblick zu behalten und nicht vor der Größe der Aufgabe zu erstarren. Ich zerlege die Aufgabe in kleinere, leichter zu bewältigende Schritte.

Praxisbeispiel: Für den Aufbau meiner Webseite oder bei der Planung eines neuen Projektes überlege ich mir im ersten Schritt, welche großen Etappen notwendig sind. Diese Etappen unterteile ich dann weiter in kleinere Aufgaben. Wenn ich zum Beispiel einen Blogbeitrag schreiben möchte, unterteile ich das in Recherche, Entwurf, Schreiben, Überarbeiten und Veröffentlichen. Wenn eine Aufgabe mehr als 15 Schritte umfasst, lege ich in meiner ToDo-App eine eigene Liste dafür an. Das hilft mir, strukturiert vorzugehen und nichts zu vergessen.

Strukturierte Arbeitsphasen: Mit Toggl deine Zeit im Blick behalten

Besonders in meinen Deep-Work-Phasen vergesse ich oft die Zeit. Ohne bewusstes Zeitmanagement kann es passieren, dass ich stundenlang arbeite, ohne eine Pause zu machen. Um dem entgegenzuwirken, nutze ich Toggl, ein kostenloses Tool zur Zeiterfassung.

Wie ich Toggl nutze:

• Arbeitsintervalle festlegen: Toggl erinnert mich alle 25 Minuten daran, eine kurze Pause zu machen. So kann ich zwischendurch kurz durchatmen und verliere nicht das Zeitgefühl.
• Zeiterfassung für Projekte: Ich erfasse, woran ich gerade arbeite, und kann so die Zeiten für verschiedene Kundenprojekte genau zuordnen. Am Ende des Tages oder der Woche sehe ich, wie viel Zeit ich für welche Aufgaben und Projekte aufgewendet habe.
• Analyse und Optimierung: Durch die Zeiterfassung bekomme ich einen klaren Überblick darüber, wofür ich meine Zeit tatsächlich nutze. Ich werte aus, wie viel Zeit ich beispielsweise für E-Mails, Meetings oder kreative Arbeit aufgewendet habe. Mit diesen Erkenntnissen kann ich dann überlegen, ob die Zeitverteilung sinnvoll war oder ob ich in Zukunft bestimmte Aufgaben reduzieren sollte, um mehr Zeit für wichtige Projekte zu haben.

Beispiel: Nachdem ich eine Weile meine Zeit mit Toggl erfasst hatte, fiel mir auf, dass ich oft viel mehr Zeit mit dem Beantworten von E-Mails verbracht habe, als ich gedacht hätte. Durch diese Erkenntnis konnte ich gezielt daran arbeiten, meine E-Mail-Zeiten zu straffen und effizienter zu gestalten, sodass ich mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten hatte.

Wie kleine Hilfsmittel bereits große Wirkung für dein persönliches Selbstmanagement-System haben

Die vorgestellten Hilfsmittel und Methoden mögen auf den ersten Blick einfach erscheinen, haben aber in meinem Arbeitsalltag einen großen Unterschied gemacht. Sie sind leicht zu integrieren und unterstützen dich dabei, deine Effizienz und Klarheit im Arbeitsprozess weiter zu steigern. Ob es das Festhalten von Ideen durch Sprachnotizen, die klare Strukturierung großer Aufgaben mithilfe der Salami-Taktik oder die Zeiterfassung durch Tools wie Toggl ist – jedes dieser Werkzeuge bietet dir eine einfache Möglichkeit, besser organisiert zu bleiben.

Was ich dabei gelernt habe, ist, dass es nicht die eine perfekte Methode gibt, die für alle funktioniert. Vielmehr besteht ein effizientes Selbstmanagement darin, die für dich passenden Tools und Methoden zu finden und diese in deinem persönlichen Arbeitsumfeld sinnvoll zu kombinieren. So kannst du dir aus den vielen bereits beschriebenen Methoden wie der Eisenhower-Matrix, der Pomodoro-Technik oder Deep Work das Beste heraussuchen und sie an deinen individuellen Arbeitsstil anpassen.

Flexibilität und Neugierde auf dem Weg zum eigenen Selbstmanagement-System

Es geht darum, nicht starr an einer Methode festzuhalten, sondern flexibel zu bleiben. Probiere verschiedene Ansätze aus, experimentiere mit neuen Tools und Methoden und finde heraus, welche Kombination für dich am besten funktioniert. Je stärker du die Methoden an deine eigenen Bedürfnisse und Herausforderungen anpasst, desto wirkungsvoller wird dein Zeitmanagement.

Vor allem ist es wichtig, regelmäßig zu reflektieren, wie du mit deinem System vorankommst. Vielleicht zeigt sich nach ein paar Wochen, dass eine Methode für dich nicht funktioniert oder dass du ein bestimmtes Tool intensiver nutzen möchtest. Diese Flexibilität hilft dir, auf lange Sicht nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch zufriedener und weniger gestresst zu sein.

Letztlich ist der Weg zum optimalen Zeitmanagement ein Prozess, der immer wieder angepasst und verbessert werden kann. Es ist wichtig, geduldig zu bleiben und schrittweise Fortschritte zu machen, anstatt von Anfang an das perfekte System zu erwarten. Arbeite kontinuierlich an der Feinjustierung deines Systems, und du wirst merken, dass sich nach und nach die gewünschten Ergebnisse einstellen.

Die häufigsten Fehler im Selbstmanagement und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Unrealistische Ziele setzen

Problem: Viele Menschen neigen dazu, ihre Kapazitäten zu überschätzen und setzen sich zu viele oder zu große Ziele für einen bestimmten Zeitraum. Das führt zu Frust und Stress, wenn sie merken, dass sie ihre ToDos nicht bewältigen können.

Lösung: Realistische Planung ist entscheidend. Beginne mit kleineren Aufgaben und erstelle eine Prioritätenliste, bevor du deinen Tag oder deine Woche planst. Wichtig ist auch, Pufferzeiten einzuplanen, um unerwartete Aufgaben zu bewältigen.

Fehler 2: Multitasking – Der Fokus-Killer

Problem: Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist oft kontraproduktiv. Multitasking reduziert die Effizienz und erhöht die Fehlerquote.

Lösung: Setze auf Deep Work und fokussiere dich auf eine Aufgabe. Achte darauf, dir ungestörte Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten zu reservieren.

Fehler 3: Pausen im Alltag ignorieren

Problem: Viele Menschen neigen dazu, Pausen zu vernachlässigen, besonders wenn sie unter Druck stehen. Ohne Pausen sinkt jedoch die Konzentration und Produktivität rapide ab.

Lösung: Nutze die Pomodoro-Technik oder ähnliche Methoden, um regelmäßige Pausen in deinen Arbeitstag zu integrieren. Plane diese Pausen genauso bewusst wie deine Arbeitsphasen.

Fehler 4: Tools ohne Mehrwert nutzen

Problem: Viele Nutzer denken, dass ein bestimmtes Tool ihre Probleme löst, ohne darüber nachzudenken, ob es zu ihrem Arbeitsstil passt. Die Tools dominieren das Zeitmanagement, anstatt es zu unterstützen.

Lösung: Wähle ein Tool, das zu deiner Arbeitsweise passt. Setze nicht auf komplexe Lösungen, die mehr Arbeit machen, sondern auf Tools, die dich tatsächlich entlasten. Es ist entscheidend, dass du erst deine Bedürfnisse analysierst und dann das richtige Tool wählst.

Fehler 5: Keine Reflexion im Prozess

Problem: Viele Menschen scheitern daran, ihr Zeitmanagement zu überarbeiten. Sie reflektieren nicht regelmäßig über ihre Fortschritte und passen ihr System nicht an, wenn es nicht mehr funktioniert.

Lösung: Review-Prozesse sind essenziell, um den Überblick zu behalten. Integriere wöchentliche und monatliche Reviews, um zu prüfen, ob dein System funktioniert. Und nimm notwendige Anpassungen vor. Du startest jede Woche neu, also keine Scheu vor kleinen Testläufen.

Fehler 6: Persönliche Leistungskurven ignorieren

Problem: Aufgaben werden oft nicht nach den persönlichen Hochphasen der Energie und Konzentration eingeplant, sondern beliebig in den Tag integriert.

Lösung: Achte darauf, deine wichtigsten Aufgaben dann zu erledigen, wenn du am meisten Energie hast. Verwende Energy Coaching und analysiere deine Energiephasen.

Die besten Strategien und Tools für dein perfektes Selbstmanagement

Im Laufe dieser Artikelserie hast du einen umfassenden Einblick in verschiedene Zeitmanagement-Methoden, Tools und Strategien bekommen. Es ging nicht nur darum, wie du deinen Tag strukturierst, sondern auch um die tiefergehenden Techniken, die dir helfen, produktiver zu arbeiten und dabei weniger Stress zu empfinden. Jetzt geht es darum, diese Erkenntnisse und Tools effizient zu nutzen und auf deinen eigenen Alltag zu übertragen.

Fazit: So nutzt du Strategien und Tools für den Alltag

Ich habe in dieser Serie beschrieben, wie ich über die Jahre mein Selbstmanagement-System entwickelt habe. Jedes Tool und jede Methode, die ich vorgestellt habe, ist ein Teil eines Systems, das mir hilft, meinen Alltag besser zu organisieren und mich weniger gestresst zu fühlen. Die Einführung von Methoden wie GTD (Getting Things Done), Deep Work und dem Time Blocking war für mich ein großer Schritt in die richtige Richtung. Doch ich möchte betonen: Mein Weg muss nicht dein Weg sein.

Du kannst die vorgestellten Methoden als Leitfaden nutzen, aber das Wichtigste ist, dass du herausfindest, was für dich funktioniert. Jeder Mensch hat andere Bedürfnisse, Prioritäten und Herausforderungen. Fange klein an – integriere nach und nach eine Methode in deinen Alltag und beobachte, wie sie funktioniert. Du wirst schnell merken, dass manche Tools sofort greifen, während andere möglicherweise angepasst werden müssen. Der Schlüssel liegt in der Anpassungsfähigkeit und Geduld.

Wenn du beispielsweise mit einem chaotischen Posteingang zu kämpfen hast, kann dir das Konzept „Inbox Zero“ helfen, diesen zu beherrschen. Wenn du feststellst, dass du zu viel Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben verbringst, könnte die Eisenhower-Matrix deine Prioritäten wieder klarer setzen. Die einzelnen Tools und Methoden bieten dir also zahlreiche Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig einen klaren Kopf zu bewahren.

Dein ultimativer Leitfaden für ein erfolgreiches Selbstmanagement-System

Was solltest du nun aus dieser Serie mitnehmen? Zeitmanagement ist keine Einheitslösung. Es geht darum, die besten Techniken für deine eigenen Ziele und deinen Alltag zu finden. Das kann nur gelingen, wenn du dich auf den Prozess einlässt und bereit bist, neue Dinge auszuprobieren.

Du hast jetzt das Wissen, wie du mit Methoden wie GTD, der Pomodoro-Technik oder der Eisenhower-Matrix starten kannst. Du weißt, wie du Microsoft-Tools wie Outlook, OneNote oder ToDo einrichtest, um einen klaren Überblick über deine Aufgaben und Projekte zu behalten. All das bildet das Fundament für eine nachhaltige Selbstorganisation.

Mein Ratschlag: Sei geduldig. Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Fang mit den Bereichen an, die dir am meisten Probleme bereiten. Vielleicht ist es die Strukturierung deiner E-Mails, vielleicht auch die Priorisierung deiner Aufgaben. Setze diese Erkenntnisse Schritt für Schritt um, und du wirst bald feststellen, wie dein System wächst und dich unterstützt.

Wenn du jedoch das Gefühl hast, dass du Unterstützung brauchst, bin ich gerne für dich da. Ob es darum geht, die für dich passende Methode zu finden, dein Zeitmanagement zu verbessern oder dich durch ein individuelles Coaching dabei zu begleiten – ich helfe dir, dein Potenzial zu entfalten und dein System zu optimieren.

Kontaktiere mich gerne, wenn du einen persönlichen Sparringpartner auf deinem Weg zu einem erfolgreichen Selbstmanagement suchst.

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